Ud over de grundlæggende kontorfunktioner er den administrative assistent og den administrerende sekretær også ansvarlig for at skrive eller udarbejde rapporter, arrangere og planlægge møder, gennemgå indkomne meddelelser for at bestemme deres betydning, udarbejde dagsordener til bestyrelsesmøder, lave rejsearrangementer, udarbejde mødemøder, ledelse forskning, forberede korrespondance og overvåge og træne undervisere på kontoret.
Disse roller kan kræve forskellige niveauer af erfaring og have nogen af disse lignende jobtitler:
- Adm. Administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior Administrativ Assistent
- direktionssekretær
- Senior Executive Secretary
- Kontorchef
- Senior Office Manager
Bemærk: Juridiske og medicinske assistentstillinger er helt forskellige og kræver særlig uddannelse krævet i det erhverv, hvor de arbejder.
Forskelle mellem administrative assistenter og executive sekretærer
Rektorernes og sekretærernes rolle har betydelige overlapninger, og forskellene i rollerne kan variere efter organisation. I nogle tilfælde fokuserer den administrerende sekretær på flere administrative opgaver for en leder eller ledere, såsom mødeplanlægning, rejseplanlægning, håndtering af skriftlig kommunikation og endda bogføring. En administrativ assistent kan fokusere på flere forretningsdrift opgaver og tage mere af en ledende rolle i nogle kapaciteter, skabe dagsordener for møder eller konferencer, administrere budgetter og håndtering af sælger fakturering.
Administrative assistenter kan blive pålagt at have en mere specialiseret uddannelse i nogle tilfælde, hvor styring af forretningsaktiviteter er kritisk.
Core job færdigheder
Både eksekutivsekretærer og administrative assistenter har et grundlæggende sæt jobkundskaber, der er afgørende for begge roller. Disse omfatter ekstraordinære organisatoriske færdigheder, fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, samt en stærk opmærksomhed på detaljer og professionalisme.
De skal have teknisk færdighed med kontorautomatiseringsværktøjer, herunder software-essenser som Microsoft Word, Excel og PowerPoint, samt bookkeeping-værktøjer som QuickBooks .
Administrativ assistent eller generalsekretær i et lille kontor
I et lille kontor udføres ansvaret for en administrativ assistent eller den administrerende sekretær normalt af en række kontoransatte. Nogle arbejde kan faktisk udføres af virksomhedens ledere selv, og den administrative assistent eller administrerende sekretær roller kan omfatte en større række ansvarsområder, som det er nødvendigt i den mindre organisation.
Administrativ assistent eller generalsekretær i et mellemstore kontor
Efterhånden som størrelsen af et firma stiger, øges behovet for en person, der er meget organiseret og kan udføre en lang række opgaver. Dette gælder især for ledere, der driver virksomheder, der kræver høj grad af fortrolighed og integritet for den virksomhed, der udføres.
Administrativ assistent eller generalsekretær i et stort kontor
Det er almindeligt, at et stort kontor har flere administrative assistenter og / eller administrerende sekretærer. Ved denne virksomhedsstørrelse er det normalt nødvendigt at have en kontorchef, som koordinerer det personale, der servicerer virksomhedens ledere.
I nogle tilfælde vil en administrativ assistent ledsage executive på lange forretningsrejser for at hjælpe med mødearrangementer, planlægning og andre vigtige organisatoriske opgaver.