Business Etiquette of Voice Mail Hilsner
Voicemail hilsener er enkle ting, og i en virksomhed kan de virke ubetydelige. En hilsen med voicemail får dog en masse leg med kunder og medarbejdere. Tænk på hvor ofte du ikke kan ringe, fordi du er på en anden linje, væk fra dit skrivebord eller ude af kontoret. Tænk på hvor ofte du har hørt en voicemail hilsen, når du ringer kollegaer, kolleger og andre forretningsforbindelser.
Stemmehilsen hilsner en tone for, hvordan opkaldere opfatter dig og din virksomhed og er subtile og nemme måder at fremme positive forretningsforbindelser på. Upbeat meddelelser, der er korte og til det punkt, er bedst. Og skynd dig ikke gennem din besked. Vær effektiv, men afslappet og tag dig tid.
01 - En kort, optimistisk hilsen
02 - Dit navn
Angiv dit fulde navn klart og udtalt hver stavelse, så opkalderen ved, at de har nået den person, de forventede at, og så de vil skrive dit navn ned, hvis de ønsker det. Hvis du har et langt navn, sænk så din opkalder kan høre det.
03 - Dit firmanavn og / eller afdelingsnavn
Hvis du angiver dit firmanavn og din afdeling, vil den, der ringer op, vide, at de har nået det rigtige sted - især hvis de gik igennem en række automatiske ledsagere eller en telefonkatalog over medarbejdere eller afdelinger. Dette er især vigtigt for eksterne voicemail hilsener . Det kan springes over til interne opkald.
04 - Erklæring om at du ikke kan tage opkaldet
En kort erklæring (nogle mennesker som undskyldning i erklæringen), at du ikke kan ringe til dem, er standard og bevæger opkalderen hurtigt igennem til information om, hvornår du kan komme tilbage til dem og den vigtige besked bip.
05 - Invitation til at forlade en besked
Inviter opkalderen til at give dig en detaljeret besked.
06 - Når du vender tilbage til deres opkald
Hvis din politik er at returnere opkald inden udgangen af dagen, skal du fortælle din opkalder det. Hvis der ikke er en politik, skal du tilbyde opkalderen et skøn over, hvornår du vil returnere deres opkald. Hvis du er væk fra kontoret i en uge, lad dem vide det også.
07 - Giv kontakt til øjeblikkelig assistance
Ingen kan lide at blive fanget i "voice mail fængsel", venter på et svar uden andre muligheder. Hvis der er nogen, kan den, der ringer op, kontakte for øjeblikkelig assistance, give anvisninger om, hvordan man kontakter den pågældende person.
08 - Hold hilsen længde kort
Hold det kort: 20 til 25 sekunder maksimum. Folk er optaget og kan ikke lide at spilde tid.
09 - Undgå at give for meget information
Giv dine opkaldere kun de oplysninger, de har brug for til at give dig en besked eller komme i kontakt med dig.