Udvikle en plan for vedligeholdelsesproblemer
Du skal først udvikle din grundlæggende plan for adressering af vedligeholdelsesanmodninger. Bestem, hvordan anmodninger vil blive indsendt, og hvem vil svare på anmodningen. * Hvis du har besluttet at ansætte et ejendomsadministrationsselskab for at imødekomme disse anmodninger, vil dit job være at overvåge administrationsselskabet for at sikre, at de håndterer alle anmodninger hurtigt og kompetent.
Modtag lejers anmodning
Hvis du ikke har outsourcet vedligeholdelsesproblemer til en ejendomsadministrator , så er næste trin at modtage lejers anmodning baseret på din foretrukne metode. Dette kan være via telefon, email, tekst eller endda skriftlig meddelelse, hvis du foretrækker det. Disse anmodninger skal behandles i løbet af normale åbningstider, medmindre de er nødsituationer.
Bestem alvoren af vedligeholdelsesproblemet
Sammenlægge en liste over fælles problemer og vedhæfte et hasteriveau til dem: Høj, Moderat eller Lav.
- Høj hastesag - Klager skal rettes eller i det mindste ses på samme dag eller samme time, hvis det er nødvendigt.
- Moderat uopsættelighed - Klager skal rettes inden for 48 timer.
- Lav hastighed - Klager skal rettes inden for en uge.
Eksempler på høje anmodninger om uopsættelighed: Straks
- Strukturelle problemer
- Mangel på varme om vinteren
- Mangel på varmt vand
- (Most) Lækager i ejendommen
- Tæppet toilet
- Lugt af gas
- Lys fungerer ikke i fællesarealer og gange
- Sikkerhedsproblemer som døre eller vinduer, der ikke låser korrekt / manglende lås
- Gangbroer, trapper og indkørsler Behov for at blive shoveled og saltet straks efter en snestorm
Eksempler på moderat hasteanmodninger: I en rettidig måde
- Apparater, der ikke fungerer, hvis det er dit ansvar at levere dem til dine lejere.
- Tilstoppet eller langsomt brusebad eller vaskeafløb
- Interiørlys stopper med at virke - ikke kun pæren brænder ud. Den egentlige lysarmatur virker ikke.
- Aircondition arbejder ikke om sommeren
- Stort hul i muren
Eksempler på lav hastesøgninger: Tid er ikke af essensen
- Sprængt flise
- Grout Coming Up
- Beskadiget gulvbelægning, der ikke skaber en vandrende fare - Rive i gulvtæppet / plet i gulvtæppe / hårdttræsgulv, der skal repareres / sadle kommer op
- Running Toilet
- Lille lækage eller dryp i vandhanen
- Skabsdøre af deres hængsler
- Indvendige lejlighed døre af deres hængsler / dør ikke lukker korrekt
- Et udkast
- Mindre hul i muren
- Moulding eller Trim Needing Repair
Reparationer, som du ikke er ansvarlig for:
- Udskiftning af batterier i lejers røgdetektor
- Fjernelse af garbage fra lejerens enhed
- Skader forårsaget af lejeren eller lejerens gæste- Du kan reparere denne skade, men du har ret til at opkræve lejeren et rimeligt gebyr, f.eks. Omkostningerne ved materialerne eller omkostningerne ved at ansætte en entreprenør for at gøre det.
Bestem færdighedsniveau, der er nødvendigt for vedligeholdelsesproblemet
Du skal nu bestemme niveauet af færdigheder, der er nødvendigt for at fuldføre reparationen. Er det noget du føler dig komfortabel med eller har du brug for at ansætte en professionel? Hvis det er nødvendigt, ring til det relevante individ for at bestemme deres tilgængelighed.
Samle materialer
Hvis du selv udfører reparationen, skal du samle de relevante materialer for at fuldføre reparationen.
Underret Lejer
Hvis reparationen er inde i lejerens enhed , skal du ringe lejeren for at afgøre, hvornår du får lov til at komme ind i enheden for at gøre reparationen. Spørg om lejer vil være der til reparation eller hvis de føler sig godt tilpas, så du kan være i enheden, når de ikke er til stede.
Hvis reparationen er i et fælles område af bygningen , kan du bruge din bedømmelse ud fra, hvor hurtigt reparationen er, når du skal reparere det.
Hvis reparationen kræver at slukke for vand, gas, el eller lignende, skal du underrette alle lejere i bygningen, inden du gør det.
Udfør reparationen og få lejersignatur på vedligeholdelsesproblemet
- Hvis du outsourcede arbejdet: Sørg for, at reparatøren giver en detaljeret beskrivelse af arbejdet, den tid det tog og de nødvendige dele. Sørg for, at reparatøren underskriver og afslutter denne erklæring. Lejer skal også underskrive denne erklæring og bekræfte, at arbejdet faktisk blev gjort, og at det var gjort i den angivne tid.
- Hvis du selv har gennemført arbejdet: Har lejeren, der har afgivet anmodningen, afmeldt på vedligeholdelsesanmodningen om, at reparationen var færdig og blev gjort til deres tilfredshed. Sørg for, at de også indeholder dato og klokkeslæt.