Sådan udarbejder du en forretningsplan for din lille virksomhed
En plan, der beskytter mod forretningsforstyrrelser i tilfælde af uforudsete begivenheder. Eller, hvis du vil, "... de procedurer, der anvendes til at sikre rettidig og velordnet genoptagelse af en organisations konjunkturcyklus gennem dets evne til at gennemføre planer med minimal eller ingen afbrydelse af tidsfølsomme forretnings- eller serviceoperationer" ( Facility Management Journal).
Formålet med forretningsplanlægning er:
- Sikring af sundhed og sikkerhed for alt personale
- Minimere afbrydelser til virksomhedens evne til at levere sine produkter og / eller tjenester
- Minimering af økonomisk tab
- At kunne genoptage kritiske operationer inden for en bestemt tid efter en katastrofe
En gennemtænkt forretnings kontinuitetsplan kan betyde forskellen mellem din virksomheds overlevelse og fiasko, hvis katastrofen rammer. En brand, en oversvømmelse, en harddiskfejl eller datatyveri - nogen eller alle disse kan sætte din virksomhed ude af kommission. Hvis du tager tid til at sammensætte en virksomheds kontinuitetsplan, vil det være med til at sikre, at din virksomhed er i stand til at genoptage operationer på kortest mulig tid.
At oprette en virksomheds beredskabsplan:
1) Bestem, hvilke hovedrisici der er for din lille virksomhed.
Er det datatyveri? Oversvømmelser? Jordskælv? At finde ud af, hvilke typer katastrofer der er mest sandsynlige vil hjælpe dig med at fokusere din kontinuitetsplan og ikke spilde tid og penge på at forberede sig på noget, der meget sandsynligt ikke sker.
Der er ikke noget ved at planlægge, hvordan man kan komme sig fra et jordskælv, for eksempel hvis din virksomhed ikke er placeret i et jordskælvszone. Men glem ikke om stigende risici, som ofte overses af små virksomheder som cyberangreb, hackeraktivitet og sabotage.
2) Bestem, hvad der ville være absolut nødvendigt for din lille virksomhed at starte drift igen, hvis en forretningskatastrofe lukkede dig og træffe foranstaltninger for at sikre, at disse væsentlige ville være tilgængelige hurtigt.
Disse væsentlige kan omfatte personale, data, udstyr, finansielle tildelinger og infrastrukturbeskyttelse.
Hvilke mennesker er nøglen til dine operationer? Hvilket udstyr har du brug for at fortsætte med at producere og levere dine kritiske produkter og / eller tjenester? Måske kan der laves en aftale med en anden virksomhed, der har det udstyr, du har brug for. Hvilke forsyninger er nødvendige? Find ud af, hvem de alternative leverandører eller afskibere ville være, hvis din nuværende ordning muligvis ikke fungerer. Hvor længe kan din virksomhed fungere, hvis dens indtægtstrin lukkes? Hvor vil du få pengene til at holde det i gang?
2) Forbered en evakueringsplan i tilfælde af fysisk katastrofe.
Gå over det med personale og skriv det iøjnefaldende gennem dine forretningslokaler. Hvordan vil personale vide, at de skal evakuere? Hvad skal de gøre, når de bliver underrettet om evakuering? Hvilke ruter er tilgængelige ud af bygningen / bygningerne? Hvor skal folk mødes udenfor bygningen / bygningerne? Hvem er ansvarlig for at kontrollere, at alle er ude sikkert?
3) Opret et kommunikations fan-out system.
Hvis der var sket noget i din virksomhed, hvem ville være ansvarlig for at underrette hver person der arbejder der? Sørg for at telefon- og e-mail-kontaktlister er opdaterede, og at de personer, der er ansvarlige for at kontakte andre, har udskrevne lister, da al teknologi fejler før eller senere og normalt på den mest ubelejlige tidspunkt.
Afgør også hvem der skal være ansvarlig for at kommunikere med offentligheden og hvordan (opdatering af virksomhedswebstedet , udstationering på sociale medier , pressemeddelelser, skilt i vinduerne, radio-meddelelser mv.)
4) Sørg for, at dine nødsituationer på stedet er komplette og up-to-date.
Disse Workplace First Aid Kit Checklister fra St. John Ambulance viser præcis, hvad førstehjælpskits til forskellige virksomheder skal indeholde baseret på antal medarbejdere. Afhængigt af hvilke typer katastrofer der kan opstå i dit område, kan du tilføje andre forsyninger. For eksempel er en gallon vand pr. Person pr. Dag en af de anbefalede forsyninger på denne liste over nødforsyninger til detailforretningen.
5) Tag skridt nu for at beskytte dine forretningsdata.
Dine forretningsdata er dit mest værdifulde aktiv. Hvis det blev stjålet eller ødelagt, ville din virksomhed være i stand til hurtigt at komme op og køre igen eller endda fortsætte overhovedet?
3 trin til succesfuld data backup forklarer, hvordan du kan få ro i at vide, at din virksomheds data er beskyttet og vil være tilgængelig igen hurtigt. Databeskyttelse er en af mange fordele ved at skifte din virksomhed til cloud computing .
6) Sørg for, at din virksomhed har tilstrækkelig forsikring.
Brandforsikring er den type, der springer i tankerne, men brand er bestemt ikke den eneste mulige katastrofe, som din lille virksomhed kunne opleve. Udover andre åbenlyse fysiske katastrofer som oversvømmelse eller vindskader, skal du overveje den skade, der kan opstå som følge af tyveri. Og så er der den potentielle ansvarsfaktor, hvis din lille virksomhed er involveret i aktiviteter, der kan åbne dig for retssager.
At vælge den rigtige type forsikring til dækning af dine risici og have en god og opdateret forsikringsdækning vil gå langt for at få din lille virksomhed til at køre igen, hvis katastrofen rammer.
8) Lær at kende dine naboer.
Åbning af kommunikationslinjerne med virksomhedsejerne omkring dig kan virkelig gavne din forretningsplanlægning. Lad dem vide, hvad du håber at gøre og se, om du kan få dem involveret. Du kan muligvis dele omkostningerne ved nogle udgifter i forbindelse med kontinuitetsplanlægning eller gøre tit-for-tat-ordninger for at hjælpe hinanden ud i tilfælde af katastrofer. Koordinerede beredskabsplaner er særligt vigtige for virksomheder, der deler tilstødende rum som dem i stripcentre eller langs byens gader.
9) Tjek lokale programmer og ressourcer.
Din by, by eller Business In Action Committee kan have beredskabsplaner / katastrofeberedskabsplaner eller give ressourcer, der gør det lettere for dig at lave din egen plan sammen. Byen Ottawa tilbyder f.eks. Information om beredskab til Ottawa-virksomheder på sin hjemmeside og tilbyder træningsworkshops om emnet. Se, hvad der er tilgængeligt i din by, før du begynder at skrive din egen forretningsplan.
10) Sæt det hele sammen.
Når du arbejder gennem din kontinuitetsplan, skal du sætte alle stykker sammen i printform. (Digitale kopier er fine men ikke meget nyttige, hvis strømmen går ud og / eller digitale enheder ikke kan bruges.) Et tre-ring binder virker godt. Medtag din virksomheds evakueringsplan, kommunikationsplan, information om nødsituationskit og forsikringspolice, databeskyttelsesforanstaltninger og operationelle væsentlige forhold samt detaljer om eventuelle arrangementer, du har foretaget for at holde eller få ting i gang igen.
11) Hold din virksomheds beredskabsplan praktisk.
Sidst men ikke mindst, vil du sørge for at holde din katastrofeplan på et let tilgængeligt sted og sørg for, at alle, der har brug for at vide, hvor den er, kender dens placering. Du bør også tildele en person og et sekund at gribe forretningsplanen på vej ud, hvis forretningskatastrofen nødvendiggør at forlade lokalerne.
12) Brug din virksomheds hjemmeside og sociale medier
Din virksomheds hjemmeside og sociale medier platforme som Facebook , LinkedIn og Twitter er gode måder at kommunikere med kunder og forretningsforbindelser i tilfælde af en nødsituation. Lad ikke dine kunder spekulere på, om du er åben eller ej, når katastrofen rammer - en hurtig indlæg på Facebook kan holde dem ajour.
Business Continuity Planning betaler sig
Det er nemt at afskaffe forretningskontinuitetsplanlægning. Der er altid umiddelbare "kriser", der kræver vores opmærksomhed. Men hvor betydelige er de virkelig sammenlignet med en begivenhed, der lukker din virksomhed ned i timer, dage eller uger? Tager tid til at forberede en forretnings kontinuitetsplan vil have en enorm udbetaling, hvis katastrofe nogensinde rammer.