Et kig på fordele og ulemper ved et papirløst kontor
Her er et kig på fordele og ulemper ved et papirløst kontor for at hjælpe dig med at beslutte, om du går papirløs, er en smart beslutning for din lille virksomhed.
Pros af et papirløst kontor
1. Miljøvenlig - Ifølge The Daily Green tegner papir for 25% deponeringsaffald, og hvis USA sænker kontorpapirbrug med kun 10%, ville det forhindre udledning af 1,6 millioner tons drivhusgasser. Og det er bare for papir, uden at tage hensyn til produktion og bortskaffelse af blækpatroner og den energi, som printere bruger. Går papirløs er en miljøbevidst beslutning.
2. Omkostningseffektivt - Ligesom der er fordele ved et papirløst kontor for miljøet, er der også fordele for små virksomheder budgettet. Tænk over, hvor meget du bruger hver måned på papir, blæk, porto og andre forsyninger, der understøtter et papir-tungt kontor. Derefter skal du overveje det nødvendige rum til at gemme alle dine fysiske forsyninger og faktiske dokumenter. Det kan være ganske dyrt. Over tid vil papirløsning kunne medføre store besparelser for din lille virksomhed.
3. Nem adgang - At være papirløs betyder, at alle dine vigtige dokumenter er digitaliseret. Du kan bakke dem op til Cloud eller få adgang til dem via et eksternt desktopprogram, hvilket giver dig mulighed for at arbejde fra et mobilkontor eller hvor som helst for den sags skyld og forblive produktiv.
4. Fil Organisation - Hvis du nogensinde har spildt tid på at shuffle gennem et uorganiseret arkivskab eller stabler papir for at finde det, du leder efter, ved du, hvordan besværlige papirdokumenter kan klare sig.
Når du opretter et papirløst kontor, opretter du et digitalt filsystem, der er lettere at organisere, søge og justere over tid. Dette gør det, der engang var en smertefuld proces med at finde et dokument lige så let som at foretage en søgning.
Ulemperne ved et papirløst kontor
1. Systemfejl - Digital kan være hurtig adgang, men det betyder også hurtigt tab. Overvej hvad der ville ske med alle dine forretningsdokumenter, der gemmes lokalt på din computer, hvis dit system går i stykker. Du kunne miste alt. Det er vigtigt for alle små virksomheder, og især dem, der er papirløse, at have et system til sikkerhedskopiering og beskyttelse af data off-site.
2. Sikkerhed - Digitale filer kan ikke beskyttes af en lås på et filskab eller kontordøren, så sikkerheden af dokumenter og følsomme oplysninger er et alvorligt problem for papirløse kontorer. Løsninger omfatter kryptering, lokale servere og begrænset adgang, som alle har deres egne omkostninger og fordele. Desuden er det vigtigt at overveje arten af nogle virksomheder og følsomheden af materialer, der håndteres dagligt (tænk på din revisor) simpelthen ikke låne sig til at gå papirløse.
3. Revamp Processer - En del af overgangen til et papirløst kontor indebærer at gennemgå alle dine nuværende driftsprocesser og finde passende alternativer.
Du kan f.eks. Begynde at bruge en elektronisk signaturservice, online fakturering og betalingstjenester og andre applikationer, der erstatter behovet for fysiske dokumenter. Alle dine medarbejdere skal også trænes i det nye system, når det er på plads.
4. Tid Intensive - Gå papirløs er ikke en overnight proces; der er mange faktorer at overveje. Det tager tid at overveje alle konsekvenserne af at forlade papirverdenen bagved, og lige så længe at gennemføre alle de ændringer i dine operationer, der understøtter at være papirløse.
Beslutningen om at gå papirløs er en, der varierer fra virksomhed til virksomhed, og det er bestemt ikke en universel beslutning, der passer til alle virksomheder. Den vigtigste del af beslutningen om at gå papirløs gør din forskning, så du kan afgøre, om fordelene opvejer udfordringerne.
Derefter skaber du en systematisk proces, som ikke kun giver dig fordelene ved at være papirløse, men også medvirke til at forbedre din produktivitet på samme tid.