Registrering er det første kontaktpunkt med dine gæster, og en smidig check-in proces holder spændingsniveauet højt og sætter tonen til en god begivenhed. På den modsatte side kan en uorganiseret og tidskrævende oplevelse forlade publikum hele tiden indtil din begivenhed starter. Med så meget ridning på registreringsbordet, vil du helt sikkert få det rigtigt første gang. Følg denne tjekliste for at sikre dig en god start.
Større er bedre
Enkel matematik fortæller os, at store folkemængder vil kræve mere arbejdskraft, hvis du ønsker at undgå lange linjer. Jeg anbefaler en ledsager til hvert hundrede gæster, og en flyder til hvert andet hundrede gæster. For så vidt angår bordbehov , antage to arbejdskasser pr. Otte fods bord og tilføj et ekstra bord til denne beregning for forsyninger og arbejdsområde.
Forbliv forbundet
Du ønsker ikke at løbe gennem hallerne, der søger efter stikkontakt eller internetforbindelse, så sørg for at få disse linjer til at springe til dit bord på forhånd. Du vil også gerne have en bærbar computer, selvom du ikke har planer om at bruge den. Onlineadgang kan være nyttig, hvis du har brug for at tjekke e-mails eller hjælpe mistede gæster at finde vej til og fra lokalet. Sidst men ikke mindst, kontroller belysningssituationen. Hvis gangen er svagt oplyst, kan du måske tilføje et par bordlamper til at hjælpe med at læse dine lister.
Glem ikke kontorartikler
Hver planlægger skal have en tackle kasse fyldt med kontor essentials som tape, saks og et udvalg af markører.
Andre bemærkelsesværdige genstande til din pakke liste omfatter blanke navnemærkater, tabelnumre og reserverede tegn til brug efter behov. Ja, dit sted vil have adgang til de fleste af disse ting, men den tid og frustration, du sparer ved at have dem ved siden af dig, er uvurderlig.
Fremskynde svar
En af de største forstyrrelser i din "registreringsrytme" vil være spærringen af enkle spørgsmål fra både frivillige og deltagere.
Du kan forhindre disse henvendelser i at bremse registreringslinjen ved at oprette en hjælpetabel. Du bliver overrasket over, hvor meget mere effektivt check-in-bordet kan køre, når du har en dedikeret person, der svarer på spørgsmål som "hvor er badeværelset?"
Bliv åben
Det er vigtigt at holde mindst én person på registreringsbordet under hele arrangementet. Du vil ikke have et relativt lille problem at snebold ind i noget større, fordi ingen var til rådighed for at hjælpe. Dette sker normalt, når gæsterne er tvunget til at søge andre steder, når dit hold ikke kan findes. Det tager kun en dårligt timet badeværelse pause at sende en utålmodig deltager ud i køkkenområdet for at anmode om en salat uden løg!
Hold dine venner tæt
Der er et par kontaktnumre, du vil blive godt, før arrangementet starter. Den første er mobilnummeret til din lokalkoordinator. Der er ikke tid til at skure bygningen, når papirhåndklæderne løber ud i badeværelset, så dette nummer er et absolut must-have. Et andet godt tal for fødevarerrelaterede problemer er cateringforvalterens. Endelig bekræft de bedste nødnumre til politiet og brandvæsenet. Nogle hoteller har deres eget sikkerhedspersonale, som ofte er det bedste kontaktpunkt i disse situationer.
Registreringstabeller skal give mere end blot et velkomstskilt og navnemærke. Fra gæsternes perspektiv repræsenterer de kundeservicecentret for dit arrangement. Men for at leve op til denne forventning skal du være forberedt. Når alt kommer til alt, hvis gæsterne ikke kan gøre det forbi registrering, vil resten af din planlægningsindsats gå ubemærket.