I betragtning af at Smag af Chicago først begyndte i 1980, har planlæggerne for Smag stor erfaring med planlægning af en fødevarefestival i Fællesskabet. Borgmesterens kontor for særlige arrangementer forvalter programmet og overvåger planlægning og gennemførelse. Dets ledelsesteam tilbyder følgende tips til dem, der måske skaber en lignende festival for første gang eller udvider programmeringselementer til en eksisterende festival.
01 - Festival General Managers Tips
General manager er den person, der forvalter de forskellige festivalelementer. Mary Slowik, general manager for Taste of Chicago, tilbyder følgende forslag:
- Identificer dit publikum og afgøre, om de vil have en festival.
- Hvis et lignende program allerede eksisterer, undgå duplikering.
- Få buy-in, hvor du vil holde arrangementet.
- Varier programmeringen til en generel publikumshændelse.
- Sørg for, at rummet kan rumme folkemængderne.
- Sørg for, at sælgerne kan håndtere deltagervolumen.
- Lav et budget og få bud fra anerkendte virksomheder.
- Hvis dette er din første gang, planlægger arrangementet, ansæt en udenfor festivalleverandør.
02 - Festival Operations Managers Tips
Operationslederen overvåger forberedelse, scene og produktion, eventsupport og sikkerhed. John Truck, driftsleder for Taste of Chicago i de sidste 19 år, rådgiver følgende:
- Festivaler kræver arbejde med mennesker, så vær forberedt på at forblive dynamisk og flydende.
- Mere sikker på at du får et godt udstyr til en god pris.
- Sørg for at leje strukturelt solgt staging og stilladser.
- Få bud og tjek historierne for alle leverandører, herunder referencer.
- Hold standarderne høje og sørg for, at alt forbliver under kontrol.
- Mød med leverandører dagligt under programmet for at styre arbejdet besætninger.
- Vær tro mod dit ord og leverandører, kunstnere og madfolk vil folk komme tilbage og arbejde sammen med dig.
03 - Tips til festivals sponsorering
Sponsorforvalteren er den person, der arbejder for at få marketing dollars til at støtte arrangementet. Christine Jacob, sponsorchef for smag, tilbyder følgende råd:
- Forskning sammenlignelige begivenheder andre steder og replikere deres succeser.
- Mål sponsorer at tilbyde penge, varer og reklame værdi.
- Opret en præsentation sponsor kategori.
- Opret større sponsorkategorier (dvs. auto, finans, drikkevarer, medier osv.).
- Opret sponsorkategorier for hvert af programmeringsområderne.
- Lad ikke sponsorer ryge på stedet under arrangementet.
- Identificer sponsorkrav tidligt som el, vand mv., Og informer operationsholdet om at bestemme de bedste placeringer.
04 - Festival Konsert / Talent Management Tips
Talent manager er den person, der forhandler for at bringe kunstnere til en festival. Jenenne Brown Mosely, talent manager for Taste of Chicago, tilbyder følgende tips:
- Kend dit budget: store navn kunstnere kan mellem $ 500.000 og $ 1 million i 60-90 minutter.
- Overskrid ikke på en enkelt kunstner til en flerdagshændelse.
- Arbejd tæt med din mediesponsor (er) for at kompensere for udgifter.
- Forhandle med kunstnere, der måske allerede er i området omkring dit arrangement.
- Lad talentet vide, om du tilbyder deres koncert som et gratis show (kan reducere gebyr).
- Partner med sponsorer som flyselskaber og hoteller for at kompensere kunstnerudgifter.
- Sikre et godt navn til din åbning, mellem og sidste dag.
05 - Marketing Management Festival Tips
Markedsføringschefen er den person, der forvalter al kommunikation relateret til en festival. Cindy Gatziolis, marketingchef for smag, foreslår følgende:
- Mediepartnere hjælper dig med at reducere dit behov for reklamekostnader.
- Indarbejde festival i eksisterende reklame, PR og marketing kampagner.
- Arrangement brochuren print produktionsplan vil hjælpe med at drive festival planlægning deadlines.
- Lav individuelle pressemeddelelser på hvert produktionselement til festivalen.