Hvordan APEX-initiativet ændrede Corporate Event Planning

Den oprindelige push for at standardisere kommunikation i arrangementet

En af de mest almindelige anmodninger blandt virksomhedernes arrangement og mødeplanlæggere er standardiseret arrangementsprogrammeringsprogrammer til støtte for kommunikationen mellem branchefolk og generel effektivitet. Mens et fuldstændigt standardiseret og foreskrevet system eller software endnu ikke er blevet vedtaget i hele branchen, lancerede konventionsbranchen (CIC) et initiativ, der gav noget hidtil uset retning for begivenhedsplanlæggere, branchefolk og i sidste ende eventplanlægning softwareudviklere på tværs af landet med hvad der er kendt som APEX.

CIC's Accepted Practices Exchange

APEX står for "Accepted Practices Exchange", et initiativ fra konventionsindustrirådet (CIC), der blev lanceret for at forene hele møder, konventioner og udstillingsindustrien til at udvikle og gennemføre frivillige standarder for arrangementsprogrammeringsprogrammer og andre værktøjer. På trods af sin frivillige karakter var det en spilleskifter i branchen.

Mere end 2.500 industrimedlemmer i 60 byer i hele USA og Canada deltog i diskussioner, og mere end 350 branchefolk var involveret som hands-on frivillige siden 2001. Gennem samarbejde håbede de involverede i APEX at definere branchens overordnede accept praksis, som ville definere standarder for arrangement planlægning software og andre værktøjer. Dette initiativ udviklede sig til sidst i oprettelsen af ​​APEX eventplanlægningsværktøjerne, som omfatter en række ressourcer til eventplanlæggere og den fortsatte udvikling af nye arrangementplanlægningsprogrammer.

APEX værktøjer og ressourcer

Tilbage i 2001 var APEX-initiativet det eneste industrielle og sammenhængende skub for at udvikle standarder for arrangementplanlægningsværktøjer. Til sidst førte det til udvikling af værktøjer, skabeloner og retningslinjer for bedste praksis, som mange begivenhedsplanlæggere stadig bruger i en eller anden form i dag. Alle ressourcerne er stadig tilgængelige til online brug eller kan downloades i Microsoft Word af PDF-formater.

Værktøjerne er alle tilgængelige gratis.

1. Online APEX Industry Ordliste
   Dette interaktive online-værktøj er den omfattende reference til terminologi, jargon og akronymer, der anvendes i hele møde- og begivenhedsbranchen. Det giver en stor ressource for at sikre konsistens af vilkår og viser sig stadig at være et nyttigt træningsredskab til nye medarbejdere.
2. ESG (Event Specifications Guide) Skabelon
   Eventplanlæggere brugte til at bruge udtrykket "CV" til referencemæssige specifikationer. Akronym ESG (som står for begivenhedsspecifikationsguide) erstattede dette udtryk efter lanceringen af ​​APEX med et standardiseret værktøj til brug ved udarbejdelse og deling af komplette instruktioner og detaljer for begivenheder af alle størrelser.
3. APEX Bolig & Registrering
   Disse accepterede fremgangsmåder blev udviklet til indsamling, rapportering og hentning af komplette boliger og registreringsdata til møder, konventioner og andre arrangementer. Det viste sig også at være en ressource til at håndtere boligproblemer som boligudbydere, internetproblemer, internationale boliger og offentliggørelse.
4. PER (Post-Event Report) skabelon
   Udskiftning af de gamle historikrapporter, posthændelsesrapporten eller PER er stadig arrangementet og møderbranchens accepterede format til indsamling, lagring og deling af nøjagtige og grundige data efter hændelsesrapport om begivenheder af alle typer (selv om der findes nye versioner i forskellige programmer).

1. Request for Proposal (RFP) Skabeloner
   Sammen med et hvidbog, der blev offentliggjort af CIC i samarbejde med APEX-delegerede og Global Business Travel Association (GBTA), leverer CIC stadig standard RFP-formater, der adresserer kerneinformationen og de unikke behov for en række forskellige RFP-behov, herunder: audiovisuel destination administrationsselskab, serviceentreprenør, enkelt anlæg, transport, funktionsplan og funktionsopsætning. Disse skabeloner gør det lettere at anskaffe de rigtige oplysninger, sammenligne svar og træffe velinformerede beslutninger.

Eventplanlægningsressourcer og software

Formålet med konventionsindustrirådets APEX-initiativ var at fundamentalt ændre den måde, hvorpå fagfolk formidles på tværs af møderne og begivenhederne, industrien fra begivenhedsplanlæggere til leverandører, leverandører, entreprenører og andre fagfolk fra begivenheder.

Forud for APEX var dets standardiserede retningslinjer, bedste praksis og i sidste ende dets online værktøjer og ressourcer, den primære udfordring for fagfolk i branchen.

Meget er ændret siden begyndelsen af ​​2000'erne. Mens ideen om APEX og disse mål begyndte allerede i 1997, og CIC fokuserede hovedsageligt på konceptet fra 2000-2004 og ventede på at lancere indtil 2004 og 2005. Siden lanceringen af ​​APEX-standarderne og værktøjerne er mange andre ressourcer og begivenheder planlægning software er blevet udviklet, men ingen myndighed har overruled CIC i at foreskrive industriens standarder for praksis.