Skridt til at finde den perfekte begivenhedslokale
Forudsat at du allerede har identificeret den type begivenhed, du planlægger og dens formål, er der mange andre faktorer, der skal overvejes, når du begynder processen med at vælge lokalet selv.
Følgende denne køreplan hjælper dig med at guide dig igennem trin i valg af det perfekte hændelsesrum.
Identificer din målgruppe og kend din gæsteliste
Når en lokalplanlægning af en begivenhed er en af de vigtigste informationstyper, du skal vide, er, hvem dine gæster vil være, og hvor mange du forventer at deltage i. Selv om typen af begivenhed sikkert vil informere stedet valg, er en af de største begrænsende faktorer for et arrangement plads dens kapacitet. Sørg for, at du i det mindste ved et nøjagtigt skøn (det kan være en rækkevidde) af antallet af gæster, da dette vil straks begrænse dine muligheder for lokaler. Du bør også overveje dit publikum. Vær sikker på at lokalet afspejler ikke kun arrangementet selv, men gæsternees smag og forventninger.
Identificer hændelsesdatoer
Tjek din kalender, fordi timing vil påvirke mange beslutninger, herunder dit valgsted. Efter din gæsteliste bliver datoen for din begivenhed den næste begrænsningsfaktor.
Afhængigt af hvilken type begivenhed du planlægger, kan du opleve, at du enten skal være fleksibel med din begivenhedsdato for at få det sted, du ønsker, eller du bliver nødt til at være fleksibel med dit stedvalg for at få den ønskede dato. Du bør begynde at planlægge sted og vide, hvor du eller klienten er fleksibel.
Her er nogle spørgsmål at overveje:
- Hvornår er dine gæster højst sandsynligt til stede på baggrund af deres tidsplaner?
- Hvilke steder har passende og ledigt plads til disse tider?
- Hvornår er det bedste tidspunkt for dit ledelsesteam at holde arrangementet?
Beregn dit budget
Med et åbent budget kan enhver planlægge en stor begivenhed og få et uendeligt udvalg af valgmuligheder. Men mere end sandsynligt er dine økonomiske ressourcer begrænsede, og du bør være opmærksom fra begyndelsen af, hvad dine økonomiske begrænsninger er - selvom dit begivenhedsbudget er simpelt et balparkoverslag eller -interval. En eventplanlægger kan altid planlægge en god begivenhed inden for et rimeligt budget.
- Er lokaliteterne omfattet af dine budgetparametre for rum-, tekniske og cateringudgifter?
- Har du forhandlet en gunstig sats for tjenester og vist værdien af din rolle?
- Har du tilladt fleksibilitet i dit budget i tilfælde af at linjepostudgifter overstiger planen?
Scope ud forskellige steder
Når gæstekortnumre og mulige begivenhedsdatoer er indsnævret, er det vigtigt at identificere de steder, hvor arrangementet kunne afholdes. Hoteller og arrangementer eller konferencecentre er nogle af de mest populære begivenhedsrum til corporate events og bryllupsreceptioner, men de er ikke de eneste muligheder.
Dette er en tid til at være kreativ i din tænkning. Overvej følgende:
- Baseret på temaet for dit møde, hvilke tre bedste steder kommer i tankerne?
- Hvor vil dine gæster foretrække at deltage i dette møde?
- Hvad vil være mest bekvemt for dine gæster?
- Bortset fra et hotel, hvilke uventede steder kan øge RSVP-satsen?
Find den rigtige type af hændelsesrum
Det sted, du vælger, skal have et passende plads til den type begivenhed, du planlægger. Vil din begivenhed kræve et dansegulv? Har du brug for et PA-system? Hvad med en højttaler's podium eller en projektor skærm? Hvilken slags bordopsætning har du brug for? Ud over at overveje disse slags spørgsmål, er her nogle af de øverste lokalplanlægnings spørgsmål at spørge dig selv:
- Er arrangementets sted opfyldt de særlige kriterier for dit program eller arrangement?
- Kan lokalet rumme din produktion, underholdning, A / V, lyd og andre tekniske behov?
- Anlægger betingelsen for anlægget de høje standarder i din organisation?
Overvej lokaltjenester og begrænsninger
Ud over at finde den rigtige type arrangement plads, vil du gerne se på de typer af andre tjenester, der tilbydes af lokalet og bestemme deres værdi for din begivenhed. Nogle steder vil også have en foretrukken sælgerliste, hvorfra du skal arbejde for at finde leverandører eller leverandører til andre tjenester. Andre steder har restriktioner for indretning eller andre aspekter på selve arrangementet. Nogle spørgsmål at spørge omfatter:
- Har dette sted gode parkeringsmuligheder eller betjent?
- Tilbyder dette sted sikkerhed?
- Indeholder dette sted yderligere tjenester som catering, blomsterarrangementer, linned og bordudlejning osv.?
- Har dette sted en opsætning og oprydning af besætningen?
- Begrænser dette sted hvilke andre leverandører du arbejder med?
- Har dette sted mad og drikkevarer minimum?
Overvej Venue Reputation
Et lokals omdømme for service er kritisk. Dette er ofte forskellen mellem at holde en god begivenhed og producere en stor begivenhed. Den måde, et sted styrer sine faciliteter, medarbejdere og klienter, vil altid blive husket. For at få en mening for et lokals omdømme værdi, overveje disse spørgsmål:
- Hvad er tidsbegrænsningen for konferencestyreren, cateringchef eller chef?
- Vil ledelsen behandle dig som en VIP-klient eller som en af flere programmer?
- Hvor meget fleksibilitet er lokalet villig til at udvide til dig?
- Har de udtalelser eller anmeldelser tilgængelige?
- Tilbyder lokalet billeder fra begivenheder svarende til din?
Planlæg et stedbesøg
Medmindre logistik og tid helt forhindrer det, skal hver begivenhedsplanlægger foretage en site inspektion, inden der opstår et vilkårligt sted. Billeder kan være yderst hjælpsomme, men der er mange aspekter, som kun kan vurderes personligt. Anmode om en rundvisning i lokalet, herunder alt fra parkeringspladsen til indgangen og arrangementet plads til badeværelserne. Du vil være glad for at du gjorde det!
Indarbejde klientindstillinger
Eventuelt planlæggere skal fremlægge deres lokale anbefalinger til deres klient (hvad enten det er en intern klient som virksomhedsledere eller ledelse eller en ekstern klient) og få godkendelser. Det eneste spørgsmål at spørge dig selv med hensyn til klienten under lokalplanlægningsfasen er, vil klienten godkende min anbefaling (er)? For at kunne besvare spørgsmålet med en vis tillid skal du sikre dig, at du forstår klientens forventninger og præferencer fra begyndelsen.