Sådan øges deltagelsen på seminarer og forretningsaktiviteter

by Rob Hard

Tips til at øge din deltagelse i Corporate Event

Det vigtigste skridt til at overvinde frygt for manglende deltagelse i en begivenhed eller for at øge RSVP-listen er at anerkende, at folk virkelig nyder at deltage i velafrettede seminarer og andre begivenheder. Ved at deltage i forretningsmøder får deltageren en chance for at lære ny information og interagere med jævnaldrende og ledere på deres område. Men de mest vellykkede møder går ud over stjernespidsede keynoter og inspirerende præsentationer; de skaber et varmt og venligt miljø for alle - hvilket gør dem mere behagelige. Sådan kan du planlægge en fornøjelig forretningshændelse, der vil tiltrække en stor valgdeltagelse.

01 - Lav en god dagsorden

Når værter har forstået, at folk nyder at deltage i arrangementer, er det vigtigt at oprette et program, der er værd at deltage i. Dagsordenen bør fokusere på et enkelt tema for ikke at overvælde deltagere, men bør have tilstrækkelig variation til at opretholde deltagernes interesse. For eksempel vurderer følgende mødeeksemplar på halvdagsseminaret deltagernes behov fra mad til pauser til præsentationer:

8:00 Ankomst og morgenmad
8:45 am velkommen besked
9:00 am Keynote Speaker
10:00 pause
10:15 am Paneldiskussion
Kl. 11:30 Afslutningsanmærkninger

02 - Være følsomme over for kalenderen og uret

På trods af den bedste dagsorden har begivenhederne præferencer, når de vil deltage i sådanne programmer, og når de ikke gør det. I nogle sæsonbetonede industrier er det nogle gange et spørgsmål om, at det ikke kan ligeså godt. Overvej følgende, når du planlægger datoer og tider for din begivenhed:

Deltagerne foretrækker morgenplaner for seminarer
Deltagere foretrækker forståelsesbegivenheder umiddelbart efter arbejde
Tirsdage og torsdage er populære mødedage
Undgå at holde møder om fredagen hvis det er muligt
Undgå at planlægge møder på helligdage og på helligdage
Være følsomme over for deltagernes rejsekrav til arrangementet

Lige vigtigt er at etablere et ry for at starte i tide og efterbehandling i tide - især for årlige eller gentagne begivenheder.

03 - Identificer en unik og bekvem beliggenhed

De fleste forretningsmøder afholdes i hoteller, og den slags mødested i sig selv er ikke så unik. Du kan vælge at bryde formen og finde en god ikke-hotel mødested, eller du kan genkende, at alle hoteller ikke er skabt lige og finde et godt hotel. Hovedpunktet her er at vælge et sted, hvor dine gæster vil gå. Tross alt vil de lave en omvej fra deres rutine og vil gerne nyde arrangementet. Overvej følgende faktorer:

Vælg et sted, der er tæt på de fleste deltagere
Vælg et sted, hvor deltagere ville nyde sig selv
Vælg et sted, der er erfaret ved hosting lignende begivenheder

For flere tips om valg af lokaler skal du sørge for at tjekke en Event Planner Guide til lokal planlægning .

04 - Kompilér en passende gæsteliste

Succesfulde møder har et bestemt emne eller budskab og målgruppe for den pågældende besked. Det er værdifuldt at sammensætte en gæsteliste, der indeholder passende deltagere, selvom de er placeret i rækkefølge af betydning. Alt for ofte vil værter kun sammensætte en mesterliste over potentielle gæster for derefter at åbne mødet for masserne. Dette vil kun fungere, hvis du forsøger at udfylde pladser baseret på nummeret spillet.

Et forretningsmøde, konference eller seminar bør ikke ses som en direkte mailindsats med 1-3% RSVP-satser. Jeg foretrækker at coaching klienter til at generere specifikke lister over målrettede deltagere - folk, som de virkelig ønsker at deltage i forhåbentlig med RSVP-satser på 50% eller bedre.

En endelig tanke om deltagere: Prøv at invitere personer med lignende rang og erfaring til mødet.

05 - Invitere, Invitere, Invitere!

En af nøglerne til at opnå stor deltagelse i din begivenhed er at invitere folk tidligt og følge op. Det betyder at sende påmindelser til dem, der ikke har RSVPed og bekræftelser til dem, der har. At sende en hændelsespåmindelse lige før hændelsen til bekræftede gæster er heller ikke en dårlig ide heller.

Det er vigtigt at generere spænding omkring arrangementet. Traditionelle trykte invitationer er passende, men det bliver normen at også se til email og endda sociale medier afhængigt af dit publikum. Prøv denne fremgangsmåde:

Angiv arrangementet til gæster, du eller dit team kender personligt, inden du sender invitationer.
Send en gemme dato tidligt i planlægningsprocessen (papir eller elektronisk).
Send en detaljeret invitation, herunder dagsordenens højdepunkter (papir eller elektronisk) med en RSVP-anmodning.
Videresend den detaljerede invitation igen med en personlig note til personlige venner eller bekendte (elektronisk). *
Opfølgning med bekræftede gæster en til to dage før den planlagte begivenhed (elektronisk eller via telefon).

* Du kan også vælge at formelt ringe til gæster og udvide en personlig invitation til arrangementet.

06 - Undersøg ikke kraften i personlige invitationer

En fysisk invitation - hvad enten det er trykt eller elektronisk - er fint, men det bør ikke ses som en erstatning for en personlig udvidet invitation til venner, kolleger eller bekendtskaber (medmindre du selvfølgelig planlægger et stort symposium eller en konference med 500 eller flere deltagere). Dette er det trin, der gør mange værter cringe ... de ønsker ikke at afhente telefonen, men det kan bety forskellen mellem høje RSVP-satser (med lave no-show satser) og et mindre end ideelt udseende.

For nogle begivenheder kan det være nyttigt at dele dette ansvar. Gæstelisten for en begivenhed er ofte udarbejdet af kontaktlister, der opretholdes af en række individer, og de personer, der har det nærmeste forhold til de inviterede, bør udvide en direkte invitation til deres egne gæster.

07 - Et ry for at levere fremragende programmer

Alle har deltog i gode konferencer og dårlige konferencer. Det samme gælder for seminarer og andre påskønnelsesbegivenheder. Heldig for eventplanlæggere, folk nyder ofte de møder, de deltager i.

Nøglen her er at hjælpe din klient med at skabe et ry for at levere fremragende forretningsprogrammer. Enkel som det kan synes, hvis nogen nydt at deltage i din sidste begivenhed, er han eller hun mere tilbøjelig til at deltage i fremtidige programmer - og måske endda medbringe en ven eller kollega.

08 - Send følges op kommunikation og tak deltagere

Fordi folk deltager i møder for at indsamle nye oplysninger, værdsætter mange deltagere at modtage yderligere uddelinger og materialer, der kan være blevet henvist af præsentanter og andre mennesker inden for din organisation. Opfølgningen er en glimrende mulighed for at dele disse oplysninger og udvide takke meddelelser til dem, der deltog i arrangementet.

Tak notatet og opfølgning kommunikation er noget, som mange organisationer ofte overser, men dem, der ikke høster fordelene.