Det er nøglen til en vellykket begivenhed
Hvad er en Banket Event Order (BEO)?
Næsten alle store arrangementer planlagt på et hotel eller specielle arrangement facilitet kræver en Banket Event Order eller BEO, som er en kontrakt, der beskriver alle detaljer i arrangementet. Hvis du er en eventplanlægger, vil du blive fortrolig med BEO'er, så du kan sikre, at alle detaljer er korrekt dækket.
Aftalen er ofte skitseret på en formular, der beskriver valg for mad og drikkevarer, audio / visuelt, værelseopsætning, herunder bordmidstykker, bemandingskrav og alle andre ting i forbindelse med din begivenhed. Inkluderet i BEO er en opdelt liste over omkostninger, du skal betale.
Aftalen indeholder højst sandsynligt "blokke" af oplysninger under underpositioner, såsom kontaktoplysninger, tidsplan, mad og drikke arrangementer, værelse opsætning, audiovisuelt, vilkår og betingelser og underskrift blokke.
Læsning af arrangementet for banketbegivenhed
Selv om det er indlysende, skal du læse BEO og acceptere betingelserne i aftalen, sørg også for at læse bøgerne.
Sørg for, at du er fuldt informeret om, hvad du accepterer, inklusive alle omkostninger.
Kontroller, at følgende er skitseret i den generelle del af BEO:
- Kontaktoplysninger på stedet, herunder et mobilnummer
- Brug af pladsen til begivenhedens dag (dobbeltklik for at være sikker på, at de nævnte rum er de mellemrum du faktisk turede)
- Opsæt, start og sluttider for arrangementet
- Det samlede antal gæster forventes
Mad og drikkevarer
En del af BEO vil blive afsat til mad og drikke arrangementer. Du vil sikre dig, at følgende er detaljeret i dette afsnit:
- Hele menuen , herunder alle kurser
- Hver ting på en buffet, og hvordan hver station vil blive indstillet og placeret i rummet
- Hvordan lokalet har til hensigt at imødekomme behovene hos gæster, der har særlige kostbehov (såsom glutenfri eller vegetarisk kost)
- Servicetider
- Særlige ting vedrørende service, såsom vin og mousserende vand på borde
- En sammenbrud af alle fødevarepriser
- Detaljeret liste over alkohol, mærker af alkohol og øl til rådighed i baren
Værelse opsætning
BEO bør specifikt skitsere hele værelset oprettet. Det omfatter:
- Placering af tabeller
- Antallet af pladser pr. Bord
- Placering af madstationer
- Placering af underholdning (og detaljer om indkvartering af underholdningsartikler, hvis det er relevant, herunder opbevaring af udstyr, adgang til mad og drikke, skiftende plads osv.)
- Placering af bar / s
Nogle BEO'er kan endda indeholde et diagram over værelset oprettet.
Audiovisuelle og eksterne leverandører
Audiovisuelle arrangementer ses undertiden på en BEO, men da mange spillesteder kontraherer a / v-tjenester til en tredjepart, kan det være en separat kontrakt.
Hvis det er inkluderet i BEO, skal du sørge for at alle detaljer er færdige, før du underskriver kontrakten .
Vilkår og betingelser
Alle kontrakter, herunder BEO'er, har de vilkår og betingelser, du skal overholde. Sørg for at du er opmærksom på alle vilkår og betingelser, før du underskriver dokumentet. For eksempel, hvad er vilkårene i aftalen i tilfælde af en annullering? Hvordan vil tvister blive afgjort, hvis en gæst glider og falder?
Det er vigtigt at stille spørgsmål fra facilitetschefen og bekræfte detaljer med din klient, før du underskriver. Når du har underskrevet BEO, er det en bindende kontrakt.