Virkeligheden ved at planlægge en konference er, at uden nogen erfaring kan du miste megen tid over-tænke hver lille detalje, mens du ser på flere vigtige spørgsmål.
For at gøre processen enklere for første timers, har vi skitseret de vigtigste trin, samtidig med at du giver dig links til vores mere detaljerede gennemgange på hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferenceplanlægningsguide, der hjælper dig med at starte med en solid skabelon på plads.
Trin 1: Lav en vision for din konference
Hver begivenhed begynder med en vision, men du skal omdanne din vision til ord og tal for at måle omkostninger og træffe velinformerede planlægningsbeslutninger. For det første skal du starte med det grundlæggende som hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor.
Læs mere: Eventplanlægning 101: Udarbejdelse af vigtige detaljer
Trin 2: Oprettelse af en forretningsplan
Medmindre din konference finansieres af et tilskud eller en organisation, skal du kortlægge, hvor dine penge kommer fra, og hvad det bruges til. Første del af denne ligning, omsætningen, skal beregnes tidligt i planlægningsprocessen.
Nu skal du have en ide om, hvad du planlægger at tilbyde deltagere for at sætte pris på en konference. Din rejseplan og højttaler lineup bliver salgsfaktor for potentielle registranter.
Trin 3: Sammenligning af lokaler og tjenester
Når du har en mere specifik ide om, hvornår din konference vil finde sted, og hvor mange mennesker du vil deltage i, kan du så begynde at shoppe til et passende sted.
Husk på, at dit stedvalg også bestemmer dine catering- og audio / visuelle omkostninger. Dette skyldes, at de fleste konferencelokaler og arrangementshoteller kræver, at du bruger deres interne tjenester til eventuelle begivenheder på stedet.
De fleste konferencer bliver nødt til at levere en slags overnatningsmuligheder for gæster, der rejser uden for regionen. Denne nødvendighed skaber et andet sæt overvejelser for at indvirke på din lokationsbeslutning .
Læs mere:
Trin 4: Rekruttering og administration af registranter
Selv de mest populære konferencer skal effektivt markedsføre deres arrangement for at fylde alle pladser i huset. Deltagelse er den vigtigste faktor for succesen af din begivenhed. Gode deltagelsesnumre giver indtægter og sponsorering muligheder. Og jo flere mennesker du har registreret, vil skabe større efterspørgsel efter reklame og deltagelsesåbninger. Lang historie kort, hvis du kan tegne en crowd så alt andet vil falde på plads meget lettere.
Det er vanskeligere at administrere registrering, da din begivenhed vokser i størrelse. Her kan et online registreringssystem hjælpe dig med at spore nummer, behandle betalinger og organisere data.
Læs mere:
Trin 5: Planlægning på stedet
Endelig kan du efter at have arrangeret og implementeret forretningselementerne i konferencen begynde at tænke på detaljerne på stedet. Dette inkluderer hvordan deltagere vil navigere i konferencen, det generelle layout af hvert værelse og fordelingen af mad og drikke. Dette er en del af planlægningen af en konference, som de fleste mennesker forbinder med arrangementplanlægning. Den bedste måde at koordinere alle detaljerne er at gå gennem din rejseplan som dine gæster ville. Billede, hvordan de vil tænke og handle på hvert tidspunkt på dagen for at løse problemer, før de opstår.
Læs mere:
- Populære mødelokalplanlægninger
- Idéer til en effektiv registreringstabel
- Signage Strategier til at styre Conference Flow
Trin 6: Udstillingshåndteringstips
Konferencer har typisk et udstillingsområde eller kongresgulv hvor sponsorer og leverandører lejer plads til at fremme deres produkter.
Dette kan være en meget lukrativ mulighed for din konference, hvis du organiserer alt godt. Husk dog, at et udstillingsområde vil kræve en betydelig forpligtelse af både tid og ressourcer, så sørg for at du er parat til at håndtere behovene hos flere leverandører, før du forpligter dig til dette format.
Læs mere: