Sådan sikrer du, at din begivenhedsudførelse løber glat
At være gæst, snarere end eventplanlæggeren, giver dig mulighed for at observere en eventoperationspersonale i aktion, et perspektiv, hvorfra det ofte er lettere at se, hvad der fungerer godt - og hvad der ikke gør det.
Her er tre fejl, du vil sikkert se på dårligt styrede arrangementer, sammen med tips til at undgå sådanne fejl på dine begivenheder.
Mismanaged Registration Table
Når gæsterne går op til en registreringstabel , skal arrangementspersonalet være imødekommende og klar til at hjælpe gæsterne - uanset hvad situationen er.
Det er ikke serviceorienteret eller endog høfligt at antage, at en person, der går op til registreringstabellen, ikke hører til arrangementet. Alligevel er det præcis, hvad der kan ske, hvis personalet ikke er ordentligt forberedt eller orienteret. Påmind arrangementspersonalet om, at en registreringstabel repræsenterer værtsbilledet og organisationen bag arrangementet. Personale skal hilse alle gæster på registreringsbordet og spørge, om de er der for at logge ind for arrangementet efter arrangementet eller værtsnavnet. Hvis en fejl er foretaget, vil de fleste gæster selvkorrigere og undskylde sig selv. I modsat fald skal personalet gives instruktioner om, hvordan man bedst kan henvende sig til situationen.
Venlighed går langt i hændelsesoperationer.
Messy Event Setup
På de fleste steder renser husholdning et arrangementsrum, og banketoperationspersonalet udfører derefter opsætningen . Hvis banket-operationerne taber et glas og ikke rydder op i skårene, forbliver skårene på gulvet - medmindre begivenhedspersonalet rydder op.
Skår af brudt glas og andet snavs giver ikke kun et forfærdeligt billede, men de kan også skabe en sikkerhedsrisiko. Derfor kommer de bedste begivenhedsplanlæggere altid 1-2 timer før starttidspunktet for at observere opsætningen og udføre en række gennemløb af området og se efter glas og andre genstande 30 minutter og igen 15 minutter før arrangementet. Skulle noget være ude af sted, kan eventplanlæggeren bringe det til banketpersonalets opmærksomhed.
Ill-Timed Clean Up
Under alle omstændigheder vil der være to (til tider konkurrerende) tidsplaner: Arrangørernes dagsorden og arbejdsplanen for lokalerne. Det er eventplanlæggerens ansvar at sikre, at begge er passende synkroniseret.
Programmets præsentation eller keynote vil typisk forekomme lige efter en form for ankomstmodtagelse, der kan omfatte registreringstabeller, mad og drikkevarer. Tidspunktet for oprydning af aktiviteter skal derfor omhyggeligt planlægges for ikke at forstyrre eller afbryde programdagsordenen. Når rydning ned er ikke diskuteret med hændelsesoperationer personale før tid, kan en hændelsesplanlægger finde ud af, at tabeller og andre genstande kan fjernes direkte foran værter eller gæstehøjttalere, som distraherer alle i rummet.
Skal begivenhedsplanlæggere nødt til at minde banketchefer, når de skal have deres personale, og når de skal være stille? Svaret er ja.
Bundlinjen
Selvom velforvaltede spillesteder med flittige begivenhedsoperationer skal ledere og medarbejdere gøre en begivenhedsplanlægger lettere lettere, er sådan perfekt begivenhedsudførelse ikke altid tilfældet. Store begivenhedsplanlæggere gør hver eneste detalje af en begivenhed, der udfører deres forretning. De tager sig tid til at diskutere alle aspekter af setup, event service og rive ned med banket ledere forud for arrangementet selv og overvåge arrangementer før, under og efter at sikre den bedste begivenhed muligt for kunden.