Euro-Style Meeting Package Pricing er blevet mere populær i USA
Ikke alene kan denne praksis generelt være mere effektiv for dem, der er involveret i planlægningen af arrangementet, men gør det muligt at styre og forudsige omkostningerne forbundet med lokalet en langt mere ligetil proces.
I USA er det på den anden side stadig meget mere almindeligt, at hotellerne opbygger konferenceudgifterne linjepost efter linjepost baseret på de detaljerede og tilpassede behov for hvert møde eller arrangement. Selv om øvelsen gør det muligt for arrangementsplanlæggeren at have større kontrol over hver eneste detalje i arrangementet, skaber det også ofte komplicerede arrangementer for banketbegivenheder og mere besvær med at administrere omkostninger og det samlede arrangementsbudget .
Selvom de store aktører i branchen fortsætter med at ændre den måde, de gør forretninger på, har den europæiske model og den amerikanske model stadig tendens til at afspejle disse forskelle i deres tilgang til konference og corporate events. For et dybere dykke, lad os tage et kig på to eksempler på corporate event og konferencepakke: en fra det tidligere Fira Palace i Barcelona (europæisk eksempel) og den anden på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikansk eksempel).
Eksempel på europæisk konference og mødepakke
Daglige pakkede priser er populære i Det Forenede Kongerige og har også arbejdet på kontinentaleuropa. "Det britiske marked var først til at bede om denne type pakke, og vi forsøger altid at tilpasse vores forslag for at imødekomme vores kunders behov", forklarer den tidligere direktør for Fira Palace i Barcelona (nu Crowne Plaza Barcelona), en virksomhed hotel, der er populært blandt virksomhedernes arrangement og mødeplanlæggere, der organiserer internationale møder.
European Hotel Clientele
Tilbage da Crowne Plaza Barcelona stadig fungerede som Fira Palace, var ca. 20% af hotellets klienter fra Spanien. Resten af den årlige kundekreds kom fra Storbritannien (19%), USA (17%), Frankrig (7%), Italien (6%), Japan (4%) og Tyskland (4%). Derudover var ca. halvdelen af de forretningshændelser der var vært der fra medicinalindustrien med resten, herunder teknologi, mad og drikkevarer , bank- og bilindustrien .
Europæisk efterspørgsel efter konferencepakkepriser
I løbet af denne tid omfattede den daglige mødepakke på Fira Palace brugen af mødelokalet, kaffepause, frokost, skærm og meget mere. De tilgængelige mødepakker indeholder i det væsentlige alt, hvad en planlægger måtte inddrage i et møde.
Efterhånden som branchen har udviklet sig, har anmodninger om konference- og mødepakker fortsat ændret sig over tid. Indledningsvis anmodede corporate eventplanlæggere om flad konferenceprisfastsættelse for mødelokaler og mad og drikkevarer. Efterhånden blev disse anmodninger udvidet til at omfatte andre elementer, såsom skærmbilleder, internetadgang, flipover og lydsystemer. Men efterspørgslen var stadig for pakket, fast prisfastsættelse.
For dem, der krævede overnatning værelser, anmodede de også om en speciel / forhandlet pris for overnatningssteder i deres konference samlede arrangement satser.
Mens disse pakker ville dække et flertal af begivenhedsbehovene, ville planlæggere stadig forhandle om andre arrangementskrav, som f.eks. Udstillingsområde, gallamiddage, cocktailmottagelser og andre arrangementshændelsesartikler.
Fordele og ulemper ved den europæiske tilgang
Det er klart, at den primært europæiske tilgang til konferenceplanlægning og prisfastsættelse kan være en hjælp til arrangementsplanlæggere af flere årsager, herunder opfattelsen af omkostningsbesparelser, forudsigelighed af omkostninger og lette klientpræsentation og godkendelser.
Når det er sagt, placerer en sådan tilgang en øget byrde på hotellet for at forudsige sine kunders behov, samtidig med at man styrer sin egen bundlinje. "Fra vores synspunkt er det meget nemmere at lave 'à la carte' begivenheder. Faktisk er operationen meget mere kompliceret. Men fordelene for os er kundetilfredsheden, siger tidligere direktør for Fira Palace.
American Conference and Meeting Packages Eksempel
Mens det europæiske marked er relativt modent med accept og brug af konference- eller mødepakker, kan flere amerikanske hoteller begynde at overveje at ændre deres pakke- og priskonferencer og -møder. Dette er især vigtigt nu, når begivenhedsplanlæggere bliver forpligtet til at træffe mødebeslutninger i kortere tidsfrister mere og hyppigere.
I maj 2009 tog Wynn Las Vegas initiativ til at introducere tre typer af hvad de kalder altomfattende konference- og mødepakkepriser for mindre møder, hvilket betyder dem med færre end 80 deltagere. I dag tilbyder de stadig disse pakker. De omfatter:
- Full Day Conference Delegate Package
- "AM" Half Day Conference Delegate Package
- "PM" Half Day Conference Delegate Package
På samme måde som de europæiske arrangementplanlæggere har forventet, er Wynn's pakketilbud prissat på en pr. Delegat (dvs. deltager) sats, herunder mødelokalet, mad og drikkevarer, snacks til pauser og LCD-projektor og skærm.
Tanken om, at Wynn udviklede sine muligheder for konferencepakker, voksede ud af den europæiske markedsstrategi. Faktisk kom André Link, den tidligere Wynn-nationale salgschef, tidligere fra Europa. "For det meste i Europa er det den eneste måde vi solgte møder på. Det var meget sjældent, at vi udarbejdede a la carte-forslag, der hedder F & B-omkostninger, værelsesleje, AV-afgifter osv.", Forklarer Link.
En Shift i den amerikanske Corporate Event og Conference Industry
Med lanceringen af deres lille mødepakkeprogram forventede Wynn Resorts at de pakkede konferencetallet ville være mere populært hos deres erhvervskunder, fordi de fleste foreningsmøder er større i størrelse. De havde ret. Siden da har flere højtprofilerede amerikanske hotelkæder begyndt at tilbyde corporate møde- og konferencepakker, der bedre afspejler den europæiske model, hvis corporate events planlægning.
For at være sikker på, møder og konference pakke satser vil ikke opfylde behovene i hver begivenhed. Faktisk erkender de fleste planlæggere, at de vil forlade nogle detaljeringsindstillinger for deres program eller kræve, at lokalet tilpasser pakken til at omfatte yderligere elementer. Der er altid forsigtighed om at stole på pakkefrekvenser, hvis planlæggere forudser at deres programmer kan løbe længere end oprindeligt forventet, hvilket kan udløse ekstra gebyrer. Men for de møde- og arrangementplanlæggere, der ser tæt på deres budget, tilbyder disse møde- og konferencepakker tydelig forudsigelighed for konferencens budget.