Spørg ikke bare din tid; Administrer det!
Og så stopper de med at gøre det, fordi de ikke har realiseret nogen positive ændringer. Sikker på, de har elimineret et par begivenheder og prioriterede nogle andre. Men de har ikke rigtig lykkedes noget; de har netop omlejret det. I slutningen af deres dag er de stadig frazzlede og frustrerede.
Men at holde øje med, hvordan du bruger din tid, er ikke tidsledelse. Tidsstyring handler om at foretage ændringer i den måde, du bruger din tid på.
For en effektiv tidsstyring skal du anvende et tidsstyringssystem, der hjælper dig med at se, hvor ændringer kan og skal gøres ... hvilket betyder, at det første trin i time management er at analysere, hvordan du faktisk bruger din tid, så du kan bestemme hvad ændrer du vil lave
Kategoriser for effektiv tidsstyring
Hvordan klarer du faktisk tid? Hemmeligheden er i kategorierne. Se på din kalender til i morgen. Det er nok allerede fyldt med begivenheder og aktiviteter, som du håber at opnå. Når du arbejder eller bagefter, skal du udfylde de tomme mellemrum med detaljer om, hvad du faktisk gjorde.
I slutningen af dagen skal du se på listen og mærke hver opgave og / eller begivenhed med en af følgende kategorier. Hvor meget tid i din arbejdsdag brugte du faktisk:
1) udskyde brande Et uventet telefonopkald. En rapport, der er nødvendig for et møde, der burde have været trykt i går. En manglende fil, der skal være på dit skrivebord . Hvor meget af din dag blev faktisk brugt i krisesituation? For de fleste er dette en negativ kategori, der dræner deres energi og forstyrrer deres produktivitet.
Hjælp med at organisere filer
Sådan opretter du et dokumenthåndteringssystem
Mastering dit arkiveringssystem
10 tips til organisering af elektroniske filer
2) Håndtering af afbrydelser. Telefonopkald og folk, der taber på dit kontor, vil sandsynligvis overskride listen, når du tildeler begivenheder til denne kategori. Endnu en gang for de fleste er dette en negativ kategori, fordi den forstyrrer (og sommetider dræber) produktivitet.
Hjælp til at håndtere forstyrrelser
Håndtering af indgående telefonopkald
Ophold på planlægning, når du arbejder
Kører en vellykket hjemme-baseret forretning med børn
3) Gør planlagte opgaver. Dette er den mest positive brug af tid i løbet af din arbejdsdag. Du er i kontrol og klarer hvad du havde til hensigt at opnå. Planlagte opgaver kan omfatte telefonopkald , møder med personale, endda besvare e-mail - hvis det er opgaver, du har lagt på din dagsorden.
4) arbejder uafbrudt Du må muligvis ikke arbejde på en opgave, du havde planlagt at gøre, men du er ved at nå noget, og for de fleste er dette en meget produktiv, positiv arbejdsmodus .
5) Uafbrudt nedetid. Disse gange i løbet af arbejdsdagen, der bruges til at genaktivere og omgruppere. Frokost eller midt på morgenen kan tælle, hvis de er uafbrudt.
Hvis du er heldig nok til at arbejde sammen med et firma, der tilbyder on-site work-out faciliteter eller nap værelser (Fortune), det ville også tælle. Alle har brug for en vis uafbrudt nedetid indbygget i deres dag for at være produktiv i deres arbejdstid.
En uges fortid er nøglen til fremtiden
Nu hvor du forstår kategorierne i dette tidsstyringssystem, er det tid til at bruge dem til at analysere din "typiske" arbejdsuge. Brug det kalenderprogram, du bruger til notering af aftaler og aktiviteter i dit daglige liv, gå tilbage og vælg en typisk typisk uge. Gå igennem posterne på hver arbejdsdag og kategoriser dem i henhold til tidsledelseskategorierne ovenfor, hvis du ikke allerede har. At holde en løbende total nederst på hver dag gør det nemt at se, hvordan du har brugt din arbejdstid hver dag.
Nu har du de data, du har brug for til at foretage ændringer i den måde, du bruger din tid på arbejde. Bruger du for meget tid på at slukke brande? Derefter skal du foretage de organisatoriske eller fysiske ændringer for at forhindre eller udsætte disse konstante kriser. Ryd op og omorganiser dit skrivebord , for eksempel, så du kan finde de filer, du har brug for nemt, og fastlægge en rutine for at lægge de filer, du har brug for den næste dag, ud på dit skrivebord, inden du tager afsted for dagen.
Får du ikke nok uafbrudt nedetid i løbet af din arbejdsdag? Så skal du planlægge tid for dig . For eksempel, stop med at spise frokost på dit skrivebord og fysisk forlade bygningen til din fastsatte frokosttid.
Ved at anvende mine arbejdskategorier af tidsstyring og foretage de ændringer, du skal gøre for at bruge mere tid på din arbejdsdag i de positive kategorier og mindre tid i de negative kategorier, vil du virkelig kunne klare din tid effektivt - og opnå det sande mål om tidsstyring, at føle sig bedre.