Time Management Tips til udgående opkald

Sådan får du dine udgående telefonopkald mere produktive og tager mindre tid

Telefonstyring er vigtigt, fordi telefonen stadig er det primære kommunikationsværktøj til de fleste små virksomheder. Men meget af tiden, at virksomheder bruger penge ved hjælp af telefonen, er spild af tid. I stedet for at kommunikere med de mennesker, vi ønsker at kommunikere med, når vi foretager udgående opkald, slipper vi væk tid til at tale med andre mennesker eller maskiner og spille uendelige runder af telefonmærket.

Men hvad nu hvis vi bare kunne ringe til og tale med de mennesker, vi ønskede at tale med, hvad vi ville sige og fortsætte?

Forestil dig, hvor meget mere produktiv vi kunne være, og hvor meget tid vi skulle gøre andre ting.

Nå kan vi - og alt det kræver er en smule forberedelse på forhånd.

Tidsstyring Telefontips til udgående opkald

• Uanset om de er leverandører , faste kunder eller entreprenører , kalder mange af os de samme mennesker gentagne gange. Hold dine kontaktoplysninger opdateret med tidsbesparende detaljer, så du ikke spilder tid på at forsøge at nå ud til folk, der ikke er tilgængelige.
  
  For eksempel, hvis du ved, at en bestemt person, du vil nå, tager en frokost fra 1 til 2 pm hver dag, hvorfor spilde min tid på at forsøge at ringe til hende i løbet af denne tid?
• Program numrene for dem, du ringer regelmæssigt til din telefon. Jeg er forbløffet over folk, der ikke gør det, da tiden du sparer, når du ikke kigger op på tal og stikker dem i, er lige så fantastisk.
• Planlæg dine udgående opkald. Før du ringer, skal du skrive hovedmålene for opkaldet og de nøglepunkter, du vil dække. Dette hjælper dig med at holde dig til det punkt, når du er i telefonen, og sørg for, at du dækker alt, du vil dække, sparer tid under opkaldet og undgår at skulle ringe igen, fordi du har glemt noget.

• Hvis du ringer til en person, der er indtastet i din kontaktdatabase, skal du have alle oplysninger om den person, du ringer foran dig, når du ringer. Uanset om du bruger en stationær computer, en mobil enhed eller en Rolodex, er dette et fantastisk hukommelseshjælp under opkaldet. Plus, hvis du ikke behøver at kigge på noget som navnet på klientens mand, har du mulighed for at lave noter under opkaldet og sparer endnu mere tid.

• Selvfølgelig, hvis du vil lave noter under et opkald (eller gøre noget andet, mens du taler i telefonen), er en god højttalertelefon eller et headset afgørende. At frigøre dine hænder kan frigøre en masse tid.
• Hvis du når en persons telefonsvarer eller telefonsvarer, skal du forlade en komplet besked, der giver dit telefonnummer to gange og angiver årsagen til, at du ringer . For eksempel: "Dette er Susan Ward på (telefonnummer). Jeg ringer for at diskutere overslaget for dit projekt. Du kan nå mig på (telefonnummer) i eftermiddag."
  
  Hvis du angiver dit nummer to gange, giver modtageren af ​​beskeden en meget bedre chance for at få det rigtigt og få det skrevet ned uden at afspille beskeden igen.
• Giv ikke telefonisk tvang . Når du forsøger at nå nogen, og du ikke har det, er det fristende at ringe tilbage - måske hver halve time! Men hvis du har lavet en ordentlig besked, er du ikke nødt til at spilde din tid på at forlade gentagne meddelelser (og udfylde personens telefonsvarer eller telefonsvarer). Giv den person, du ringer en rimelig tid til at ringe tilbage, fx til næste arbejdsdag.
• Planlæg dine telefonopkald og gør dem alle sammen i en enkelt periode, hvis det er muligt. De fleste af os er ikke så gode til multitasking og mister en stor produktivitet, når vi blinker frem og tilbage fra en opgave til en anden. Så hvis du har et dusin opkald til at gøre i en bestemt dag, er det mere effektivt at gøre dem alle på en time end at lave en eller to, og derefter foretage yderligere tre opkald en time senere og yderligere to 45 minutter efter det.

• Book dine udgående telefonopkald, hvis det er muligt. Hvis det ikke kommer til at være et hurtigt opkald, når du først ringer til nogen, introducer dig selv, fortæl hende hvorfor du ringer og spørg hende om det er en god tid at tale, eller hvis hun helst foretrækker at bestille en tid til at diskutere det . Så sørg for at du vil ringe til hende på det tidspunkt. Dette kan ikke kun spare tid på stedet, men spare tid, når du ringer personen tilbage, fordi du både vil være parat til at diskutere det problem, du oprindeligt kaldte om.
• Hvis det overhovedet er muligt, foretag dine udgående telefonopkald i "prime time". Forskning har vist, at flere mennesker er i deres kontorer tidligt om morgenen og kan nås mellem kl. 8 og kl. 11