Svar din telefon med en ordentlig forretnings telefonhilsen.
For eksempel, når du svarer på telefonen, siger du noget, som "Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Dette gør det ikke kun muligt for den, der ringer op, at de har nået en forretning, men stiller ham på stand til at besvare spørgsmålet og sparer tid på udforskende spørgsmål som "Er dette Cypress Technologies?" Og inaktiv chit-chat.
Tænk og prioritere som du taler.
Er opkaldet bedst håndteret lige nu eller senere? Mange af de telefonsamtaler, virksomheder modtager, er hurtige henvendelser, der let besvares, f.eks. "Hvor sent er du åben?" Men andre involverer mere komplekse og tidskrævende svar. Hvis det er tilfældet, så fortæl det, der ringer op, og spørg, hvornår det ville være bekvemt at ringe hende tilbage for at diskutere det.
Brug parafrasering og opsummering til at holde telefonopkald på sporet.
Hvis du taler til en person på telefonen, der synes at have lyst til at chatte eller gå væk fra punktet, skal du sige noget som "Så det jeg hører dig siger er ..." eller "Så de vigtigste punkter er ..." eller "Er (indsæt resumé) et retvisende resume af hvad du sagde?" Det er svært at være chattet med en person, der nægter at chatte.
Luk hvert opkald med en oversigt over den handling, du og opkalderen har aftalt
Selv om dette kun tager sekunder i de fleste tilfælde, kan det spare dig meget tid ved at undgå fejl og behovet for at dobbeltsjekke. For eksempel, efter en samtale, hvor du arrangerede et møde med en klient , kan du måske sige "Godt."
Jeg møder med dig på dit kontor på (indsæt placering) klokken 10 i morgen og vi går over prøverne sammen. "
Hold en meddelelsespude af telefonerne, så du kan jotere detaljer under opkaldet.
Dette er ikke kun god tidshåndtering på det tidspunkt, hvilket hjælper med at holde dig fokuseret på opkaldet, men en hjælp til tidshåndtering senere, hvis du skal finde og / eller gennemgå detaljerne i en bestemt samtale.
Giv dine kunder og kunder mulighed for e-mail
Mange af dem vil bruge e-mail til at kontakte dig i stedet for at ringe, hvis de ved, hvad din email-adresse er. Sørg for, at din virksomheds e-mail-adresse er fremtrædende på dine visitkort og på din hjemmeside, hvis du har en. Hvis du har deres e-mail-adresser, skal du sende e-mail til dine nuværende kunder og kunder og angive e-mail-indstillingen og præsentere den som en måde at forbedre kommunikation på.
Brug teknologi til at styre den tid, du bruger til at besvare telefonen
Som minimum skal din virksomhed have en telefonsvarer og telefonsvarer. Sæt disse op med passende business scripts, og brug dem til at svare telefonen til dig, når du er ude af kontoret eller skal arbejde på noget uafbrudt. Derefter planlægge en tid til at besvare disse telefonbeskeder hver dag. Med hensyn til tidsstyring får du værdifuld tid ved at gruppere telefonopkald sammen.
Hvis du kører en hjemmebaseret forretning, skal du få en separat forretningstelefon eller linje
Du skal have en anden "business-only" telefon med sin egen "business-only" telefonsvarer og / eller telefonsvarer. Ikke alene er dette mere professionelt, men det vil spare dig den tid det tager at vade gennem meddelelser og bestemme, hvilke der er forretningsrelaterede.
Det er altid bedst at have en person Besvar telefonen
Hvis du har en maskine afhentning eller værre, er et automatisk interaktiv voice response (IVR) -system en reel slukke, der vil koste dig forretning, når folk ikke generer at forlade meddelelser eller ringe tilbage. Hvis du besvarer indgående telefonopkald, tager du for meget tid i løbet af din dag, overvej at ansætte en receptionist eller en professionel telefonsvarer for at besvare telefonen for dig. Omkostningerne ved at have en anden gør det måske mere end opvejet af stigningen i din produktivitet og et bedre salg .
Opbevar et skriftligt script med ofte stillede spørgsmål Indsendt af din telefon.
Det sparer dig og dine medarbejdere tid, hvis de ikke behøver at søge efter svar eller tænke på, hvordan man besvarer en bestemt anmodning, når man besvarer telefonen.
Telefon Tip Sammendrag
Husk, at telefonen skal være et forretningsværktøj, ikke en påtrængende tidsforskydning, der regulerer din arbejdsdag. Håndtering af dine indgående telefonopkald i henhold til disse tidshåndteringstips vil hjælpe dig med at styre din tid bedre, forbedre din produktivitet og sætte din telefon tilbage på sit rette sted - hjælpe dig med at drive din virksomhed frem for at køre dig.