Det er svært at planlægge et begivenhedsbudget, medmindre du har en god ide om, hvilke udgifter du vil pådrage sig. Dette synes indlysende nok, men omkostningerne i forbindelse med arrangementsplanlægning kan komme fra en række forskellige steder. Når du tror, du har identificeret alle dine udgiftskategorier, kommer en anden til at sende dig tilbage til tegnebrættet. For at forhindre dette i at ske med dig, har jeg samlet denne oversigt over arrangementsplanlægningskostnader for at holde øje med, mens du opretter dit budget.
On-Site Udgifter
Her inkluderes omkostninger og gebyrer, der typisk opkræves af arrangementet . Dette er ofte den dyreste kategori, men det er også det nemmeste at forudsige, da du får et formelt omkostningsoverslag for at gennemgå på forhånd. Med det sagt, glem ikke at faktorere i variable omkostninger, der ændrer sig med dine deltagelsesnumre. Catering er et godt eksempel på dette, da dine fødevareomkostninger vil stige med hver tilføjelse til din roster.
Lokalomkostninger
- Room Rental
- Depositum
- Forsikringsdækning
- Parkering
Mad og Catering
- Måltider
- drikkevarer
- Bartender / Server Arbejdsgebyrer
- Skat og service / drikkepenge
Audio / visuelt
- Mikrofoner
- Skærme og projektorer
- Internetadgang
- Andet specialudstyr
Tredjepartsleverandører
Denne kategori repræsenterer alle de varer og tjenesteydelser, der leveres af leverandører uden for værtsstedet. Hver enkelt fakturerer dig uafhængigt, så det er vigtigt at holde tætte faner på alle, du arbejder med.
Ved hjælp af et regneark vil du hjælpe dig med at organisere dine leverandørkontakter sammen med omkostningerne i forbindelse med deres tjenester.
Event udlejning
- Sengetøj, Bordplanker og Stoleomslag
- Telt, Staging og Underholdning Attraktioner
- Fysiske genstande, der ikke leveres af spillestedet
- Arbejde og levering til opsætning / nedrivning
Décor Sælgere
- Accent Lighting
- Blomster og centerpieces
- Balloner
Underholdning
- Musikere eller DJ
- Højttalerafgifter
- Kontrakt Riders (mad, logi, transport)
Produktionsudgifter
Produktionen omfatter alle de medarbejdere og ressourcer, der er nødvendige for at planlægge og udføre arrangementet. Disse udgifter begynder det øjeblik, begivenheden er drømt op og fortsætter gennem post-event papirarbejdet. Kort sagt repræsenterer denne kategori omkostningerne ved at organisere arrangementet, tiltrække deltagere og administrere de administrative elementer.
Markedsføring og registrering
- Print og design arbejde
- Annoncer
- Invitationer
- Registreringsstyring
Planlægning og organisation
- Event Planner Gebyrer
- Deltidsansatte og Midlertidige Medarbejdere
- Kontorartikler
- Kommunikationsomkostninger
- Rejseudgifter
Administrative udgifter
- Lønnede medarbejderopgaver
- Regnskabsomkostninger
- Juridiske omkostninger
- Konsulentafgifter
Cost Overages og Emergency Funds
Der er ikke noget magisk nummer til hvad du skal sætte til side for uplanlagte udgifter, men du skal helt sikkert forvente det uventede. Nogle arrangementer planlæggere foreslår budgettering fem til ti procent over de forventede udgifter, mens andre vælger et rundt antal at arbejde med. Større begivenheder bør selvfølgelig tildele mere, fordi et tilsyn, der faktureres pr. Person, kan løbe ind i tusindvis af dollars.
Formålet med denne disposition er at gøre dig opmærksom på de forskellige typer af eventplanlægningskostnader, der kan opstå. Hver begivenhed er unik , så dine kan omfatte mere eller mindre af de ting, der er angivet her. Det vigtige er at vide, hvor dine omkostninger kommer fra. Overblik over udgifter forbundet med en bestemt leverandør eller kategori kan forårsage kaos på dit budget, men det værste tilfælde er helt at glemme om en udgift, indtil regningen kommer.