Der er variabler at overveje, når du foretager dit valg. Disse omfatter målet om din begivenhed, det budget, du arbejder med, din grund til at ansætte eksternt og de ledige kandidater til jobbet, og heldigvis er der nogle gode ressourcer, som virksomhederne kan bruge til at vælge den bedste begivenhedsplanlægger eller producent til hjælpe med at oprette deres firma begivenhed.
Brug følgende vejledning til at hjælpe dig med at afgøre, hvorvidt du har brug for en begivenhedsplanlægger til din næste virksomhedsbegivenhed, og hvis du gør det, skal du vælge den bedste kandidat til jobbet.
Bestem dit begivenhedsmål og brug for Event Planner
De fleste mennesker tror, at ansættelse af en ekstern begivenhedsplanlægger eller caterer begynder ved at bestemme begivenhedens budget , men sandheden er, at det er vigtigere at begynde med at definere, hvorfor du vil holde en begivenhed i første omgang. Før du når ud til en ekstern eller intern ressource, som vil hjælpe dig med at planlægge den begivenhed, vil du være i stand til at dele de vigtige mål for arrangementet. Besvar dine relevante spørgsmål om hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan-der vil være masser af tid til at foretage justeringer senere.
Når du har defineret dine mål, vil nogle få klare ideer begynde at dukke op om hvilket tema og budskab du vil formidle på din begivenhed, men vigtigst af alt vil du gerne afgøre, hvilke aktiviteter og tjenester du har brug for den eksterne ressource til at håndtere på dine vegne.
Du vil gerne bestemme, hvilket budget du har til en planlægger, og hvis de vil hjælpe med at vælge lokalet, opbygge menuerne og lave anbefalinger om mad og drikkevarer, kildehøjttalere og underholdning, være på stedet for produktionsdagens behov, og / eller hjælpe med at oprette vigtige kommunikationsdokumenter som invitationer og gæsteliste.
Hvis du planlægger din begivenhed alene og stadig har nogen af disse behov unmet, er chancerne for, at du vil ansætte en begivenhedsplanlægger til at klare disse opgaver og ansvar.
Brug lokale kilder til at finde en kvalificeret eventplanlægger
Ofte mener folk, at mund til mund er den bedste måde at ansætte en begivenhedsplanlægger på til deres jubilæumsfest, morgenmadsmøder, weekendferie eller en anden form for begivenhed, og selvom det helt sikkert hjælper, er dette nok ikke den mest effektive tilgang.
Hvis du forsøger at finde den bedste begivenhedsplanlægger til din affære, er det bedst at undersøge nogen, der er erfarne og har et stærkt ry i samfundet af arrangementplanlæggere. Mund til mund giver mulighed for let salg til en planlægger, der ønsker at finde nye kunder, men peer reputation er meget effektiv.
Uanset om det er en social begivenhed eller et corporate møde, er reglerne for at ansætte en begivenhedsplanlægger eller cateringfirma generelt det samme: Du vil ansætte en person, der har ekspertise i at skabe din type begivenhed.
Overvej kapitler af professionelle medlemskabsgrupper eller check med det nationale eller lokale kapitel af Meeting Professionals International, International Special Events Society, National Association of Catering Executives.
Det er også relevant at finde ud af, hvem der udgiver artikler i deres branche.
Hvis du vil vide, hvem der har et ry for at levere tjenester eller ekspertise på et bestemt marked, skal du kontakte den lokale konference og besøgsbureau, så mange arrangementsbeplanners er aktive medlemmer, og de opretholder også relationer med lokale handelskamre. en anden måde at kilde eksperter er at nå ud til hotel konference salgsafdeling-de vil dele med dig, som de stoler på.
Interviews og diskutere Eventbehov med Ansøgere
De fleste eventplanlæggere vil være ivrige efter at høre om din specifikke begivenhed, men give dem først korte detaljer og fokusere lidt mere på deres ekspertise i den første runde af interviews, i hvilket tidsrum skal du reducere antallet af kandidater ned til tre stærkeste ansøgere.
Du skal derefter bede hver hændelsesplanlægger eller deres firma om at dele oplysninger om deres forretning, erfaring med tidligere begivenheder og hvordan de planlægger for uforudsete forhold, idet man lægger omhyggelig vægt på ansøgerens svar og eventuelle opfølgningsspørgsmål, han eller hun måtte have for dit firma, arrangementet eller dets mål.
Gode planlæggere vil lede dig gennem en diskussion for at lære om dit arrangements overordnede mål, tidslinje, budget, gæstetælling og personlige præferencer. Gode planlæggere vil stille dig spørgsmål om din organisation og lære om dine mål og dit særlige arrangement. Se efter disse tegn, når du interviewer for at finde kandidater, der skiller sig ud fra resten.
Selvom det ikke altid er muligt at møde nogen personligt under den første runde af interviews, især hvis dit program er ude af byen, kan dette være et afgørende skridt i at vælge den rigtige planlægger eller producent til din begivenhed og virksomhed.
Ansigt til ansigt møder giver indsigt ud over en planlægger ekspertise eller erfaring i hans eller hendes rapport med teamet i din virksomhed, der vil hjælpe med at skabe denne begivenhed-du vil vælge en kandidat, som ikke kun har en god track record for producerer kvalitetsbegivenheder, men også en, der kommer sammen med dit team.
Indsnævre muligheder og valg
Det er ikke godt nok at gå på dit tarminstinkt, råd fra dine venner eller endda kollegaer og kollegaer eller det personlige møde alene - dette er din begivenhed, og dit navn og dit omdømme vil være forbundet med det - du vil skal også kontrollere dine kandidaters referencer. Sørg for at bede om navne på klienter kandidaterne har arbejdet med tidligere, men også grave ind i hver planlæggers historie for at finde begivenheder, som han eller hun måske ikke har nævnt. Du kan måske finde ud af, at han eller hun har ramt nogle begivenheder med en bestemt kunde, der ikke gjorde ikke gøre hans eller hendes CV.
Når du har bekræftet, at en kandidat kommer godt ud med din virksomhed, demonstrerer ekspertise på området og har en ret god forståelse af det arrangement, du vil producere hos ham eller hende, er det tid til at indsnævre dit valg til en og lytte til hans eller hendes ideer om arrangementet. Baseret på dine mål og ideer vil en god arrangementplanlægger præsentere dig med en plan, der vil hjælpe med at nå dit tema. Hvis det er en privat aften og aftensmad for en intim gruppe mennesker, skal planlæggeren komme til dig med ideer, der omfatter mange af detaljerne for dit program.
På dette tidspunkt bør arrangementplanlæggeren præsentere dig med ideer, der får dig til at føle, at de har taget dit budget og fordoblet dets værdi. Det skal være tydeligt i den måde, de pitcher deres vision for din begivenhed.
Sammenligning af dit budget til eventplanlæggeren
Baseret på dine eventmål er det muligt at skabe en generel fornemmelse af, hvor meget det vil koste for forskellige elementer i dit program, som varierer afhængigt af den type begivenhed, du er vært for, og hvad den indeholder. Mange mennesker, der organiserer en begivenhed for første gang, har tendens til at falde i fælden, hvis de ønsker at planlægge en champagnebegivenhed på et ølbudget, hvorfor mange vil henvende sig til deres eventplanlægger for at få hjælp.
En ideel kandidat vil tage det budget, du præsenterer dem og gøre det til noget magisk, men disse ideer kommer til en pris, og det er vigtigt for dig at bede planlæggeren om at oplyse alle hans eller hendes omkostninger og potentielle kilder til, hvordan disse gebyrer vil blive dækket og inkorporeret i det overordnede budget- arrangement planlægger gebyrer varierer fra planlægger til planlægger eller arrangement selskab til arrangement selskab.
Afhængigt af arten af din begivenhed bliver du bedt om at levere indskud, papirarbejde og kontrakter til arrangementsplanlæggeren og de arrangementer og tjenester, de tilbyder. Det er en helt acceptabel måde at håndtere forretninger på, men det bedste råd på dette tidspunkt er at søge professionel rådgivning og aldrig underskrive en kontrakt, som ikke er blevet gennemgået af din egen advokat - især når man beskæftiger sig med privatpersoner, der måske ikke har den samme ressourcer hos et stort firma.
Bliv hos din planlægger og vær forberedt på brand og rehire
De fleste dårlige historier, der sker i forbindelse med arrangementplanlægning, er normalt et resultat af manglende opfølgning. Hændelsesplanlægning kræver en effektiv koordinering af logistik og udsættelse af disse til en tredjeparts person kan komme igen, hvis den eventplanlægger du har ansat, ikke er fuldt ansvarlig for virksomhedens mål og mål for arrangementet.
Af denne grund skal du som ansættelsesleder arbejde tæt sammen med planlæggeren eller producenten for at sikre, at alle dele af produktionen slukkes uden at være i stand til at sikre, at lokaler og leverandører er klar til arrangementet for at sikre, at der er foretaget betalinger til hver leverandør før og efter. Det er ikke at sige, at de fleste begivenhedsplanlæggere ikke leverer på deres lovede tjenester; det betyder simpelthen du bør sørge for, at logistik er blevet bekræftet.
Hvis alt går som planlagt, har du en vellykket begivenhed og en fremragende eventplanlægningsressource til fremtiden, men hvis planlægningsprocessen ikke løber glat for de tjenester, der er aftalt skriftligt, er det vigtigt at se om projektet er en god pasform med planlæggeren.
Selvom det er rimeligt at være tålmodig og arbejde igennem logistik og eventuelle potentielle misforståelser undervejs, hvis du ikke modtager de tjenester, du ønsker, så skal du være parat til at have nogle seriøse diskussioner. Hvis du skal være, være klar til at slukke en dårlig planlægger og altid have en sikkerhedskopi.