På grund af alt dette har mødeplanlæggere brug for en fast forståelse af cateringnumre for at sikre fødevarekvaliteten og undgå straffeafgifter. Nedenstående er de fremtrædende figurer og vilkår, der bliver bekendt med.
Estimeret antal
Det er antallet af gæster, du oprindeligt bygger dine eventudstillinger rundt. Der er ingen reel forpligtelse med det anslåede antal, da det er mere af et "arbejdsnummer" der bruges til at estimere omkostninger og bemandingsbehov.
Forventet tæller
Det forventede antal er indsendt to eller tre uger før en begivenhed. Det repræsenterer et mere nøjagtigt antal forventede gæster, og det er bundet kontraktligt til det endelige antal. Hver cateringvirksomhed har egne politikker for forventede tæller, men generelt skal den ikke afvige med mere end 15% af det endelige antal.
Endelig antal / garanteret antal
Det er antallet af gæste måltider, du vil betale for, og det repræsenterer også antallet af pladsindstillinger, som cateringholdet vil sætte ind i rummet.
Eventuelle ændringer af dette nummer efter forfaldsdagen kan medføre sanktioner eller forsinkede gebyrer. Det er således vigtigt, at planlæggeren sætter en RSVP-dato, der falder inden garantifristen.
Dropprocent
Der er to vinkler at slippe procentdele. Den første er beregnet ved catering for at se, hvor meget af dit endelige antal er faldet fra dit forventede antal.
Hvis procentsatsen er for stor (over 20%), kan der udstedes et gebyr for dækning af udgifter i forbindelse med personale- og leveringsordrer. Planlæggere bruger dropprocenter til at estimere, hvor mange "no-shows", der kan forventes. Et fald på 2% er gennemsnitligt for betalte eller billetmæssige begivenheder. At gennemsnittet kan klatre over 5% for begivenheder, der er gratis. Som du kan forestille dig, er deltagerne mere tilbøjelige til at vise, når de har penge investeret i en begivenhed.
Måltider
Nogle planlæggere tilbyder mere end én entré til formelle måltider, og dette skaber et andet beregningskrav. Hoteller og banketcentre vil ikke sidde fast og gætter på hvor mange gæster der vælger bøf eller kylling, så det er op til planlæggerne at få nøjagtige tæller af hvert valg gennem deres RSVP-system. På begivenhedsdagen skal hver deltager få et farvet måltidskort, som de kan placere på bordet, så serverne ved automatisk, hvilken skål de bestilte.
Drikke billetter
Eventplanlæggere kan bruge drikkebilletter til at kontrollere omkostningerne ved at køre en åben bar. Det opnås ved at give hver gæst en eller to drikke billetter ved registrering. Bartenderen accepterer billetterne i bytte for en drink, og gæster, der vælger at drikke ud over deres billetpris, kan betale kontant. En ting at bemærke om drikke billetter er, at lokalet vil opkræve dig den højeste pris drikke per billet.
Af denne grund er det fornuftigt at bruge dette system med en øl- og vin- eller husbar, da valgene vil blive prissat tættere sammen.
Arbejde med systemet
I sidste ende er det op til arrangøren at give præcise tæller til cateringafdelingen. De planlæggere, der ignorerer politikkerne og deadlines udstedt af deres udbyder, kan ende med at betale mere, end de skal i form af sanktioner og andre gebyrer. Den bedste måde at undgå dette på er at læse cateringpolitikken før planlægningen af arrangementet. Efter denne ene enkle regel vil du hjælpe dig med at vælge de mest passende datoer og omkostninger for at videregive til gæsterne.