Lærdomme, der lærtes i planlægningen og udførelsen af Y-MEs morsdagshændelser
Særlige arrangementplanlæggere - især dem i nonprofit verdenen - ved at organisere en udendørs fundraising begivenhed er en god idé. Disse typer af begivenheder, som andre community fundraising ideer, kræver, at planlægningen for næste års begivenhed begynder umiddelbart efter årets fundraising begivenhed konkluderer. Det er vigtigt at debriefe arrangementet og diskutere, hvad der gik godt, og hvad der kunne forbedres, mens arrangementet stadig er frisk i holdets sind.
At diskutere succeser og forbedringer sikrer, at disse funktioner kan inkluderes eller forbedres til næste års begivenhed. En sådan proaktiv planlægning tilføjer også værdi for sponsorerne. Og uundgåeligt håber alle vellykkede samfundsgange at vokse og udvide fra år til år.
Det er vigtigt at holde fokus på det primære mål at holde sådanne arrangementer: fundraising. For de begivenhedsplanlæggere, der tidligere har haft en fællesskabsgange, sker en af de vigtigste tidspunkter for planlægning faktisk efter afslutningen af gangen. For at lære om de mange aspekter af planlægning og gennemførelse af en community fundraiser tur, vil vi få et bag-scenes kig på Mother's Day Event hostet af Chicagos Y-ME Breast Cancer Organization.
Y-ME Mors dag Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME blev grundlagt af to brystkræftoverlevende i 1979. Den non-profit var bedst kendt for sit flersprogede nationale brystkræft-hotline-program for brystkræftpatienter.
Programmet blev berømt som landets eneste 24-timers gratis hotline bemandet udelukkende af brystkræft overlevende, der er uddannet peer counselors. Men organisationen organiserede også en årlig fundraiser tur på mors dag, der støttede deres programmer og tjenester. Tilbage I 2007 rejste Y-ME mere end 7 millioner dollars med næsten 43.000 vandrere fra 12 byer.
I 2008 deltog 15 byer. Desværre lukkede Y-ME sine døre i 2012, men arven fra dets årlige fundraiser er fortsat et stort case studie for nonprofit eventplanlæggere.
Meget af Y-MES fundraising succes kan tilskrives en organiseret tilgang til planlægning og holde øje med de vigtigste mål først. Liz Klug, organisationens tidligere direktør for særlige arrangementer, havde dette efter deres rekordår i 2007: "Vi har en plan for forskellige tidspunkter under planlægningsprocessen. Så vi vil tage skridt til at fremme de mest kritiske punkter i tide for at sikre, at vi er succesfulde. For eksempel i en by, hvor vi måske er vært for en begivenhed for første gang, skal vi fokusere på at sikre, at vi har et godt sted og sted, hvor folk vil ønske at komme tilbage. På vejen kan vi fokusere på hvilke kaffebarer vi vil aflevere brochurer. "Lad os se på hvordan Klug og Y-ME eventplanlægningsholdet arrangerede en vellykket begivenhed.
Planlægning Trin 1: Analyse af numrene
Hosting en samfundspads eller lignende begivenhed kræver at samle flere forskellige bestanddelmål, men i sidste ende gør foreningen eller velgørenheden til arrangementet det for at indhente penge for deres årsag.
Derfor sker det første skridt i planlægningen af den næste begivenhed, når den aktuelle begivenhed slutter, og det meste af det pågældende arbejde omgiver "numrene".
"Vi kiggede nøje på tallene efter arrangementets afslutning," forklarer Liz Klug, "Vi sammenlignede hvordan vi gjorde dette år i forhold til det foregående [år]. Vi så på deltagerens oplevelse. Vi vurderede vores kategorier af sponsorering. Vi reagerede på eventuelle øjeblikkelige e-mails om begivenhederne. "Eventplanlæggere vil også tage øjeblikkelige skridt for at sikre, at alle involverede i årets arrangement fortsætter næste år.
Klug gravede også ned i detaljerne. I sine evalueringer så hun på alt fra antallet af frivillige, der deltog i mængden af distribuerede t-shirts. Hun ville så spørge, om hun havde brug for mere eller mindre for det næste år.
Planlægning af tidslinje
For dem, der organiserer en fundraisingskamp, er det vigtigt at vide, hvilke skridt der skal håndteres på forskellige tidspunkter.
De fleste nonprofits har ikke mange ansatte og frivillige udvalgs medlemmer til at drive eventets succes. Men planlæggerne erkender, at de skal sørge for, at de arbejder tæt sammen med byens borgmesterkontor og offentlige arbejder for at få arrangementet på den offentlige kalender.
Klug antyder, at det første skridt efter at have analyseret sidste års tal er at fokusere på virksomhedernes rekruttering. Hvis arrangementet ikke er et nyt program, er det vigtigt at få virksomhedsstøtten til næste års arrangement umiddelbart efter årets arrangement afsluttes. "Vi fokuserede på fornyelse af sponsorater, da vi afleverede arrangementets indpakningsrapport," siger Klug. Hun tilbyder også følgende højdepunkter for planlæggere, der er interesserede i at organisere en samfundsløb som en fundraising event:
- Identificer virksomhedsp sponsorer
- Udvikle walking teams programmer
- Bestem begivenhedsaktiviteter
- Begynd at gå rekruttering
- Afslut event logistik
- Hold arrangementet
- Hold en "tak" begivenhed
- Vurder og start efterfølgende begivenhed
Y-ME ville også ansætte et eksternt logistikfirma for at håndtere mange af sine logistiske krav. Men en af de mest nyttige var at gennemføre et online registreringssystem.
Online registrering system succes
Y-ME har hurtigt lært om vigtigheden af at bruge internettet til online registrering og har siden stærkt foreslog anvendelse af teknologien til online registrering og fundraising.
De investerede i et online indbyrdes forholds management system til at fungere som deres 2003 race hjemmeside. Denne type system tjener som en personlig hjemmeside for frivillige til at foretage personlige appeller til donationer og andet engagement. Den indfanger oplysninger i en enkelt database og fungerer som et værktøj til at gå holdkaptener for at opmuntre deres medlemmer.
Online deltagere steg fra 4.000 til 11.594. Online donationer steg fra 5.000 til 19.650. Y-ME-teamet troede, at det bidrog til at nå et mål på 2,35 mio. $, Og som en bonus reducerede teknologien administrationsomkostninger med omkring $ 20.000.
Et sådant system kan også tjene som et vigtigt kommunikationsværktøj, der gør det muligt for en organisation at følge op og fortsætte med at involvere bestanddele ud over selve løbedagen.
Race Day Timeline
Fællesskabets vandreture planlægges hyppigt om morgenen. Afhængigt af kompleksiteten af skiltning og placering kan opsætningen til begivenheden normalt begynde så tidligt som en uge forud for arrangementet, hvor de fleste aktiviteter sker et par dage før gangen.
Når Y-ME ville planlægge deres årlige fundraising arrangement, ville teamet typisk forsøge at begrænse det område, hvor de holdt gangen, så det ikke krævede en betydelig ressource tid til at udføre visse operationer opgaver som lukke gader. Deres tur var generelt ikke-konkurrencedygtig, så det hjælper også, at de ikke behøvede at overveje de nødvendige krav til et mere konkurrencedygtigt race miljø.
Tidsplanen for løbedag selv flydede normalt som følger:
- Event Planning Team Ankommer (2,5 timer før gåtur)
- Frivilligt Check-In (2 timer før gåtur)
- Sponsor Check-In og Setup (2 timer før gåtur)
- Tilmelding begynder (1,5 timer før gåtur)
- Startlinje opsætning (30 minutter før gang)
- Åbningsceremonier (10 minutter før gåtur)
- Race begynder
- Main Stage Underholdning begynder (1 time efter gåtur begynder)
- Officielle Main Stage Bemærkninger (efter afsluttende gang, med 1,5 timers mark)
- Program Officielt Slutter (3 timer efter at gangen er gået)
- Begivenhedsopdeling Begynder (efter en officiel afslutning)
Tips til planlægning af en fælles gåtur eller kørsel
For de organisationer, der er interesseret i at holde en samfund gå eller løbe for første gang, tilbyder Klug flere forslag, der kan hjælpe med at sikre en vellykket begivenhed .
- Start med varme ledere, herunder velforbundne frivillige, sponsorer eller store hold. Definer målbare resultater.
- Vurder konkurrentbegivenheder i din by / sted for at identificere deres bedste praksis og forbedringsområder.
- Arbejde med byens borgmesterkontor og parkområder for at diskutere krævede tilladelser og din eventlogistik: tid, placering, antal deltagere. Sørg for at du er forberedt på disse møder.
- Forstå dit budget og sørg for at holde driftsomkostningerne til 25-30% for en ny begivenhed. Nogle velgørende organisationer vil stræbe efter 15-20% af de samlede udgifter.
- Sikre sponsorer til at absorbere 100% af driftsomkostningerne til din begivenhed.