Valg af den perfekte Keynote Speaker er om forberedelse
Sådan er det.
Råd fra en ekspert
Diane Goodman, formand for The Goodman Speakers Bureau, Inc. i Windsor, CT er en anerkendt industrileder i at levere professionelle og nationalt anerkendte højttalere og entertainere til firma- og organisationsbegivenheder. Hun er ekspertforfatteren bag Survive The Search: Hvordan Target & Vælg den bedste professionelle højttaler, en 12-siders primer til møde- og arrangementplanlæggere.
Goodman strukturerede vejledningen som en tjekliste over nyttige tips og spørgsmål, som begynder og erfarne mødeplanlæggere, bør adressere internt før de når ud til en leje eller vælg en højttaler.
Hvad skal du gøre, før du vælger en Keynote Speaker
Først og fremmest, som med enhver begivenhed, er forhåndsplanlægning altid hjælpsom, og til tider kritisk, at lande den bedste højttaler til dit arrangement. Det er meget lettere at sikre de bedste højttalere ved at planlægge mindst seks til 12 måneder før arrangementet.
Faktisk var normen for booking af en professionel eller kendt højttaler som et år. Det er selvfølgelig ikke altid rimeligt eller realistisk, og i dag er reservationer kun kendt for kun at ske et par måneder i forvejen. Men hvis du kan hjælpe det, skal du ikke forlade dig i panik i løbet af krusetiden. Du vil gerne takke dig selv senere.
Så for at være forberedt nok til at starte keynote-højttalersøgningen, rådgiver Goodman følgende trin på hver begivenhed og mødeplanlæggerens indledende interne tjekliste:
- Bestem mødelogistik / planlægning
- Forstå publikum
- Indsamle målsætningen
- Definer højttalerens forventninger
- Benchmark succes
Først når disse opgaver gennemtænkes (og måske andre, der er specifikke for din begivenhed eller møde), skal du begynde at søge efter hovedtaleren. En keynote-højttaler kan spille flere forskellige roller til en konference eller et møde. Har dit møde en virksomhedsspecialist eller vil din målgruppe blive bedre betjent af en inspirerende eller motiverende højttaler? Gennemgå denne tjekliste giver ikke kun en bedre ramme, hvorfra du kan gennemføre din højttalsøgning, men det sparer tid på back-end for at få intern godkendelse på dit første valg af højttaler.
Hvad skal man gøre under Keynote Speaker Search
Når du har kendskab til den konceptuelle retning af mødet, får du en bedre oplevelse at finde en passende hovedtaler. Hvor de fleste begivenhedsplanlæggere sidder fast ligger ikke i selve søgnings- og udvælgelsesprocessen, men snarere i forhandlingerne om keynote-højttalerafgifter.
Professionelle keynote-højttalere med en offentliggjort bog kan drive virksomheder på op til $ 10.000 til $ 20.000, ikke inklusive rejseomkostninger til en begivenhed. En New York Times mest solgte forfatter kan derimod indsamle så meget som $ 40.000 pr. Talegang. Mens disse tal kan føle sig ekstraordinært høje for begivenhedsplanlæggere, der er nye til keynote-højttalerrummet, skal du nærme sig gebyrerne relativt. Hvordan sammenligner højttalerens gebyr med at sige omkostningerne til den morgenmorgenmad eller det antal personer, der forventes på mødet?
Bundlinjen
Fordi begivenhedsplanlæggere tjener som internt og eksternt ansigt på forretningsmødet, vil denne type struktureret tilgang til højttalervalg hjælpe med at opnå de nødvendige interne godkendelser til et budget samt at flytte et program fremad.
Ved planlægning af et møde har en af to scenarier tendens til at forekomme: Forretningsmødet er godkendt uden indhold, eller forretningsmødet er ikke godkendt uden bekræftet indhold.
Goodmans tilgang anbefaler, at begivenhedsplanlæggere skal have en grundig forståelse for mødet, hvem der skal deltage, hvilke meddelelser der meddeles, hvilken type højttaler der er behov for, og hvad der har fungeret tidligere.
Disse trin kombineret med en vis planlægningsfleksibilitet og forhåndsplanlægning vil resultere i et vellykket program.