Udover skatteplanlægning er december også på tide at afslutte regnskabsårets lønseddel og udarbejde det nye lønningsår. Her er et par påmindelser, der hjælper dig med at lukke din lønning for dette år og gøre dig klar til næste års lønningsafgift
Medarbejder W-4 Formular - Medarbejdernes tilbageholdelsesbevis
Medarbejdere kan udfylde W-4-formularer til enhver tid, og slutningen af kalenderåret er en god tid til at minde dem om at gennemgå deres W-4 for at sikre, at oplysningerne er korrekte, og det beløb, de ønsker tilbageholdt fra føderale indkomstskatter, er nøjagtigt .
Hvis din stat kræver indkomstskat, skal medarbejderne også kontrollere deres stats indkomstskat tilbageholdelsesskema for ændringer og tilbageholdelsesbeløb. Bare en påmindelse om, at medarbejdere kan ændre deres W-4-formularer så ofte som de vil gennem hele året, selvfølgelig ikke mere end en gang for en enkelt lønseddel.
Ikke-medarbejder W-9 Formular - Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering
En W-9 form er ligner W-2-formularen, men det er for ikke-ansatte. W-9-formularen bruges til at verificere personens adresse og skatteidentifikationsnummer. Skat ID-nummer er den mere vigtige information, fordi IRS bruger dette til at matche 1099s indgivet af skatteydere med 1099s indgivet af arbejdsgivere.
Bestil W-2 Forms og 1099-MISC Forms
Hvis du sender dine egne W-2-formularer (årsskatteoversigt for medarbejdere) og 1099-MISC-formularer (årsskattesammendrag for uafhængige entreprenører), er det nu på tide at bestille formularer for dette skatteår.
Hvis du har en lønningstjeneste, skal du kontrollere, at de har det, de har brug for til at forberede disse formularer i januar. Husk, at W-2-formularer og 1099-MISC-formularer skal indsendes til enkeltpersoner inden udgangen af januar.
Du kan få W-2 formularer fra kontorforretningsbutikker, eller fra IRS. Du kan ikke bruge en W-2-formular, du downloader fra internettet, fordi det røde blæk på Copy A er specielt og ikke kan kopieres.
Du skal bruge den officielle formular.
Læs mere om W-2s og 1099s
Bekræft medarbejdernavne og Social Security Numbers (SSN'er)
Før du udarbejder W-2-formularer, skal du kontakte Social Security Administration for at være sikker på, at medarbejdernavne og Social Security Numbers matcher og er korrekte. Se SSAs sektion for Business Services Online for mere information.
Bekræft ikke-medarbejderoplysninger, inden du sender 1099-MISC-formularer.
Inden du sender en ikke-medarbejder, skal du som en entreprenør eller virksomhed, som du har betalt, bekræfte skatte-id-nummeret for den pågældende person. Som nævnt ovenfor skal du sende en W-9-formular for at få adressen og skatte-id-nummeret.
Andre årsskatopgørelser
- Vær sikker på medarbejderlønnen registreres i det korrekte år. Brug af regnskabskonceptet med konstruktiv kvittering som den dato, hvor personen har ubegrænset adgang til midlerne, er, hvad der tæller. Så så sæt løn i det korrekte år ved at bruge lønsedelsdatoen. Hvis du betaler medarbejderløn for den sidste uge i december, men lønsedlen er dateret i januar, tæller denne indkomst til januar. Undtagelsen er, hvis du af en eller anden grund forvalter løn i december for lønmodtagere til løn, de skylder i januar. Læs mere om timing af medarbejderlønninger ved årets udgang samt andre indtægts- og omkostningstidsudstedelser.
- Bestem, hvordan du vil beskæftige sig med lønmodtagere, der ikke har været indbetalt i lang tid. Du skal gøre en oprigtig indsats for at finde medarbejderen (brug certificerede breve, så du kan vise, at brevet ikke kunne leveres). Hvis du ikke kan finde medarbejderen, er du pålagt i henhold til lovgivningen at veksle uindbetalte lønsedler til din statlige indtægtsafdeling. De vil fortsætte med at arbejde for at finde den enkelte. Du skal også oplyse lønsumsansvaret for den ikke-indbetalte lønseddel i dit regnskabssystem. Den måde, den håndteres på afhænger af sandsynligheden for, at medarbejderen vil kontrollere kontoen.
- Bestem skattepligtige beløb for medarbejder W-2'er for visse fordele, herunder procentsatser til personlig brug af firmakøretøjer og mobiltelefoner af ejere og ansatte samt arbejdsgiverbetalt uddannelsesudgifter, som kan være skattepligtige. Tjek med din skatterådgiver om rapporteringskravene til disse fordele.