Betalinger til ikke-ansatte skal indberettes til IRS, men normalt kræves der ingen tilbageholdelse af indkomstskat for disse betalinger. Men i nogle tilfælde kræves backupholding. Hvis du skal tage backuphold fra ikke-ansatte, skal du rapportere betalingerne og tilbageholdelsen.
IRS Form 945 bruges til at rapportere om føderale indkomstskatter tilbageholdt fra ikke-ansatte, specielt backup tilbageholdenhed. For det første vil jeg give dig baggrunden for at forklare, hvornår Form 945 er nødvendigt, så viser jeg dig, hvordan du udfylder denne formular, og hvordan, hvornår og hvor og hvornår skal du sende det.
Tilbageholdelse af indtægtstyper
IRS kræver, at du afholder indkomstskatter fra medarbejderindtjening, men der er også andre typer betalinger, som din virksomhed kan gøre, der kræver, at du tilbageholder indkomstskatter og rapporterer og betaler disse skatter til IRS. IRS kalder disse "non-payroll indkomstskat tilbageholdenhed."
De typer af betalinger, der kræver tilbageholdelse, omfatter:
- pensioner
- Gambling gevinster og indiske spil overskud, og
- Betalinger underlagt backuphold .
Tilbageholdelse af disse betalinger er rapporteret på IRS Form 945 : Årlig tilbagebetaling af tilbageholdt føderal indkomstskat
Backup tilbageholdelse for ikke-ansatte - En introduktion
For det første en forklaring på føderale indkomstskatter for ikke-ansatte.
Disse personer betales af din virksomhed for ydelser, de udfører som uafhængige entreprenører. Fordi de ikke er ansatte, er du ikke forpligtet til at tilbageholde føderale indkomstskatter fra beløb, du betaler dem.
Men du skal give disse personer en 1099-MISC-formular i januar efter det år, hvor de arbejdede for dig.
(1099-MISC er som en W-2 for medarbejdere.) For at forberede 1099-MISC skal du få personens føderale skatte-id-nummer. For at få dette nummer skal du have personen udfyldt en W-9 formular med skat ID-nummer.
Men hvad nu hvis en persons skat ID-nummer mangler eller er forkert? Derefter siger IRS at du skal tilbageholde skat fra de betalinger, du foretager til denne person i løbet af året, ved hjælp af en proces, der hedder backup-tilbageholdelse. Forholdet er for tiden 28%.
Du behøver ikke starte backup tilbageholdelsen, indtil du er underrettet af IRS.
Her er et eksempel på, hvordan backupholding og Form 945 fungerer:
Du har haft en ny freelance webdesigner, der arbejder for dig sidste år som en uafhængig entreprenør, der fortsætter ind i dette år. Da hun startede, anmodede du om en W-9-formular, men du modtog det aldrig.
Inden for IRS har du sendt en meddelelse om, at backup tilbageholdelsesbetalinger skal foretages.
Hvad skal man gøre:
1: Underret arbejdstageren om, at du vil tilbageholde indkomstskatter fra betalinger.
2: Procesbetalinger for den pågældende medarbejder til at inkludere backup tilbageholdenhed til den nuværende sats, 28 procent.
3. Medtag tilbageholdelsesoplysningerne på personens betalingsstub.
4: Indsend backupbeløbet beløb (se nedenfor). Du behøver ikke at tilbageholde Social Security eller Medicare skatter fra disse betalinger.
5. Lav periodiske betalinger af beløbet tilbageholdt til IRS.
6. Giv personen en 1099-MISC- formular i januar det følgende år. 1099-MISC vil indeholde den samlede backup tilbageholdelse for året.
7. Rapportér den samlede backup tilbageholdelse for alle ikke-ansatte på Form 945 senest 31. januar det følgende år.
Afslutning af formular 945
Formular 945 er et årligt afkast, der viser alle de føderale indkomstskatter, du har tilbageholdt under reservekravskrav fra alle ikke-ansatte / frilansere.
Oplysninger, du skal rapportere på Form 945, omfatter:
- Alle føderale indkomstskatter tilbageholdes fra alle personer, der er underlagt backuphold.
- Samlet backup tilbageholdenhed beregnet til total løn for alle individer gange 28%. (Dette er den tilbageholdte tilbageholdelsesfrekvens, det beløb du skal betale for IRS).
- Samlede indskud foretaget i løbet af året.
- Balance forfald eller overbetaling.
Hvis du betaler mere end $ 2500 i reservekrav i løbet af året, skal du nedskære det samlede beløb for at vise den månedlige skatteforpligtelse (dvs. det samlede beløb, der er betalt tid 28%).
Hvornår skal du File Form 945 og foretage backup tilbageholdende betalinger
Formular 945 indleveres til IRS samtidig med, at du sender filen W-2 formularer og 1099-MISC-formularer - senest den 31. januar det følgende år. Se denne artikel for de specifikke rapporteringsdatoer for indeværende skatteår.
Sikkerhedskopiering af tilbageholdelsesbetalinger foretages i samme tidsplan som tilbageholdelse for medarbejdere ved hjælp af reglerne for at afgøre, om der skal foretages indbetalinger hver uge eller månedligt.
Hvis du sender Form 945 via post, hvor du sender det, afhænger det af, om du foretager en betaling. Se diagrammet i vejledningen til Form 945 for at vælge den rigtige adresse.
Afsendelse af formular 945 og backup tilbageholdende betalinger til IRS
Du kan sende Form 945 til IRS'en ved hjælp af e-filsystemet.
Du kan foretage backup tilbageholdelsesbetalinger til IRS'en elektronisk ved hjælp af EFTPS-systemet. IRS har også andre muligheder for at betale disse skatter; Se denne artikel om Betalinger.
Hvis du bruger skatforberedelsessoftware eller en skatforbereders ydelser, kan du sende Form 945 og foretage indskud af backup-tilbageholdelse sammen.
Mere om Backup Retention og Form 945
- Se vejledningen til formular 945 for yderligere information.
- IRS Skat Emne 307: Backup tilbageholdenhed
- IRS-publikation 1281: Backup tilbageholdende for manglende og forkerte navne / TIN'er