Hvilke offentlige arrangementsplanlæggere kan lære fra byen Chicago
Nabolagsorganisationer i byer på tværs af landet er vært for særlige offentlige og fælles begivenheder som udendørs festivaler, street messer og karnevaler. Mange af disse offentlige arrangementer - især de succesrige - bliver forventede festligheder og nogle gange et stolthed for værtssamfundet. Mens der er aspekter af begivenhedsplanlægning og udførelse , der deles på tværs af alle typer begivenheder fra bryllupper til virksomhedskonferencer , har offentlige arrangementer en tendens til at have deres egne behov og udfordringer. En af disse unikke offentlige arrangementsplanlægningsfaktorer arbejder med og modtager tilladelse fra offentlige myndigheder.
Nogle gange er den bedste måde at lære på, bare at hoppe lige ind. Andre gange er det værd at lære af lektioner og erfaringer fra andre. I dette tilfælde vil vi lære fra byen Chicago. Erfarne med at organisere omkring 350 specielle begivenheder i hele Chicago, har borgmesterkontoret for særlige arrangementer oprettet sin Special Events Resource Guide og Special Events Permit Package , som indeholder praktiske ideer, som andre byer kan ønske at indarbejde i deres fællesskabshændelser. Her er de bedste tips til planlægning af vellykkede fællesskabshændelser fra mesterne selv.
01 - Har en formel ansøgningsproces
I Chicago kræver kommunale kodeks organisationer, der ønsker at være vært for en fællesskabshændelse, for at indsende en formel ansøgning, der er i overensstemmelse med visse begivenhedsretningslinjer, såsom:
- Intet gebyr kan opkræves for optagelse (angiv et donationsbeløb)
- Fødevareleverandører skal have licens og have certificering
- Alkoholforhandlere skal være licenseret (kun øl og vin)
- Merchandise-leverandører skal have licens
- Chicago Transit Authority skal meddeles
At have en formel ansøgningsproces for offentlige og samfundsmæssige særlige begivenheder kan reducere arbejdsbyrden og strømline godkendelser, hvilket er en win-win for alle.
02 - Kræv en særlig begivenhedstilladelse
Udover begivenhedens ansøgningsproces kræver byen Chicago også, at arrangørerne indsender en særlig begivenhedstilladelsesansøgning, som har sine egne krav som:
- Ansøgningen skal indsendes mindst 45 dage før arrangementet
- Ansøgninger skal være notarized
- Arrangørerne skal udarbejde et certifikat for forsikring for 1 million dollars i kommerciel generel ansvar, der navngiver City of Chicago som en ekstra forsikret
Selv om det i første omgang ser ud til, at Chicago simpelthen skaber et par bureaukratiske hoops til at springe igennem når det kommer til samfundshændelser uden at gøre applikationerne for vanskelige, har byen sikret, at alle offentlige arrangementer opfylder deres krav - mange af som vedrører sikkerhed.
03 - Kræv en begivenhedskort med tilladelsesprogram
Som en del af en særlig begivenhedstilladelsesansøgning skal arrangørerne indsende et arrangementskort, der identificerer gadeafslutningsområder og omflytningsplan. Det bør overveje offentlige garagepladser, indkørsel til indkørsel og brandplads. Omkørselsskilt og barrikader skal overholde byens krav, og arrangørerne er forpligtet til at få disse forsyninger direkte. Følgende punkter tages i betragtning ved udstedelse af tilladelse:
- Offentlig sikkerhed
- Nærhed af en anden begivenhed i området på samme tid
- Tidligere udstedelse af tilladelse til en anden begivenhed på samme lokalitetskort
04 - Kræver Tent og Canopy Permits
I Chicago kræver telt eller baldakin, der er større end 240 kvadratmeter ved offentlige arrangementer, tilladelser fra byen. Hvis der er større end 600 kvadratmeter, skal tegninger stempeles af en autoriseret arkitekt eller konstruktionsingeniør, og afgangs- og beredskabsplaner, herunder skilt og belysning, skal indsendes. Hvis størrelsen overstiger 4.000 kvadratfod, skal tilladelsesanmodningen indgives af den virksomhed, der er ansvarlig for opbygningen af strukturen. Denne proces sikrer, at sikkerhedsforanstaltninger tages alvorligt.
05 - Kræv partnerskaber med offentlige sikkerhedsembedsmænd
Særlige arrangementer i Chicago skal involvere både politiet og brandvæsenet. Arrangørerne skal mødes med politibetjent (og / eller hans eller hendes repræsentant) for at løse problemer som en trafikbane for nødkøretøjer, sikkerhedsplaner og udpeget kommandostyring ved arrangementet. Arrangørerne bør udpege en person, der vil fungere som en forbindelse til politimyndigheden, brandvæsenet, gaderne og sanitetsafdelingerne, kontoret for særlige arrangementer og andre. Det vil hjælpe med at have en vidende og erfaren person på dit team, der tjener som koordineringspunkt for alle disse offentlige afdelinger.
06 - Angiv en tjekliste for brandsikkerhedskode
Festival og udendørs arrangement arrangører i Chicago leveres en tjekliste og kræves for at opfylde visse krav til brandsikkerhedskode, herunder:
- Telt skal være lavet af brandhæmmende materiale (certificering er påkrævet)
- I brandskabine er der brug for brandslukkere
- Midlertidige siddepladser skal rumme 5 til 14 personer (maksimum)
- Midlertidige siddeganger skal være mindst 36 tommer
- Brændbare væsker må ikke opbevares i telt, baldakin eller kabine
- Affald må ikke ophobes
- Elektriske ledninger skal tapes ned, og flere udtag anbefales
- Brandbaner til nødkøretøjer anbefales (10-fods brandbane)
- Grundlæggende HLR og førstehjælpskurser anbefales til medarbejdere
Erfarne eller nye offentlige arrangementsplanlæggere både sætter pris på en god tjekliste.
07 - Sørg for sikker fødevarehåndtering
Byen Chicago kræver, at sælgerne deltager i en klasse af Department of Health, inden de indsender ansøgninger. Endvidere skal sælgerne få en Summer Festival Sanitation Training and Certification (tilbydes af Illinois Restaurant Association). Sundhedsofficeren, der afgør, om en leverandør vil få tilladelse til drift, opretholder beføjelsen til at suspendere enhver tilladelse til enhver tid.
Byen skitserer detaljerede regler for mad, containere, etiketter, fødevarebeskyttelse, personlig hygiejne, fødevareudstyr, affald, kabinebyggeri og giftigt materiale. Det kræver også, at leverandører skal deltage i et obligatorisk sanitetsseminarium.
På en relateret notats særlige begivenhed skal der modtages licenser fra licenser 20 dage før arrangementet.
08 - Har en plan for kontraherende bytjenester
Offentlige eller private entreprenører skal ansættes til en række tjenester, herunder udstationering af ingen parkeringsskilte , tilvejebringelse af barrikader, bugsering, affaldsdrummer, genbrugs-tromler, linjer, fejning, affaldssamling, elektriske tjenester og / eller lydudstyr. I Chicago er Department of Streets and Sanitation tilgængelig for at yde sådanne tjenester på et timebaseret gebyr, der er planlagt ud fra ekspertise.
Endvidere kræves der et genbrugsprogram som en del af pakken med særlig begivenhedstilladelse i Chicago. Med stigningen i grønne begivenheders popularitet er det ikke en dårlig idé!
09 - Kræv dyre tilladelser
Hvis dyr er involveret i begivenheden på nogen måde, kræver byen Chicago, at navnet på en lokal dyrlæge, der vil være til stede på arrangementet, skal indsendes med begivenhedsansøgningen. Denne person vil være ansvarlig for at sørge for eventuelle syge eller sårede dyr. Desuden kan Kommissionen om dyrepleje og kontrol inspicere dyr, inden de anvendes i offentlige aktiviteter.
10 - Administrer begivenhedsskiltning og kampagner
Offentlige arrangementarrangører i Chicago har mulighed for at få yderligere eksponering for hændelser med lyspolebannere. Naturligvis håndterer byen disse anmodninger, der kræver, at arrangørerne gennemfører en ansøgning om banneretilladelse, der indeholder en kopi af den foreslåede bannergrafik, datoen for arrangementet og andre væsentlige aspekter af anmodningen. Institut for gader og sanitet forvalter disse typer af anmodninger.