God skatteoptagelse kan være den vigtigste rekord, du holder for din virksomhed. Internal Revenue Service (IRS) kræver, at du opbevarer visse skatteoplysninger for bestemte tidsperioder og andre poster for forskellige tidsperioder. Du vil ikke have skatte tid til at rulle rundt og nødt til at få panik, fordi din virksomhed ikke har sine skatteoplysninger i rækkefølge. Skattejournaler i uorden kan koste dig fradrag, og hvis du vil blive revideret, kan det medføre et problem og koste penge. Når alt kommer til alt, vil du få alle de fradrag du kan og være i stand til at sikkerhedskopiere dem.
Her er otte tips om, hvad skattejournaler skal holde, hvordan man holder dem, og hvor længe de skal holde dem:
01 - Opret et godt regnskabssystem
Din endelige skat afkast er et produkt af din gode rekordovervågning via dit regnskabssystem indenfor internettet.
02 - Bevisbyrde for erhvervsbeskatning
Når du foretager en post, som indkomst, udgifter og fradrag på din selvangivelse, har du det, der er kendt som bevisbyrden for dem. Du skal kunne bevise, at du har ret til visse fradrag og udgifter for at være berettiget til at tage dem som fradrag.
Hvordan etablerer du bevis? Gennem god registrering, selvfølgelig. Hvis du har dokumenter, der understregede disse fradrag og udgifter, har du opfyldt dine forpligtelser for at have bevisbyrden for IRS. Tag ikke fradrag eller krav på indkomst uden dokumentation for at bevise, at du har bevisbyrden.
03 - Kilde Dokumenter for Regnskabsskrifter
Kildedokumenterne for køb til dine virksomheder, som f.eks. Annullerede checks, kvitteringer, kassebånd og andre, er hvad du laver din regnskabsbogbog og journalposter fra. De er også din dokumentation for skattefradrag for din virksomhed, som du tager ved afslutningen af skatteåret. Kildedokumenter, der holdes ordentligt, kan tage dig en lang vej med god registrering.
De originale papirdokumenter skal opbevares med de store bogstaver, hvor du registrerer transaktionen. Som sikkerhedskopi skal ethvert kildedokument scannes i den korrekte computerfil i tilfælde af brand eller anden katastrofe og opbevares på et flashdrev.
04 - EFT og din virksomhedsbetalinger
Teknologi ændrer den måde, hvorpå vi driver vores virksomheder. I stedet for at skrive papirkontrol for transaktioner bruger vi ofte kredit- eller betalingskort eller elektronisk pengeoverførsel (EFT) til at betale regningerne. Hvordan sikrer vi os, at vi har de rette kilde dokumenter til IRS under disse omstændigheder?
Hvis du bruger enten EFT- eller kredit- / betalingskort, skal du bruge regnskabet udstedt af din bank som kildedokumenter. For EFT skal erklæringen vise følgende: Overført beløb, Betalingshaverens navn og Dato, hvor overførslen blev opført på kontoen af finansinstituttet. For kredit- / betalingskort skal opgørelsen vise følgende: Beløb opkrævet, Betalingshaverens navn, Transaktionsdato.
Bevis for betaling alene betyder ikke nødvendigvis, at du er berettiget til skattefradrag. Opbevar kreditkort og fakturaer for at underbygge dit krav på et fradrag.
05 - Daglig og månedlig oversigt over kontantindtægter og udbetalinger
Dine daglige og månedlige kontante kvitteringer og kontanter udbetalinger regneark er værd sin vægt i guld. Noget du savnede i dine regnskabsoversigter og tidsskrifter, sandsynligvis kan du finde det her. Igen skal du bruge dokumentationen til kilden. Udbetalinger som udgifter til telefon- og internetservice og for lastbil / autoudgifter kan her hentes som mulige skattefradrag.
06 - Vær opmærksom på din småkassefond
Eventuelle transaktioner, der udbetales fra børnefonden, skal behandles som kontantudbetalinger med et kildedokument. Nogle kan være fradragsberettigede .
07 - Arbejdstagerens skattelettelser
Arbejdstager lønning skatteafdrag er komplekse. Skattevejledningen fokuserer normalt på personlig skat, men denne artikel opsummerer de skattemæssige konsekvenser af arbejdstagerbeskatning. Hold usædvanligt gode rekorder for dine medarbejdere.
08 - Hvor lang tid skal du holde dine skatteregister?
I henhold til Internal Tax Code skal du opbevare dine optegnelser, så længe de måtte være nødvendige for administration af nogen del af skattekodeksen.
Hvis du har medarbejdere, skal du opbevare deres regnskaber mindst 4 år. For at være sikker skal du holde medarbejderposter i mindst 7 år. Hvis du skylder skat, skal du holde dine optegnelser i mindst 3 år. Hvis du ejer ejendomme, skal du holde dine optegnelser på det, indtil perioden for begrænsninger udløber for det år, hvor du bortskaffer ejendommen i en skattepligtig disposition. Hvis du ikke rapporterer indkomst, skal du rapportere, og det er mere end 25% af bruttoindkomsten på selvangivelsen. Hold dine optegnelser i 6 år.