Sporing af alle kontantudløb
Din bogholder eller revisor registrerer alle disse transaktioner i kontoudbetalingsjournalen, før du sender dem til generalforsamlingen, bogføringsbogholderen mv.
Dette gøres normalt månedligt. I nogle virksomheder kombineres kontante udbetalingsjournal med kontante kvitteringsjournalen og benævnes kassebogen.
Kontantbetalingsjournalen er et vigtigt redskab i cash management - virksomhedsejere kan bruge dette til at se, hvor meget kontanter der er blevet udbetalt, og hvor det gik, og beregne den procentdel, der gik til lagerbeholdningen i forhold til hvad der gik til at betale andre regninger. Kontantudbetalingsjournalen indeholder kontrolnumrene for de kontroller, der blev skrevet, hvorfor mange regnskabspakker henviser til journalen som et checkregister. Disse pakker har enten forudindstillede formularer til kontoudbetalingsjournalen eller let tilpasselige formularer, så de passer til dine behov.
Opsætning af kontante udbetalingsjournal
Kolonner opstilles for hver transaktion som følger:
- Dato
- Tjek nummer
- Forklaring
- Kontantkredit
- Anden kredit
- Konto debiteres
- Debitor debitering
- Anden debet.
Kontantbetalingstypekolonnerne kan være mere specifikke for arten af forretningen. For eksempel kan nogle virksomheder kun have brug for en kolonne for at registrere kontante beløb, mens andre har brug for ekstra kolonner for betalingskrav, rabatter modtaget kontantkøb mv. Der skal altid være en "anden" kolonne for at registrere beløb, der ikke passer ind i nogen af de vigtigste kategorier.
Opdatering af andre ledgers
Regelmæssigt, nogle gange dagligt, bruges linjeposter i kontante udbetalingsjournal til at opdatere datterselskaberne - dem, der er beregnet til at registrere bestemte typer regnskabstransaktioner. Hvis de fleste kontantbetalinger er til leverandører til kreditkøb, er datterselskabets ledger opdateret, såfremt de skal betales.
De generelle bogførerkonti opdateres månedligt ved hjælp af summen fra kontante udbetalingsdagbog. Hvis virksomheden bruger datterkontrolkonti til at understøtte de generelle regnskaber, er posteringer en del af det dobbelte bogføringssystem .
Udstationering Rabatter
Kontantbetalingsjournalen vil indeholde en modtaget kolonne, hvis der er kontantbetalinger til leverandører, der kan nyde rabat, måske for tidlig betaling. Således registreres fakturabeløbet sammen med den modtagne rabat og kontantbetaling. Kun de rabatter, der modtages, er kolonneoverskuddet opført i hovedbogen.
2 Bevis for udstationering
Bogføring og regnskab kan gøre brug af to procedurer i slutningen af en regnskabsperiode for at bevise, at oplysningerne på kontantudbetalingsjournalen er blevet korrekt overført til datterselskaberne.
- Summen af alle datterselskabsbalanceniveauer (hvis de fleste betalinger er til leverandører, henviser vi til leverandørkontosaldoen i den regnskabsførende hovedbog), der skal svare til balancen på datterbogbogens hovedkonto i hovedbogen.
- Hovedboksen skal være i balance, det vil sige, at de samlede debiteringer i hovedbogen skal svare til de samlede kreditter.