P2P forbinder indkøb til betaling af varer
Købet til betalingsprocessen, også kendt som P2P-processen, forbinder indkøb og hele forsyningskædeprocesserne inden for et firma gennem varekvitteringsprocessen og endelig til den betaling, der udstedes til sælgeren.
I de senere år har virksomhederne nøje undersøgt deres køb for at betale processer for at:
- Reducer den samlede forsyningskæde og lageromkostninger
- Frigøre nødvendige kontanter
- Forbedre driftsresultatet
- Gør bedre økonomiske beslutninger
Ud over at reducere de samlede forsyningskæden og lageromkostningerne kan forbedring af købsproceduren medføre en synlighed, der gør det muligt for ledelsen at få bedre kommunikation med sælgeren om, hvor varerne er i leveringsprocessen og betaling til sælgeren.
Indhold af køb til betalingsproces
Der er mange elementer til P2P-processen, som hver især er vigtige i den samlede proces. Processen begynder med indkøb af varer og slutter med betalingen til den valgte sælger.
Sourcing
P2P-processen begynder med indkøbsafdelingen, der bliver bedt om forskning og udvikling eller produktionsafdelingen for at finde en leverandør til en særlig vare eller tjeneste. F & U-afdelingen kan have udarbejdet en specifikation, hvor sælgeren skal udføre.
I nogle tilfælde kan varen være standard materiel, der er nødvendig til produktionsprocessen, og det kan kun kræve, at indkøbsafdelingen finder den bedste kvalitetsvare til den bedste pris.
Afhængigt af varen eller tjenesteydelsen kan indkøbsafdelingen udstede en RFQ-anmodning eller vælge relevante leverandører baseret på tidligere forhold.
Kontrakter
Når indkøbsafdelingen har valgt en egnet leverandør eller sælger, vil der være en kontraktproces, hvor leverandører og indkøbsafdelingen forhandler en kontrakt baseret på pris, betalingsbetingelser og leveringsplaner.
Indkøb
Når kontrakterne er underskrevet mellem virksomheden og sælgeren, kan købsordrer hæves og sendes til sælgeren. For at forbedre varenes leveringstider kan virksomheden sende indkøbsordren elektronisk i stedet for at sende eller faxe.
Ved at sende en elektronisk indkøbsordre kan oplysningerne indtastes direkte i leverandørens computersystem. For at sikre, at der er synlighed, skal leverandøren give selskabets fremskridt oplysninger som opdaterede leveringsdatoer og dokumenter som avanceret forsendelsesmeddelelse (ASN).
Godkendelse af varer
Efter forsendelsen af varerne fra sælgeren er det næste skridt for disse varer at komme frem til kunden . Varerne vil blive kontrolleret for at sikre, at mængden er den samme som indkøbsordren, samt at kontrollere varerne for skade og kvalitet.
Hvis der er noget problem med de modtagne varer, informerer kunden sælgeren, så enten varer kan returneres eller en rabat arrangeres.
Fakturering
Sælgeren kan fakturere kunden når som helst efter varens forsendelse. Ved at anvende en elektronisk faktureringsløsning kan P2P-processen strømlines, således at oplysningerne indføres i kundens betalingssystem.
Når varerne er modtaget, matchet med fakturaen og indkøbsordren, kan fakturabehandlingen påbegyndes.
Faktura behandling
I P2P-processen skal behandling af fakturaer foretages, så der opnås rabatter, der tilbydes af sælgeren. I den forhandlede kontrakt kan sælgeren tilbyde rabatter til betaling, der foretages af kunden, før betalingen forfalder.
For eksempel kan sælgeren tilbyde en fem procent rabat for betalinger foretaget mindre end ti dage efter modtagelsen af varerne.
Analytics
Som en del af P2P-processen skal en virksomhed have fuld levedygtighed over sine indkøbsudgifter. Konstant overvågning af udgiften vil identificere områder, der kan være en grund til bekymring, som f.eks. Leverandører, der øger priserne eller bedrageri.
En P2P-proces, der inkorporerer bedste praksis, kan spare virksomheder penge.
Dette bør omfatte begrænsninger på, hvad der kan købes uden for standard P2P-processen.
Ved at tillade ikke-standardkøb stiger forekomsten af unødvendige omkostninger, og politiisering af disse indkøb kan spilder ressourcer, der kunne spares, hvis den korrekte P2P-proces blev brugt.
Lær om Zelle for P2P.
Denne artikel er opdateret af Gary W. Marion, Logistik og Supply Chain Expert for Balancen.