Nogle begivenheder planlæggere føler en lindring på dette stadium, og endelig anerkendes eller fremmes til flere ledende roller for deres bidrag.
Men i mange tilfælde er det ikke nok at simpelthen planlægge og gennemføre en stor forretningshændelse. Forretningshændelser ses oftest som en investering for et bestemt formål, og arrangementplanlæggere bør forstå, hvordan man måler værdien af deres programmer.
Hændelsesmåling for investeringsafkast (ROI) eller afkast på mål (ROO) kan være nyt territorium for nogle planlæggere, men det er den type indsats, der vil bidrage til at udvide deres engagement og det samlede bidrag til en organisation, forklarer Tony Lorenz, tidligere CMM, Præsident for Chicago-baserede ProActive, Inc., et Freeman Company. ProActive er et strategisk og begivenhedsbureau, der fokuserer på erfaringsbaserede marketingtjenester. Lorenz er nu administrerende direktør i AlliedPRA.
Begivenhedsmåling Basics
De fleste begivenhedspersonale erkender, at måling af deres programmer varierer fra organisation til organisation. En grund til dette er, at forretningsmodellerne er meget forskellige mellem virksomheder, foreninger, nonprofits og andre.
Så hvad er nogle måder, som arrangementplanlæggere forventes at måle deres begivenheder?
Hvis en begivenhedspersonale arbejder på en finansiel side af en organisation, kan han eller hun forventes at måle arrangementet baseret på økonomiske besparelser. For eksempel, hvad er det samlede forhandlede besparelser for hotelværelser, mødelokaler, catering osv.?
Hvis en begivenhedspersonale arbejder på en virksomheds forretningsside, kan han eller hun forventes at måle arrangementet baseret på programmets bidrag til den overordnede forretningsplan. For eksempel organiserer et seminar som led i en samlet produktlancering, der involverer flere forretningsenheder.
Og næsten alle arrangementplanlæggere tager et kritisk kig på hvad der gik godt, og hvad der kunne forbedres i fremtiden. Er arrangementet kommet inden for budgettet ? Var klienten tilfreds med resultatet?
Og mens hver tilgang er bestemt en gyldig form for måling, har de en tendens til kun at fokusere på målinger på de mest taktiske niveauer. Arrangørerne i dag bør se på at etablere måder at gøre deres begivenhedsbidrag meget mere strategiske.
Strategisk Eventmåling
Lorenz forklarer, at mødet ROI kan ses i to forskellige dimensioner: på organisations- og deltagerniveauer:
- Organisationen kan se ROI ved at samle alle omkostninger og sammenligne dette med en værdi, som anslås af organisationen. Og så bestemmer de økonomiske fordele ved arrangementet. et organisatorisk niveau og på deltagerniveau.
- ROI på deltagerniveau kan måles på individuel niveau og estimerer værdien pr. Deltagerbasis.
ProActive anbefaler kunderne at følge en strategisk, kreativ proces for at påvirke begivenhederne, og Lorenz anbefaler at fokusere på måling af holdninger. Det er særligt effektivt til store begivenheder:
- Opdagelse. Opdagelsen skal ske tidligt i processen, så planlæggere kan involvere vigtige interessenter til i sidste ende at definere mødeindhold, højttalere mv. Planlæggere bør involvere centrale interessenter, der kan definere strategiske mål for både organisationen, der afholder arrangementet og mødelokalerne. Det kan opnås ved at bede dem om at gennemføre et kort, seks til otte åbne spørgsmål.
- Pre-Event Survey. Dette er tidspunktet, hvor møde- eller begivenhedsplanlæggeren kan definere nogle kvantificerbare foranstaltninger for ROI og ROO. Undersøg en bred prøve af inviterede til at identificere deres problemer, bekymringer og behov på flere niveauer. Dette vil hjælpe planlæggeren til at definere måle benchmarks for at møde deltagere.
- Pre-Meeting Core-7 Baseline. Dette trin giver måling til mødedeltagerens psykologiske og adfærdsmæssige opfattelser af de elementer, der blev identificeret under opdagelsen.
- Viden / forståelse ("Jeg ved")
- Meninger / opfattelser / overbevisninger ("Jeg er enig")
- Følelser / holdninger ("Jeg vil gerne")
- Evner / færdigheder ("jeg kan")
- Intentioner / engagement ("Jeg vil")
- Behaviors ("jeg laver")
- Virksomhedens resultater / virkninger - ROI ("Jeg leverer værdi")
- Møde Design. Med en forståelse af interessentmål og deltagernes opfattelser kan planlæggere nu definere nøglemål for mødet selv og hvordan disse meddelelser vil blive præsenteret. Hvilke slags præsentationer? Skal programmet indeholde interaktive workshops? Vil et handelshow gulv være nyttigt til at uddanne deltagerne? Hvilke værktøjer vil du bruge til at formidle og styrke din besked? Hvem skal tjene som højttalere?
- Hold mødet eller begivenheden.
- Post-Event Survey / Benchmarks. Efter arrangementet er det vigtigt at måle, hvor godt det program, der blev leveret på de benchmarks, der blev defineret, baseret på resultaterne af opdagelsen og undersøgelsen forud for arrangementet. Har programmet resulteret i ændringer i holdninger, opfattelser, overbevisninger mv? Vil deltagerne handle på disse ændringer?
- Opfølgning af forretningsmæssige konsekvenser. Strategisk måling kræver fokus på den langsigtede indvirkning på at møde deltagernes adfærd. Det er også en god tid at bestemme de finansielle og ikke-finansielle konsekvenser af programmet.
Forslag til optimering af møde måleprocessen
Lorenz tilbyder seks retningslinjer til at hjælpe mødeplanlæggere for at forbedre deres afkast på arrangementer:
- Ansøg før mødet / forudgående møde.
- Mål psykologiske, adfærdsmæssige og finansielle dimensioner.
- Brug ROI-måling til store vigtige møder
- Mål og spore år til år resultater.
- Etablere faglige standarder og personale færdigheder.
- Forbedre over tid
Forslag til måling af mindre store begivenheder
For at være sikker, vil et formelt måleprogram for et enkelt program være nyttigt til store, dyre begivenheder. Men hvad med resten af forretningsbegivenhederne, der er planlagt hele året - er det muligt at anvende hændelsesmålinger til de hundredvis af mindre arrangementer, der planlægges gennem året?
Selvfølgelig.
Lorenz foreslår, at organisationer identificerer fem eller seks benchmark spørgsmål, der er kritiske for organisationen. Derefter måles de forskellige begivenheder for at afgøre, om begivenhederne har haft en psykologisk, adfærdsmæssig eller økonomisk indvirkning.
Sammensæt resultaterne. Hvis en organisation f.eks. Holder 30 lignende begivenheder i løbet af året på forskellige markeder med lignende benchmarks, kan dette helt sikkert give kvalitative og kvantitative foranstaltninger.
"Isolere succesen og opbygge foranstaltninger derfra", anbefaler Lorenz.
Nøgleinteressenter i organisationen vil få det endelige ord om, hvor effektivt de, der er involveret i en begivenhed eller række arrangementer, vil bestemme, hvor meget kredit der skal gives til dem, der har hjulpet planlægge begivenhederne.