Mange hoteller har påberåbt sig websteder for onlinehotel RFP (Request for Proposals), såsom Conventionplanit.com og sabrehotelrfp.com for at fremme deres møde- og konference-servicefunktioner. De har også udviklet deres egne online RFP-formularer.
Men mange planlæggere er tilbageholdende med at sende deres hotel-RFP'er gennem tredjeparts søgemaskiner. Mange planlæggere foretrækker at indsende deres anmodninger om hotelbud direkte til hotel- og konferencecentrene.
Hvilke oplysninger er inkluderet i et Hotel RFP?
Et godt værktøj til at hjælpe planlæggere begynder at udvikle deres egne former for hotelbud og andre begivenhedsbehov er den begivenhed accepterede praksis udveksler værktøjer fra konventionsbranchen.
Grundlæggende elementer til et hotel RFP bør indeholde følgende:
- Anmoders grundlæggende kontaktoplysninger (navn, titel, organisation, adresse, telefon, email osv.)
- Hændelsesdatoer (angiv mindst to forskellige muligheder)
- Værelsesblokke er nødvendige (datoer og antal værelser)
- Mødelokaleanmodninger (datoer, rumstørrelser, mængder)
- Krav til mad og drikke
- Tilgængelighedskrav
- Forsendelses- og modtagelseskrav
- Andre relevante oplysninger
At drage fordel af RFP-værktøjer
Derudover giver Global Business Travel Association (GBTA) sine medlemmer et omfattende hotel RFP-værktøj, som eventplanlæggere måtte ønske at overveje.
Elementer af GBTA hotel RFP omfatter følgende:
- Hotelfaciliteter oversigt oplysninger
- RFP anmodning oversigt oplysninger
- Oplysninger om værelsets kontrakt
- Størrelsen på hotellets samlede mødelokale
- Samlet antal mødelokaler
- Størrelsen på hotellets største balsal eller mødelokale
- Lofthøjde til største balsal eller mødelokale
- Har hotellet et fast bestyrelsesværelse oprettet?
- Hvor mange personer vil bestyrelsen rumme?
- Har hotellet dedikeret udstillingsplads?
- Hvad er størrelsen på udstillingsområdet?
- Hvad er afstanden til området kongrescenter?
- Hvad hedder kongrescentrets navn?
- Hvad er skatteprocenten på mad og drikkevarer?
- Hvad er banketjenesteafgiften procent?
- Skal banket gebyr beskattes?
- Tilbyder hotellet interne audiovisuelle (A / V) tjenester?
- Vil hotel tilbyde rabat på interne A / V-tjenester?
- Vil hotellet tillade kunder at indbringe udenfor A / V-leverandører?
- Hvor mange mødelokaler indeholder trådløs højhastigheds internet?
- Hvordan kan mødelokaler indeholde videokonferencer?
- Er der gebyr for at bruge egne A / V-leverandører?
- Accepterer hotellet virksomhedens "mødekort" til betaling?
- Tilbyder hotellet mødepakke satser?
Derudover vil det være nyttigt at dele med hotelsalg den type arrangement, du er vært for. Dette giver dem indsigt i de mål, som dit møde kan have.
Den gode nyhed om at arbejde med hoteller er, at de fleste bør være temmelig erfarne med at lave lignende arrangementer sammen, og en stor salgs- eller cateringchef vil være i stand til at dele flere detaljer med dig om måder at hjælpe eventplanlæggere med at opfylde deres mål.