Formater en professionel forretningsbog med disse tips
Korrekt forretningsbrevformater
Erhvervsbreve i USA bruger fire almindelige brevformater. Variationerne er forskellige for andre lande, f.eks. Datoen er sammensat i en anden stil.
Alle korrekte forretningsbrevformater er acceptable, men blokken er mere almindelig.
Blokbogformat: Det almindelige blokbogstavsformat er formateret med hele din tekst flush med venstre margen. Stykker er fordoblet i afstand og alle linjetekster er indbyrdes adskilte. Marginerne er en standard tekstbehandlingsindstilling på en tomme. (se billedet af blokbogstavsformat).
Halvblok Brevformat: For halvblokken er den eneste forskel mellem den halve og den alternative blok, i modsætning til, at tekstteksten er berettiget til venstre, den første linje i hvert afsnit er indrykket.
Alternativt blokbogstavsformat : Det alternative blokbogstavsformat flytter returadresse, dato, lukning, navn, titel og underskrift til venstre på siden.
Forenklet brevformat : Dette format tager samme blokbogstavs egenskaber med en undtagelse, hilsen eller hilsen er elimineret. Det er et nyttigt format, når du ikke ved, at modtagerens køn er mand eller kvinde eller fru eller frøken.
Afsnit af en Business Letter
- Returadresse: Hvis du har firmaets brevpapir , kan du springe over dette afsnit. Medtag din fulde forretningsadresse og ret det juridiske firmanavn. Du kan også medtage din e-mail-adresse eller telefonnummer, hvis det er nødvendigt af din modtager.
- Dato: Følg måned, dag, år format. Gør din dato gældende til den faktiske postdato for brevet.
- Modtagers navn og adresse: Indtast det fulde navn og adresse på den kontaktperson, du sender brevet til. Personens titel kan tilføjes sammen med telefonnummeret, hvis det er nødvendigt.
- Hilsen: Til hilsen bruger personens formelle navn og slut med et kolon til din virksomhedsbogstav.
- Emne: Det er klart at angive emnet i brevet og hjælper dig, modtageren, hurtigt at vide sammenhængen i, hvad dit brev handler om.
- Krop: Din brevkrop bør starte med en generel introduktion af, hvem du er og brevformålet. Medtag specifikke afsnit, som beskriver problemet eller problemet. Luk kroppen med et opkald til handling. Hvert forretningsbrev skal være kort og koncist, idet der tages hensyn til din læsers begrænsede tid.
- Lukning: Her kan du vælge et formelt format som "Venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen".
- Signatur: Skriv dit navn som det samme som i dit brev. Navn og titel: Medtag dit fulde navn og jobtitel.
- Vedlæggelser og CC: Hvis du sender yderligere dokumenter, er der en kabinetlinje, og hvis en anden modtager en kopi af brevet, skal du inkludere cc. eller carbon kopi af den anden modtager eller modtagere.
Du kan forenkle hele processen med at oprette et korrekt formateret forretningsbrev ved hjælp af dit tekstbehandlingsprogram.
I Microsoft Word kan du bruge brevguiden ved at gå til funktionen "Funktioner", vælge "Letters & Mailings" og klikke på Letter Wizard. Guiden fører dig gennem hvert felt og giver dig mulighed for at vælge et format.
Brug af det rigtige forretningsbrev format er et skridt i at gøre din virksomhed mere professionel. Tag dig tid til at få det rigtige indtryk med din virksomhed.