Indsamlingsbreve skal gøre to ting: Hold kunden god vilje og hjælpe dig med at blive betalt. Du ved, at et brev fungerer, når du sender en batch af breve og din telefon ringer af krogen eller betalinger begynder at ankomme i posten.
Hvis du sender en batch af breve og der ikke er noget svar, er det tid til nye samlingsbreve.
For at forstå de bedste fremgangsmåder i forbindelse med oprettelse af bogstaver, er der en prøveopsamlingsbogstav til rådighed nedenfor.
Et eksempel på, hvornår man skal bruge et samlingsbrev
Salget har ikke været det, de var sidste år på dette tidspunkt. Frank rystede på hovedet, da han pored over den gamle prøvebalance udskrevet, han vidste, at han stod over for et ubehageligt job, der nu var en nødvendighed, hvis han ønskede at blive i erhvervslivet.
Med samlingen af breve skrevet af en ekspert, der vejledte ham, vidste han bare hvad han skulle gøre. "Send tidligere snarere end senere", havde eksperten befalet. Frank tog sin bunke af fortidige fakturaer og begyndte at indsætte kundeoplysninger i samlingsbrevets skabeloner. Da Frank arbejdede sig gennem bunken, voksede hans selvtillid med tanken om at få betalt disse penge, der skyldtes ham.
Prøveopsamlingsbogstav
8. januar 2018 Franks VVS Konto # eller Faktura nr .: 123 Forfaldne saldo eller Forfaldne saldo: $ 100,00 Kære Jim, Dette er en påmindelse om, at din kontosaldo på $ 100,00 var forsinket pr. 28. november 2008. Vær venlig at betale dette beløb i dag, jeg har vedlagt en stemplet betalingskuvert for din bekvemmelighed. Tak for din betaling. Med venlig hilsen Frank Smith Franks VVS |
Indsamling brev tips
Som du kan se fra eksemplet på samlingsbogstav ovenfor, er de mest effektive samlingsbreve korte, til punkt og let at læse. Forsøg at undgå lange eller forvirrende ord og sætninger. Jo mere direkte brev fører til færre misforståelser. Dit samlingsbrev skal:
- Fortæl grunden til dit brev i første sætning
- Forklar mere om den første sætning i din anden sætning
- Foreslå en løsning
- Tak modtageren
Dit samlebrev er en afspejling af din virksomhed, så hold den professionel og sørg for at underskrive hvert brev personligt. Husk at dit brev er at overtale nogen til at sende dig penge. Din ordlyd og tone er kritiske, især hvis dette er en kunde, du vil fortsætte med at gøre forretninger med. Antag altid kunden betaler.
Vedlægning af en konvolut til betaling er også en god ide. Hvis du kan medtage porto på betalingskuvertet, er det bedre. Jo lettere du gør det for kunden at foretage betalingen, desto bedre er dine chancer for at blive betalt.
Michelle Dunn hjælper virksomheder, der ønsker at have kunder, der betaler tid eller tidligt, hun arbejder med virksomheder, der kæmper med kunder, der betaler for sent eller ikke betaler. Michelle har over 21 års erfaring i kredit og inkasso, er forfatteren af "Bliv det knirkende hjul, en kredit og samling guide til alle" og mange andre bøger og har en dybde af viden og et hele værktøjssæt af produkter og tjenester, som kan gøre en stor forskel for din virksomhed.
Redigeret af Alyssa Gregory