Et nyt kundes velkomstbrev er en værdifuld del af erhvervelsen af nye kunder , især hvis din virksomhed er en, der fokuserer på personlige forhold. Tiden til at skrive en ny kunde velkomstbrev har nogle fordele, herunder:
- Viser dine kunder, at du værdsætter deres forretning
- Officielt introducerer din virksomhed til nye kunder
- Tillader nye kunder, at de har truffet den rigtige beslutning ved at vælge dit firma
- Giver vigtige kontaktoplysninger
Denne trinvise vejledning fører dig gennem et nyt kundes velkomstbrevformat og de sektioner, det indeholder, så du kan bruge det som en skabelon i din egen virksomhed.
01 - Firma brevpapir
Dit nye kundes velkomstbrev skal udskrives på din virksomheds brevpapir eller i det mindste indeholde dine kontaktoplysninger.
At have professionelt brevhoved med dit firma branding er en glimrende måde at styrke dit mærke gennem dine velkomstbreve og alle klientkommunikation. Men hvis du ikke har brevpapir til dit nye kundes velkomstbrev, skal du inkludere:
- Firmanavn
- Retur adresse
- Telefon nummer
- Email adresse
Du kan også gerne medtage et faxnummer, firmaets hjemmeside og andre kontaktmetoder, du har til rådighed.
02 - Dato og modtagerens adresse
Begyndelsen af dit nye kundes velkomstbrev skal indeholde datoen for brevet og din modtagerens postadresse, alt justeret til venstre.
Modtagerens adressefelt skal typisk indeholde:
- Fuldt navn (med præfiks)
- Titel
- Selskab
- Postadresse
03 - Hilsen
I dette afsnit af dit nye kundes velkomstbrev vil du typisk hilse din modtager ved navn, efterfulgt af et kolon.
Uanset om du hilser modtageren med hans eller hendes fornavn (dvs. Jane), eller mere formelt, vil et præfiks og efternavn (dvs. Kære Fru Doe) afhænge af dit forhold til kunden.
04 - Velkomstmeddelelse
Åbningsdommen i et nyt kundes velkomstbrev kommer efter hilsen, og skal medtage en velkomstbesked til kunden.
Her er et eksempel på en åbningsdom i et nyt kundes velkomstbrev:
"På vegne af hele Smith Consulting personale vil jeg gerne benytte lejligheden til at byde dig velkommen som en ny kunde. Vi er begejstrede for at have dig med os."
05 - Introduktion til selskabet
Kropet af dit nye kundes velkomstbrev skal indeholde en introduktion til din virksomhed samt gentagelse af dine evner.
Her er et eksempel på en virksomheds introduktion:
"På Smith Consulting er vi stolte af at tilbyde vores kunder responsive, kompetente og fremragende service. Vores kunder er den vigtigste del af vores forretning, og vi arbejder utrætteligt for at sikre din fulde tilfredshed nu og så længe du er kunde ."
I dette afsnit vil du også gerne introducere dig selv og lade kunden vide, hvilken rolle du vil spille i hans eller hendes forhold til din virksomhed.
Her er et eksempel på en personlig introduktion:
"Jeg er også glad for at informere dig om, at jeg vil være dit primære kontaktpunkt hos virksomheden, og jeg opfordrer dig til at kontakte mig til enhver tid med dine spørgsmål, kommentarer og feedback."
06 - Kontaktoplysninger
En af de vigtigste dele af et nyt kundes velkomstbrev er det afsnit, der indeholder forskellige metoder til at kontakte dig, alt sammen på ét sted. Dette afsnit i dit velkomstbrev skal tydeligt angive, hvordan og hvornår din kunde kan komme i kontakt med dig, når han eller hun har spørgsmål eller andre problemer.
07 - Reassurance
Denne sidste del af dit nye kundes velkomstbrev skal endnu engang takke kunden for hans eller hendes forretning og forstærke, at du er glad for at byde dem velkommen som kunde og klar til at gøre det, der kræves for at sikre, at de er tilfredse.
Tanken er at lukke brevet positivt og lade din nye kunde føle sig velkommen, værdsat og vigtig.
Her er et eksempel på sidste sætning i dit nye kundes velkomstbrev:
"Jane, tak igen for at betro Smith Consulting med dine vigtigste forretningsbehov. Vi er beærede over at tjene dig."
08 - Lukning
Lukningen af dit nye kundes velkomstbrev indeholder en valediction (oprigtigt, hilsen, venlig hilsen, din virkelig osv.), Din skriftlige underskrift og dit navn og din titel.
Det er vigtigt altid at medtage din faktiske signatur og ikke en computergenereret signatur for at tilpasse brevet. Din underskrift skal gå ind mellem valedictionen og dit navn, så du vil gerne forlade et par ekstra mellemrum der.