Hvad du skal gøre for at lovligt ansætte medarbejdere
Hvad du har brug for, før du ansætter medarbejdere i Canada
Få et firmanummer (BN) og / eller åbn en Payroll Deductions Account.
Som arbejdsgiver skal du åbne en afregningskonto. For at gøre dette skal du have et firmanummer. Hvis du ikke allerede har et firmanummer, skal du få en fra Canada Revenue Agency.
Du kan få et firmanummer på en af tre måder:
- Tilmeld dig et forretningsnummer online.
- Udfyld Form RC1, Anmodning om et firmanummer (BN) og mail eller fax det til dit nærmeste skattekontor (TSO) eller skattecenter (TC).
- Kontakt Canada Revenue Agency direkte på telefon på 1-800-959-5525 i åbningstiden.
Hvis du registrerer dig for et firmanummer, kan du samtidig anmode om en lønningsprogram konto. Hvis du allerede har et firmanummer, tilføjer du stort set en ny konto til dine eksisterende.
(Bemærk, at du kan administrere alle dine virksomhedsregnskaber, herunder lønningsliste, ved hjælp af CRAs onlineportal for din virksomheds konto.)
Du kan tilføje en lønkonto ved hjælp af en af følgende metoder:
- Brug din Min Business-konto.
- Udfyld formular RC1B og mail eller fax det til dit nærmeste skattekontor (TSO) eller skattecenter (TC).
- Ring til Canada Revenue Agency på 1-800-959-5525 og bede om en Payroll Deductions Account.
(Bemærk, at en virksomhed kan have mere end en Payroll Deductions-konto. Hvis du havde forskellige kontorer i forskellige byer, har du muligvis også separate lønkonti for hvert kontor.)
Ansættelsesprocessen i Canada
Dette skitserer den nitty-gritty af den faktiske ansættelsesproces; hvad du skal gøre lovligt for at ansætte en medarbejder i Canada, når du har besluttet du vil ansætte en person.
Dette er de trin, du skal tage, efter at du har gennemgået hele den indledende ansættelsesproces for at oprette eller forfinne en jobbeskrivelse, annoncerede jobpositionerne og interviewede potentielle kandidater. Alt dette er bag dig.
Du gør personen til et tilbud om beskæftigelse. Nu skal du:
Få medarbejderen til at acceptere og underskrive jobtilbudet.
Regeringen kræver ikke dette, men det er en glimrende ide at have arbejdsbetingelserne skriftligt. Det præciserer detaljer som jobopgaver, arbejdstimer, ydelser, løn og prøvetid, hvis der er en og undgår fremtidige misforståelser. (Når du ansætter medarbejdere, skal du selvfølgelig opfylde ansættelsesstandarden for din provins eller territorium.) Se:
Føderale arbejdsstandarder
Alberta Employment Standards
BC beskæftigelsesstandarder
Manitoba Employment Standards
Ontario beskæftigelsesstandarder
Nova Scotia Employment Standards
Newfoundland og Labrador Arbejdsstandarder
Undersøg medarbejderens Social Insurance Number (SIN).
Socialforsikringsnummeret bruges til at administrere offentlige ydelser. Som arbejdsgiver skal du se hver nyansattes SIN-kort inden for tre dage efter, at medarbejderens start arbejde og registrere medarbejderens navn og SIN, præcis som de vises på kortet.
Se efter SIN'er, der begynder med nummeret "9"! En SIN, der begynder med dette nummer, signalerer en person, der ikke er canadisk statsborger eller fast bosiddende, og som er autoriseret til at arbejde kun for en bestemt arbejdsgiver med en gyldig ansættelsesgodkendelse udstedt af statsborgerskab og indvandring Canada.
(Hvis en potentiel ny medarbejder er berettiget til at arbejde i Canada og ikke har en SIN, skal han eller hun henvende sig til en hos et Service Canada-kontor.)
Få medarbejderen til at udfylde Form TD1, Personal Tax Credits Return .
Form TD1 bestemmer, hvor meget skat skal trækkes fra en persons ansættelsesindkomst. En ny medarbejder skal færdiggøre den føderale TD1 og den provinsielle TD1, hvis mere end det grundlæggende personlige beløb kræves.
(Bemærk, at i Quebec skal medarbejdere bruge den føderale TD1 og provinsielle formular TP1015.3-V, Source Deductions Return .) Se arkivformular TD1 for flere detaljer om, hvem der skal udfylde denne formular og hvilken form de kan eller skal bruge ( Canada Revenue Agency).
Se vejledningen til canadiske lønudtrædelser for detaljerede oplysninger om lønninger fradrag, herunder indkomstskat, Canadas pensionsplan (CPP) , EI og skattepligtige ydelser.
Gennemgå startdato og klokkeslæt samt andre oplysninger, der er relevante for personens første ansættelsesdag.
Er den nye medarbejders dag begyndt med et møde med en vejleder eller en tur til anlægget? Er der specielt udstyr, hun skal medbringe eller en kjolekode, hun skal overholde? Er der en ny medarbejder orienterings session eller intern vejledning? Fyldning af den nye medarbejder på uanset detaljer vedrører hendes første dag på jobbet vil lindre hendes angst og få dig begge til en god start.
Start en fil til medarbejderen, hvis du ikke allerede har det.
Det er en god ide at gøre det med det samme, når du ansætter medarbejdere . Som arbejdsgiver skal du indsamle medarbejderoptegnelser som tidsskemaer og præstationsevalueringer og administrere formularer relateret til løbende løn som T4-slips. At få dine medarbejderoptegnelser til en organiseret start, sparer tid senere.