Office Vacation Closure: Underrette medarbejdere, kunder og leverandører
Sørg for, at du underretter to nøgleinteressenter i din virksomhed mindst to til fire uger før tiden. Medarbejdere kan underrettes / påmindes ved hjælp af en indsats i deres lønseddel. Kunder kan få besked på din hjemmeside og via din automatiske ledsager besked på dit telefonsystem. Leverandører (især dem med tilbagevendende leveringsplaner) kan få besked via e-mail eller almindelig post.
Underret sikkerhedspersonale / service
Send et notat til dit sikkerhedspersonale eller sikkerhedstjeneste, der meddeler dem om lukkedatoerne. Sørg for, at din beredskabsliste er opdateret med nøgleansatte telefonnumre.
Skift automatiseret ledsagerhilsen
Planlæg din automatiske ledsagerhilsen på dit telefonsystem for at afspejle, at kontoret er lukket. Sørg for, at du også angiver, hvornår kontoret genåbnes. Hvis du leverer nødtjenester (dvs. opvarmning og køling, VVS, osv.), Skal du fortælle dine opkaldere, hvordan du når din telefonsvarer eller din mobiltelefon under afbrydelsen.
Advisér svarservice
Hvis du bruger en telefonsvarer, skal du sørge for at underrette dem om de datoer, hvor kontoret skal lukkes, og sørg for, at din kontaktliste er opdateret med medarbejderens telefonnumre, der vil være under opkald.
Skift Voicemail Hilsen og Opret Autosvar E-mails
Hvis dit telefonsystem gør det muligt for eksterne opkald at ringe direkte til medarbejdernes skriveborde, skal du sørge for, at de bruger en midlertidig eller "Out of Office" voicemail-hilsen, der gør det muligt for opkalderen at vide, at de ikke er på kontoret.
Dine medarbejdere bør også lade den, der ringer op, vide, hvornår de vender tilbage og hvad de skal gøre, hvis de har brug for øjeblikkelig hjælp, mens kontoret er lukket for ferien. Derudover skal du sørge for at oprette en out of office email autoreply .
Reducer termostaten
Spar lidt energi og nogle penge ved at indstille (eller omprogrammere) din kontortermostat under afbrydelsen.
Sikkerhedskopiering af servere
Hvis du har kritiske computere og servere, skal du sørge for, at backupcyklussen kører korrekt før og efter afbrydelsen. Reducer din eksponering for en katastrofe ved at planlægge din offsite backup til en tidlig afhentning i stedet for at vente på, efter at ferieafbrydelsen er overstået.
Sluk kontormaskiner
- Skrivebordslamper
- kopimaskiner
- lommeregnere
- Overhead lys
- fliskværne
Sluk computere og periferiudstyr
- Computer
- Overvåge
- Scanner
- Printer
Sluk IKKE
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Server-computere
- Varmeelementer / lys til tropiske fisketanke