Endnu vigtigere er det nødvendigt at give oplysninger om, hvordan man kontakter en person i virksomheden, mens væk.
Det ville være meget frustrerende for en kunde at blive vendt væk og ikke ved, hvordan man kontakter dig. Det er ligegyldigt, om din position er i salg, service eller endda produktudvikling. Alle kundesamtaler er vigtige og skal være til stede på en professionel måde.
Indholdet af de e-mail-advarselskunder og kolleger, der forsøger at kommunikere med dig via e-mail, skal være i overensstemmelse med indholdet af talemeddelelsen, der vil hilse opkald. Hvis du bruger Outlook 2010 og er forbundet via en Microsoft Exchange-server, skal du først klikke på fanen Filer og derefter klikke på ikonet Automatiske svar.
Dette vil så begynde processen med oprettelsen af en midlertidig email, der sendes ud til alle, der har sendt en email, mens du er ude af kontoret. Det automatiske svar sendes ud, fordi du har aktiveret denne midlertidige besked. En trinvis liste over instruktioner til oprettelse af denne email kan ses her: Out of Office email til Outlook Exchange
Hvis du ikke er tilsluttet via en Microsoft Exchange-server, er processen lidt anderledes, fordi der ikke er noget "Automatisk svar" -ikon på disse typer af e-mail-konti. En trinvis vejledning til oprettelse af samme type email til brugere uden for Exchange kan ses her: Uden for Office for alle andre
Det næste trin er at oprette indholdet af den email, der sendes til alle, der sender dig e-mails, mens du er væk fra kontoret. Denne email skal fortælle hvor længe du vil være ude af kontoret, hvordan du kan nås under dit fravær (hvis det er relevant) og hvem i virksomheden skal kontakte i stedet for dig, hvis du ikke ønsker at blive nået i din tid væk fra kontor.
Eksempel:
Hej,
Tak for din mail. Jeg er i øjeblikket ude af kontoret og vender tilbage mandag den 1. december. Jeg vil have begrænset adgang til e-mail i løbet af denne tid, derfor er mit svar måske lidt forsinket. Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, så send en mail til min assistent, Barbara Colson. Hendes email adresse er bcolson@xyz.com.
God ferie!
Shahira
Microsoft tilbyder skabeloner og andre eksempler, der kan findes her: Out of Office skabeloner og eksempler. Glem ikke at slukke for denne midlertidige besked, når du vender tilbage til kontoret, ellers vil enhver, der sender e-mail til dig, når du er tilbage på kontoret, fortsat modtage samme meddelelse.
Nu hvor du har oprettet den udgående e-mail, er det nemt at oprette en lignende, konsekvent udgående talemeddelelse, der hilser alle dine opkaldere. Brug de samme ord fra emailen, hvem der skal kontaktes i fravær og tilstand, når du kommer tilbage.
For talemeddelelsen er det nødvendigt at angive personens telefonnummer i stedet for deres e-mail-adresse.
Eksempel:
Hej,
Du har nået skrivebordet af Shahira Raineri. Hør venligst på hele denne besked. Jeg vil være ude af kontoret indtil mandag den 5. januar. Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, skal du ringe til min assistent, Barb Colson. Hendes telefonnummer er 212-555-xxxx.
Jeg glæder mig til at tale med dig, når jeg vender tilbage. Tak.