Telefon Besvarelse Tips til Win Business
1) Besvar alle indgående opkald før den tredje ring.
2) Når du svarer på telefonen, vær varm, entusiastisk og professionel .
Din stemme på telefonen er undertiden det eneste indtryk af din virksomhed, en opkalder får.
3) Når du besvarer telefonen, velkommen de ringere høfligt og identificer dig selv og din organisation med det samme. Sig for eksempel "God morgen. Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Ingen skal nogensinde spørge, om de har nået sådan og sådan en forretning.
4) Gør det klart, hold din stemme volumen moderat, og tal langsomt og tydeligt, når du svarer på telefonen, så din opkalder kan forstå dig nemt.
(Min gratis tale for succes online ecourse vil lære dig at tale mere professionelt.)
5) Kontroller dit sprog, når du svarer på telefonen. Brug ikke slang eller buzzwords . I stedet for at sige "OK", eller "Intet problem", f.eks. "Sikkert", "Meget godt" eller "Okay". Hvis du er en person, der bruger fyldstoffer, når du taler, som "uh huh", "um" eller sætninger som "som" eller "du ved", træner du omhyggeligt ikke til at bruge disse, når du taler i telefon .
( Lær mere om taleproblemet med at bruge fyldstoffer og hvordan man løser problemet .)
6) Træn din stemme og ordforråd til at være positiv, når telefonen svarer, selv på en "nede" dag. For eksempel, i stedet for at sige: "Jeg ved det ikke", sig "Lad mig finde ud af det for dig."
7) Tag telefonbeskeder helt og præcist.
Hvis der er noget, du ikke forstår eller ikke kan stave, f.eks. En persons efternavn, beder den opkaldende at gentage den eller stave den til dig. Så sørg for, at meddelelsen kommer til den tilsigtede modtager.
8) Besvar alle dine telefonopkald inden for en arbejdsdag. Jeg kan ikke understrege denne nok. Husk den tidlige fugl? Den tidlige opkalder kan få kontrakten , salget , problemet løst ... og styrke det gunstige indtryk af din virksomhed, som du vil cirkulere. Få ting irriterer opkaldere, der forsøger at nå din virksomhed mere end uopkaldte opkald.
9) Spørg altid opkaldsmanden, hvis det er okay at sætte hende i venteposition, når du svarer på telefonen, og lad ikke folk være i venteposition. Giv opkald i venteposition med statusrapporter hver 30 til 45 sekunder. Tilbyde dem valg, hvis det er muligt, f.eks. "Denne linje er stadig optaget. Vil du fortsætte med at holde eller skal jeg have ________ ringe til dig?"
10) Brug ikke en højttalertelefon, medmindre det er absolut nødvendigt. Højttalertelefoner giver opkalderen det indtryk, at du ikke er helt koncentreret om hans opkald, og få ham til at tro, at hans opkald ikke er privat. Den eneste tid til at bruge en højttalertelefon er, når du har brug for mere end en person til at være med på samtalen ved din ende. Spørg opkaldsmanden, hvis du kan lægge dem på højttalertelefonen, før du gør det.
11) Hvis du bruger telefonsvarer eller en telefonsvarer til at besvare opkald, når du ikke kan det, skal du sørge for at have en professionel besked indspillet, det gør det samme som tip nr. 3 og giver opkald alle andre relevante oplysninger, før den registrerer deres meddelelser. Opdater din telefonsvarerbesked efter behov. For eksempel, hvis din virksomhed skal lukkes for en ferie, skal du opdatere din telefonsvarerbesked for at sige det og sige, hvornår din virksomhed vil genåbne.
12) Træn alle andre, der svarer telefonen til at svare på samme måde, herunder andre familiemedlemmer, hvis du kører en hjemmebaseret forretning . Kontroller, hvordan din virksomheds telefon besvares ved at ringe ind og se, om telefonen bliver besvaret på en professionel måde. Hvis de ikke bestå testen, skal du gå over denne "hvordan man besvarer telefonens" liste med dem for at sikre, at alle i din virksomhed ved, hvordan man besvarer telefonsamtaler korrekt.
Se også:
Time Management Tips til indgående telefonopkald
10 måder at få positiv mund til din virksomhed
10 billigere måder at markedsføre din virksomhed på