Business Etiquette af automatiserede deltagere
Den hurtigste og nemmeste måde at programmere og registrere den automatiserede ledsagerfunktion på dit telefonsystem er at skrive et script på et tekstbehandlingsprogram. Vælg en person til at optage scriptet, der har en venlig stemme, kan tale uden stammende eller tøvende og kan udtale og annunciate hvert ord og navngive klart.
Automatiseret Attendant Hilsen
Den første del af scriptet bliver hilsen. Det er din mulighed for at præsentere din virksomhed for dine opkaldere og mundtligt byde dem velkommen til din virksomhed.
Automatiseret Attendant Greeting Do's
- Begynd med en påskønnelse for deres opkald eller forretning
- Holde hilsen kort, så tilbagevendende opkald forsinkes ikke hver gang de ringer
- Brug din tagline, firma slogan og website navn, eller begge, hvis du har dem.
Automatiseret Attendant Gratulerer ikke
- Brug ikke mere end to eller tre sætninger til at hilse dine opkaldere
- Fremsæt ikke din hjemmeside, hvis den ikke har noget af værdi at tilbyde til dine kunder
- Udfyld ikke et slogan eller tagline bare for at udfylde hilsen.
Automatiske Attendant Options
Den vigtigste del af den automatiserede ledsager er at præsentere de muligheder, som dine opkaldere skal vælge for at komme til den person, de skal tale med. Der er to typer opkald: (1) personer, der ikke er fortrolige med din virksomhed, og som har brug for vejledning og (2) opkald, der ved præcis, hvem de har brug for at tale med og kender deres udvidelse.
Automatiseret Attendant Options Do's
- Brug muligheder, der er almindeligt accepteret. For eksempel "Tryk på nul for receptionisten", "Tryk på pund-tasten for at vende tilbage til den forrige menu."
- Fortæl dine opkaldere så hurtigt som muligt, når de kan ringe til deres parti, hvis de allerede kender det.
- Lad dine opkaldere kende op foran, hvis dine menuvalg er ændret for nylig. Fjern denne meddelelse efter tre uger.
- Indsæt de hyppigst kaldte muligheder først.
- Giv valgbeskrivelsen, før du angiver valgnummeret. For eksempel "For kundesupport, tryk '5'."
- Kontroller systemets dokumentation for reserverede menupunktnumre. (f.eks. alle udvidelser begynder med nummeret "8" og derfor kan "8" ikke bruges som menupunkt).
Automatiske Attendant Options Don'ts
- Sig ikke "Please" før du præsenterer hver enkelt mulighed (f.eks. "Venligst tryk 1 til ... Venligst tryk 2 for ... Venligst tryk 3 til ..." osv.)
- Giv ikke mere end seks muligheder ad gangen. Hvis du har mere end seks muligheder, skal du oprette en multi-tieret menustruktur. For eksempel "For salgs- og servicemuligheder vælges 5.".
- Antag ikke, at alle har en touchtone-telefon. Hvis en menupunkt ikke er valgt inden for tre sekunder efter afslutningen af hilsen, skal du oprette opkald til receptionisten.
Prøve Automatiserede Attendant Scripts
- Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Ellers skal du vælge mellem en af følgende muligheder. For kundeservice skal du trykke på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For vores faste åbningstider skal du trykke på '3'. Ved bogføring skal du trykke på '4'. For køb, tryk '5'. For at finde et sted i nærheden af dig, tryk på '6'. Ellers skal du trykke på '0' for receptionisten eller forblive på linjen, og nogen hjælper dig straks.
- Velkommen til The Operations Tech Company. For at kontrollere din konto status, besøg os på internettet. Hvis du kender personens udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. For firmaets mappe, tryk på '1'. Hvis du kender personens udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. For firmaets mappe, tryk på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For kundeservice skal du trykke på '3'. For salg og markedsføring, tryk på '4'. Hvis du vil snakke med receptionisten, tryk '0' eller hold dig på linjen, og et af vores venlige medarbejdere vil hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen".
Efter-timer, weekend og ferie nedlukning automatiseret ledsagerhilsen
Hvis din virksomhed lukker efter en bestemt tid eller i weekenderne, og der ikke er nogen til at svare eller hjælpe dine opkald, skal du oprette en efterfølgende automatiseret ledsagerhilsen. Fortæl dine opkald foran, at virksomheden er lukket og bede dem om at ringe tilbage i slutningen. Indtast også dine normale driftstimer.
Eksempel Automatiseret Attendant Efter-Timer / Weekend Script
- Tak for at kalde Operations Tech Company. Vi er i øjeblikket lukket. Vi er åbne fra kl. 09.00 til 22.00 mandag til fredag og kl. 10.00 til middag på lørdag, Central Standard Time. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Ellers skal du ringe tilbage under vores normale åbningstid, så vi kan hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Farvel.
- Tak for at kalde Operations Tech Company. Vi er i øjeblikket lukket. Hvis dette er en nødsituation, bedes du ringe til vores telefonsvarer på 585-555-1234. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Hvis du har en konto hos os, kan du kontrollere din status 24 timer i døgnet 7 dage om ugen på www.operationstech.about.com. Vores normale forretningsområder er fra kl. 09.00 til 17.00 mandag til fredag og kl. 10.00 til middag på lørdag, Central Standard Time. Ellers skal du ringe tilbage under vores normale åbningstid, så vi kan hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Gentag denne besked ved at trykke på pund-tasten. {3 sekunders pause} Farvel.
Sæsonmæssige automatiserede ledsagerhilsner
For at fremme din virksomheds sæsonbetonede tilbud eller bare for at udvide en særlig sæsonbetonet hilsen til alle dine opkaldere, vil du måske forord din automatiske ledsagerhilsen i et begrænset tidsrum. Brug dette sparsomt og kun hvis det afspejler din virksomheds ånd. For eksempel ville en sæsonbestemt feriehilsen, der ønsker dine opkaldere glæde og velstand i det nye år, næppe være passende for et samlingsagentur.
- Du har nået Operations Tech Company. Fra "vores familie" til "din familie" ønsker vi at ønske dig en glædelig feriesæson og et vellykket nytår. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ...
- Tak for at kalde Operations Tech Company. Spørg din kundeservice rep om vores 4 juli rabatter på alle erstatningstjenester. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ...
Øvelse og test
Inden du optager dit automatiske ledsager script, skal den person, du har valgt for at læse den, gentage det flere gange foran dig. Brug dette til at finjustere udtale og annunciation. Når du har registreret den nye hilsen, skal du straks ringe til dit telefonsystem for at kontrollere optagelsen for fejl og sørge for at alle indstillinger annonceres som beregnet.