Design en gaveskrivningskalender, der holder dig fokuseret på tid og ansvarlig for alle detaljer.
År efter år kan en bevillings kalender være et godt værktøj, der kun hjælper dig med at gå efter finansiering, der passer bedst til dine programmer og hjælper dig med at holde dig godt i stand med funders.
Udvikl et tilskudsforslagskalender i dag, og lav et kort for fremtidige tilskud til fundraising.
Oprettelse af en omfattende stipendieplan tager tid og måske lidt kompulsivitet. Men lidt arbejde på forhånd vil spare dig for utallige timer og ressourcer i løbet af året. Du kan endda komme til at slappe af lidt.
Her er nogle enkle trin for at komme i gang på din bevillings kalender.
Vælg en skabelon til din ansøgnings kalender
Formatet du vælger afhænger af dit organisatoriske behov, team og individuelle arbejdsform. For mange organisationer fungerer et regneark, delt månedligt, ganske godt. Andre foretrækker den større detaljer, som projektstyringssoftware giver.
Uanset formatet skal hver tildelingskalender give dig et øjebliksbillede af måneden, deadlines, handlinger, der er nødvendige for at gennemføre forslaget og status for ansøgningen. Du kan finde en sample grant template skabelon her.
Din tidsplan skal også indeholde en opgave sektion. Du kan liste opgaver direkte på kalenderen eller på en separat fane. Hvis du arbejder med stipendier med andre mennesker, skal du bruge samarbejdsprogrammer som Google Docs for at undgå dobbeltarbejde og sikre, at alle holder sig opdaterede.
Gennemgå dine tidligere tilskud
Se over dine tilskud fra sidste år. Bestem hvilke, du vil ansøge om igen. Overveje:
- Hvor mange penge du har modtaget
- Hvor meget tid ansøgningen tog
- Og sandsynligheden for at modtage finansiering igen
Sørg for at gennemgå alle tildelingsretningslinjer årligt, da finansieringsprioriteterne ændrer sig.
Forskning og Vet nye tilskud
Begynd med at finde alle tilskud, som du er berettiget til. Spild ikke tid på at ansøge om tilskud, som du aldrig vil modtage.
Grundigt dyrlæge hvert nyt tilskud, som du tror, kunne fungere for dit program. Overvej finansieringsprioriteringernes prioriteringer, hvilke typer og værdier der ydes, samt omfanget af arbejde, som hver ansøgning vil tage.
Overvej din velgørenhedens officielle kalender
Har du en stor fundraiser, der tager meget af din tid? Er en af dine medarbejdere i planlægning en længere ferie? Tænk på din velgørenhedens personale og tidsforpligtelser på månedsbasis. Vær opmærksom på disse begrænsninger, når du opretter din tilskudsplanlægningskalender.
Udfyld de hårde frister
Når du har besluttet, hvilke tilskud der skal ansøges om, skal du udfylde dit regneark med de tilskud, der har svære tidsgrænser. Da disse ikke ændrer sig, giver de et skelet, som du kan organisere resten af indsendelserne til.
Udfyld de rullende deadlines
Når du har et billede af det kommende år og har udfyldt de hårde frister, er det tid til at passe ind i de rullende frister. Hvis du søger om virksomhedsgivende programmer, skal du placere dem tidligere på året, da disse kilder kan løbe tør for penge. Hvis du ved, hvornår et institut eller andre fondsbidragere vurderer ansøgninger om tilskud, kan du planlægge at sende dine ansøgninger godt før den tid.
Udfyld opgavesektionen
Tænk på hver af de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre et forslag. Er dine data opdaterede? Har du brug for intern godkendelse?
Tænk på hver af opgaverne. Derefter arbejde bagud med deadlines for hver handling. Når du har gennemført opgaverne, skal du muligvis blande nogle af dine rullende deadlines.
Opgaven er også et godt sted at tage noter om ansøgningsprocessen, herunder samtaler, du har haft med funders , og erfaringerne.
Du kan derefter henvise til disse noter det følgende år, når du ansøger igen.
Vær realistisk
Det er bedre at ansøge om ti faste, relevante tilskud end at indsende tyve so-so ansøgninger.
Vær realistisk om mængden af arbejde, hver indsendelse vil tage, og hvor lang tid du har. Afstå fraskud, der forekommer usandsynlige, eller som ligger uden for rammerne af dine tjenester.
Fortsæt med at forbedre
En gavekalender er ikke et statisk dokument. Hvis du hører om nye finansieringsmuligheder, skal du tilføje dem. Hvis dit program eller finansieringsprioriteringer ændres, ændrer du tidsplanen. I hvert fald skal din tilskudskalender revideres årligt.
Sørg for at bygge tid ind i hvert år for at gennemgå din kalender, reflektere over dine succeser og planlægge din strategi for det næste år.
At lave en gavekalender tager tid på forhånd, men når du har lavet det oprindelige arbejde, er du godt på vej til en vellykket tilskudsstrategi.
Kerri Drumm hjælper nonprofits med facilitation, træning, organisationsudvikling og grant writing.