Sørg for at overbringe respekt for kunder og andre opkaldere
Voicemail er blevet en standard del af hvert business class telefonsystem . Ikke alene vil vide, hvordan man forlade en professionel telefonsvarer telefon besked afspejler positivt på din virksomhed, det er også vigtigt for dit professionelle billede .
Enhver medarbejder, der bruger telefonen som en del af deres arbejde, bør vide, hvordan man kan forlade en professionel telefonsvarer. Her er et par tips til nye eller uerfarne medarbejdere til at forlade de slags professionelle, høflige telefonbeskeder, der vender tilbage.
01 - Tænk først
02 - Introducer dig selv
Start hver voicemail besked ved at introducere dig selv, så modtageren ved, hvem der ringer med det samme. Det skal indeholde dit fulde navn og firmanavn. Eksempel: "Dette er Jane Doe ringer fra Company X til Suzy Jones om din konto." Sørg for at vide, hvordan man udtaler navnet på den person, du ringer til, du vil ikke fornærme dem, før du selv har talt med dem.
03 - Tal langsomt
Tal langsomt nok, så den person, der modtager beskeden, kan høre hvert ord. Det er meget frustrerende, når du går til for at hente en besked for at finde ud af, at den anden person taler for hurtigt for at blive forstået. Sørg for, at hvis du forlader et tilbagekaldingsnummer, gentager du det to gange, så personen kan skrive det ned.
04 - Taler klart
Tal direkte ind i mundstykket på din telefon i en klar og tilstrækkeligt moduleret tonehøjde. Hold ikke telefonen mellem din kind og skulder, så mundstykket er placeret ved din nakke; Det er fint, mens du ringer op eller mens telefonen ringer i den anden ende, men ikke en gang du er tilsluttet.
05 - Hold det kort
Du behøver ikke at forlade hver detalje på din voicemail besked . De fleste forretningstelefonsystemer har en til to minutters tidsbegrænsning for meddelelser, inden afslutningen af opkaldet. Forlad et kort resumé af årsagen til dit opkald og luk med en anmodning om tilbagevenden.
06 - Afslut det professionelt
Lige som et professionelt forretnings brev, slut med at give dine kontaktoplysninger. Hvis du ikke er bekendt med dig eller har problemer med at placere dig, skal du gentage dit navn og din virksomhed sammen med den bedste måde at nå frem til dig. Hvis du allerede har et stærkt samarbejdsforhold, kan du måske hoppe over at gentage dit navn, men sørg stadig for at give dem det bedste nummer til at ringe tilbage, og hvilke tidspunkter du vil være til rådighed.
07 - Faldt opkald?
Hvis du mener, at din voicemail-meddelelse blev droppet af voicemail-systemet, inden du var færdig, skal du prøve opkaldet igen og fortsætte med at fortælle den person, du tror, at din tidligere besked måtte være blevet droppet. Prøv at holde det kort; du vil ikke komme over som et skadedyr. Du skal blot angive dit navn igen og forlade dit nummer med en hilsen som "Jeg ville bare være sikker på at du fik min besked, det lød som om vi blev afbrudt. Tak!"
08 - Øv og test dig selv
Hvis du er usikker eller føler dig nervøs for at forlade forretningsmeddelelser, e, praktiserer med en ven eller kollega. Lad dem få en telefonsvarerbesked og bede dem om kritik: Taler du for hurtigt, eller er du ellers svært at forstå? Det kan endda være værd at forlade dig selv en voicemail for at lytte til, hvordan du lyder.