Planlægning, kontrol og effektivitetsvurdering
Planlægning
Et budget er et planlægningsredskab, der er nødvendigt for at opbygge rammer for din virksomhed og økonomi. Ved at kombinere fortidstendenser med realistiske prognoser for regnskabsåret giver et budget et detaljeret billede af aktiver, realistiske forventninger til omsætning, og hvordan disse balancerer med dine forventede udgifter.
Budgetter hjælper også med at sætte mål og fastlægge prioriteter. Et budget skal være detaljeret, hvor der kommer finansiering fra at udføre nye strategier og hvor meget indtjening der kan genereres ved at gennemføre strategierne med succes. De linjeposter, der bestemmer mest finansiering eller genererer de fleste indtægter, er typisk højt prioriterede poster, og det kan tjene som en god påmindelse om din overordnede strategi, når du træffer beslutninger.
Et effektivt budget skal nedbringe indtægter og forventede udgifter pr. Måned eller kvartalet, og afhængigt af størrelsen af din virksomhed skal den indeholde særskilte budgetter for hver afdeling.
Disse afdelingsbudgetter skal også opdeles efter måned eller kvartalet, og de kommer sammen til at danne dit hovedbudget .
Virksomheder, der er afhængige af sæsonomsætningen, tjener som et godt eksempel på, hvorfor et budget er så vigtigt. Hvis månedene juni, juli, august og december typisk genererer 75 procent af din virksomheds indtægter, giver dit budget dig mulighed for at planlægge, så du har den bedste strategi for at distribuere disse indtægter mest effektivt i løbet af en fuld regnskabsår.
Planlægning bør også tage højde for langsigtede behov. For eksempel, hvis du forudser en stor udgift et eller to år ned ad vejen til computeropgraderinger, er det en god ide at påbegynde budgettet for denne udgift på forhånd.
Evaluering
Ud over at være en vigtig del af planlægningsprocessen er budgetter nødvendige for at vurdere virksomhedens præstationer i løbet af regnskabsåret. En del af budgettet på ansvarlig måde sporer de faktiske indtægter og udgifter og sammenligner dem med, hvad der var budgetteret. Dette hjælper med at sikre, at din virksomhed holder fast i sine planer, men budgettering tilbyder også et vigtigt middel til at identificere problemer og muligheder.
F.eks. Hvis salget i første kvartal er lavere end det du budgetterede, vil du vide, at du sandsynligvis bliver nødt til at finde udgifter til at skære senere i regnskabsåret for at blive rentabel. Et mere positivt eksempel kan være salg af et nyt produkt, der overstiger forventningerne. Ved at følge denne tendens og sammenligne den med, hvad der blev budgettet, vil du vide, at du har ekstra indtægter til måske at revidere budgettet med planer om at øge produktionen eller ansætte ekstra personale til at håndtere den ekstra forretning.
Finansiering
En historie om at skrive lyd, detaljerede budgetter og holde sig til dem, kan hjælpe med at vise långivere eller potentielle investorer, at du ved, hvordan du udvikler en forretningsplan og gør den til at fungere.
Långivere og investorer vil helt sikkert grunde langt mere ind i din økonomi og historie, men hvis de ikke ser tegn på stærke budgetpraksis, kan det være nok af et rødt flag at vende dem væk.
Hvis du åbner en ny virksomhed og har ringe eller ingen historie, skal du gøre op for den manglende track record med detaljeret support til dit budget. Det betyder at gøre forskning på markedet og vise, hvordan tidligere trends eller måske et tomrum i branchen understøtter de tal, du præsenterer. Denne form for opmærksomhed på detaljer kan hjælpe dig med at få seriøs overvejelse fra långivere eller investorer.
Staffing
Selv små virksomheder med kun få ansatte skal sørge for, at de er bemandet korrekt til at skrive og opretholde et budget. Hvis du for eksempel ejer og driver en lille cafe, kan du have en unik menu og et ry for kvalitet kundeservice, men det betyder ikke, at du er en finansiel professionel.
Hvis du ansætter en heltidsperson til at håndtere dine bøger, er det ikke realistisk, overveje deltidshjælp eller arbejde med et eksternt konsulentfirma, især tidligt og årligt, når der er tid til at skrive et nyt budget for det næste regnskabsår. SCORE, der er tilknyttet US Small Business Administration, består i vid udstrækning af frivillige med baggrunde i erhvervslivet og økonomi, som giver vejledning og rådgivning til små virksomheder. Dette kan være en værdifuld ressource, når du lige er begyndt, eller når du konfronteres med en betydelig udfordring. Ud over at hjælpe med budgettering eller andre problemer kan det bringe dig i kontakt med andre ressourcer i dit fællesskab.
Software
Nogle af de bedste værktøjer til at skrive et detaljeret budget og holde sig til det er softwareprogrammer, og de går ud over bare Microsoft Excel eller andre regnearksprogrammer. Virksomheder som Quicken tilbyder overkommelige softwareprogrammer til budgettering og sporing af indtægter og udgifter. Du kan også bruge PayPal, Square eller andre lignende online-tjenester med dit POS-system, og som Quicken tilbyder de værktøjer til at skrive et budget og spore indtægter og udgifter.
Du behøver ikke en grad i økonomi for at lære at bruge disse programmer til din budgettering, men det kan være værd at se på at tage en klasse for at hjælpe med at mestre alle de relevante funktioner, de tilbyder.