Sendt fra skrivebordet til (indsæt navn)
Fra tid til anden får jeg en email fra en advokat, der sender en email i navnet på hans skrivebord. Her er et par problemer med denne tilgang til email.
For det første vises indeksindikatorindekset for de fleste e-mail-systemer ikke et langt navn. De fleste mennesker vil kun se en del af "fra skrivebordet til" og måske nogle bogstaver af personens fornavn. Endnu vigtigere synes det at være fjollet og lidt prætentiøst. Et skrivebord sender ikke e-mails. Hvis en advokat sender en email, skal den være i hans eller hendes navn.
Fancy Effects
Nogle advokater elsker at blive kreative med udseendet af deres e-mails. Den anden dag så jeg en advokats signaturblok, og i et øjeblik troede jeg, at jeg havde synsproblemer. Det viser sig, at de uskarpe bogstaver var forsætlige. Særlige effekter kan se underholdende, men alt, der gør ordene svært at læse, er en dårlig idé. Især hvis det er svært at læse, er advokatens navn og e-mail-adresse.
Endnu værre end de særlige effekter på bogstaverne er, når advokater rod deres e-mails med kunst eller fancy grafik. Dette gør beskeden langsommere til at downloade, langsommere at åbne, og mere af det besvær at læse.
Målet med en email er at formidle information, ikke kunstnerisk færdighed. Hold det simpelt.
Ingen signaturblok
Det er ikke så svært at oprette en automatisk signaturblok i de fleste e-mail-systemer. Det behøver ikke at være kompliceret, og meninger varierer med, hvor meget information der skal inkluderes i en signaturblok. Nogle advokater skifter deres email-footers til mini-reklamer, der går ud i hver e-mail, mens andre tager en meget minimalistisk tilgang med blot deres navn og e-mail-adresse eller telefonnummer.
De fleste sætter en eller anden form for beskyttelse af personlige oplysninger eller juridisk ansvarsfraskrivelse nederst på sidefoden. Alle disse er acceptable anvendelser af en email-signaturblok. Hvad der ikke er acceptabelt, er at sende e-mails, der ikke identificerer afsenderen. Modtageren af en email skal ikke gætte hvem der sendte emailen. Advokater skal tydeligt identificere sig i hver kommunikation, de sender ud, og hvis advokaten er smart, vil e-mailen også indeholde en fortrolighedserklæring.
Skrive e-mails mens ondt
En af fordelene ved det gamle system til at sende breve til folk var, at der var en indbygget "afkøling" periode mellem, hvornår et brev ville blive skrevet, og hvornår det rent faktisk ville gå ud til modtageren. Hvis advokaten skrev brevet selv, ville det stadig være sandsynligt at sidde på et bord i flere timer, før han gik til posthuset. Hvis det blev dikteret, da sekretæren var færdig med at skrive det op, kunne advokaten have fået det, der gjorde ham så vred i første omgang.
Denne beskyttelse findes ikke i e-mail. Med en e-mail kan advokaten slukke en vred missiv inden for få sekunder efter hvad der udløste vrede. 99,99% af tiden vil det være en dårlig ide. Ingen synes klareste, når de bliver drevet af vrede. Gå gør noget andet, og kom tilbage til det fornærmende problem senere, når nogle af vrede er forsvundet.
Det kunne gøre forskellen mellem at holde eller tabe kunder, venner og penge.
Gør ikke rettidige svar
Nogle advokater føler, at den gamle "5-dages regel" for at svare på virksomhedskorrespondance også gælder for e-mail. Det gør det ikke. Ligegyldigt hvor ubelejligt det kan være, er virkeligheden, at folk forventer hurtigere svar på en email end de gør ved et brev sendt via posten. Hvis en klient eller en anden advokat sender en e-mail, skal du prøve at svare inden for 24 timer, hvis det overhovedet er muligt. Hvis det er en kompliceret sag, der ikke kan gives passende opmærksomhed i øjeblikket, skal du i det mindste sende en bekræftelse og lade personen vide, hvornår man skal forvente et svar. De fleste kunder vil sætte pris på en venlig besked, der siger, at e-mailen blev modtaget og vil blive besvaret i den nærmeste fremtid. På grund af stilhed er klienten tilbage til at spekulere om, hvorvidt advokaten selv har e-mailen, om der er et svar på vej eller om klientens bekymringer simpelthen ignoreres.
Forkert modtager i feltet Til
En af de store ting ved den automatiske afslutning på e-mail-systemer er, at det gør det muligt for advokater hurtigere at finde e-mailadresser til deres klienter eller kolleger. En af risikoen ved den auto-komplette funktion er, at en advokat, der ikke er forsigtig, kunne sende e-mailen til den forkerte person. I nogle tilfælde kan dette kun være en mindre pinlig, men i nogle tilfælde kan det være professionelt uagtsomhed. E-mail ikke fortroligt klientkommunikation til modstandsrådgiver eller endda til en anden klient.
Brug alternativet "Besvar alle".
Modstående rådgiver sender en e-mail til dig med et forslag eller hævder hans holdning til et problem. Du sender e-mailen til de andre advokater i din virksomhed, der er involveret i sagen for at diskutere det. Snart bruges "svar alle" -knappen til liberalt, uden at man bemærker, at modstående råd er ved at blive kopieret på den interne diskussion hos din virksomhed. Det sker. Hvis du ønsker at videresende en e-mail til diskussion, skal du fjerne senderens oplysninger, inden du videresender den. Og når du bruger denne Besvar alle valgmulighed, skal du tjekke hver e-mail-adresse i modtagerlisten, inden du trykker på send.
8. Sløvede emnelinjer. Husk at alt, der sendes til en anden advokat i en e-mail, kunne videresendes til andre. Tænk to gange før du bruger emnelinjer som "min idiotiske klient" eller "dumme dommers ordre." Man ved aldrig, hvor en kopi af den e-mail kan lande. Forlad ikke emnelinjer blankt, da det kan medføre, at en anden advokat ikke bemærker, at der er en email om din sag. En simpel emnelinje af "Parkerson case" eller "Smith foreslået aftale" eller hvad titlen er relevant for indholdet af e-mail virker bedst.
Og mens "idiotisk klient" kan være den mest nøjagtige beskrivelse af indholdet af e-mailen, er det et dårligt valg for emnelinjen.
9. Se din tone - og ikke misforstå en andens. Når folk taler med hinanden ansigt til ansigt, gør ansigtsangivelser og vokaltoner normalt en persons hensigt klar. Ved telefonopkald er en persons stemme normalt nok til at kunne fortælle, hvornår nogen er sarkastisk, sjov eller alvorlig. Men i e-mail er det farligt nemt at fejle helt en persons hensigt. Talrige venskaber er blevet beskadiget af en person, der fejler en anden persons hensigt i udsagn i en e-mail. Og med advokater så vant til at argumentere med hinanden allerede, er det nemt for en advokat at være hurtig til at antage, at den anden person er fjendtlig eller uhøflig.
Som omtalt under "Skrivning af email, mens du er vred", tag et par minutter for at afkøle, før du sender et svar til den rykkes email.
Når en time er gået, kan du indse, at du helt forkert læste det i første omgang. Har ikke et hårreaktor svar på udsagn i e-mails, og sluk ikke et svar, før det overvejes, om det er muligt, at afsenderen havde en anden hensigt end den oprindeligt dukkede op. Hvis det ser ud til, at en erklæring kan læses på mere end en måde, og en af disse måder ikke er offensiv, så prøv at give afsenderen fordelene ved tvivlen, før han afbryder hovedet med en dødbringende email-missiv.
Er der andre advokat e-mail fejl, der burde have lavet Top 10 listen? Fortæl os om det i forummet.