Betaler du en medarbejder eller en uafhængig entreprenør?
Men hvilke lønrapporter giver du til hvilke arbejdstagere? Først skal du afgøre, om en person, der arbejder for din virksomhed, er en medarbejder eller en ikke-medarbejder, så ved du, hvilken rapport formularen giver den pågældende person.
Medarbejdere Modtager W-2 Formularer
Medarbejdere får W-2-formularer. Vanskeligheden er at bestemme, om arbejdstagere er medarbejdere.
De fleste af dine ikke-ansatte vil være uafhængige entreprenører . De vil normalt have deres egne virksomheder adskilt og bortset fra din virksomhed. Men det er ikke altid det klare snit.
IRS bruger tre generelle kriterier for at afgøre, om en person er en medarbejder eller en uafhængig entreprenør: adfærdskontrol, finansiel kontrol og forholdet mellem arbejdstager og arbejdsgiver.
Adfærdskontrol
Bestyrer virksomheden hvad arbejderen gør og hvordan, hvornår og hvor arbejderen gør det? Hvis det er tilfældet, er dette adfærdskontrol.
Tænk på det som at ansætte nogen til at oprette en hjemmeside til din virksomhed. Ja, du fortæller ham, hvad du vil have gjort, helst om jobbet i en kontrakt, men hvis jobbet ikke er en, han ønsker at blive involveret i, kan han altid sige: "Nej tak." En medarbejder har ikke denne mulighed ... i hvert fald ikke, hvis han vil fortsætte med at arbejde for dig.
Du kontrollerer ikke, når den uafhængige entreprenør arbejder med at oprette din hjemmeside. Han rapporterer ikke til dit forretningssted i de timer, du angiver. Du kan ikke fortælle ham at holde op med at arbejde på hjemmesiden i et stykke tid og rapportere til en shorthanded afdeling for at hjælpe derude.
Finansiel kontrol
Finansiel kontrol gælder for, hvordan individet betales.
Ja, du har muligvis en kontrakt, der citerer, hvor meget du vil kompensere den uafhængige entreprenør for at opbygge denne hjemmeside for dig. Kontrakten vil højst sandsynligt angive, hvornår dine betalinger til ham skyldes.
Men igen må han acceptere disse vilkår. Hvis det er helt op til dig, når arbejderen er betalt, hvor meget han er betalt, og om du refunderer ham for udgifter, betyder det at du har økonomisk kontrol over det arbejde, han gør for dig. Når du ansætter en medarbejder, fortælle du ham, når lønnen er. Han har ikke noget i sagen.
Dit forhold til arbejderen
Er der nogen form for personalegodtgørelse, der er involveret i dit forhold til arbejderen? Tænk pensionsplaner, forsikring og ferie løn. Dette indikerer at han er en medarbejder.
Er forholdet åbent eller har han en kontrakt med dig, der angiver, at den slutter, når et bestemt job er afsluttet? Er det arbejde, der udføres, et vigtigt aspekt af din virksomhed? Alle disse faktorer bestemmer hvilken type forhold du har med arbejderen.
Der ydes ydelser til medarbejderne, og de arbejder for dig, indtil du opsiger deres ansættelse.
Så hvilken skatformular skal du bruge?
Formular W-2 rapporterer samlet indkomst og social sikring og Medicare indkomst udbetalt til en medarbejder.
Det viser, hvor meget der er tilbageholdt fra hendes løn for føderale, statslige og lokale skatter.
W-2'er skyldes medarbejderen senest den 31. januar. Når du har gennemført og sendt W-2'erne til dine medarbejdere, skal du derefter sende kopier sammen med en kompilation kaldet W-3 til Social Security Administration.
Brug formular 1099-MISC til at rapportere indkomst, du har betalt til uafhængige entreprenører . Du må kun sende en uafhængig entreprenør en 1099-MISC, hvis du betalte ham $ 600 eller mere i løbet af året. Du rapporterer ikke tilbageholdende, Social Security eller Medicare løn på 1099-MISC, fordi du ikke tilbageholder indkomstskatter for uafhængige entreprenører.
Indsamle alle 1099-MISC-formularer og send dem til IRS'en med en 1096-kompileringsformular, ligesom du gjorde med W-3-formularen, der gik til Social Security Administration for dine medarbejdere.