I flere år har IRS behandlet mobiltelefonudgifter for virksomheder og ansatte som led i en kategori af forretningsmæssige aktiver, der hedder børsnoteret ejendom . Denne kategori af aktiver omfatter aktiver, der kan bruges til både personlige og erhvervsmæssige formål, så IRS krævede mere detaljeret registrering af virksomhederne for at adskille brugen af mobiltelefoner som fradragsberettigede forretningsomkostninger fra personlig brug.
En bestemmelse i Small Business Jobs Act fra 2010 fjernede mobiltelefoner fra kategorien af børsnoteret ejendom.
Mobiltelefoner er en fordel
Selvom IRS fjernede mobiltelefoner fra den listede ejendomskategori, fjernede den ikke mobiltelefonomkostningerne fra kategorien af frynsegoder . De fleste virksomheder kræver i dag medarbejdere, der rejser eller har ledelse til at have mobiltelefoner.
Men hvor meget af mobiltelefonens brug er personlig og er denne personlige brug en skattepligtig fordel for medarbejderen? IRS siger, at en arbejdsgiver-tilvejebragt mobiltelefon er en fordel for medarbejderen, og telefonens værdi, herunder både telefonens og månedlige afgifter, er skattepligtig for medarbejderen, medmindre det kan bevises, at telefonen er anvendes primært til erhvervsmæssige formål. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Men IRS siger også, at "når en arbejdsgiver leverer en medarbejder med en mobiltelefon primært til ... af forretningsmæssige årsager , er mobiltelefonens forretningsmæssige og personlige brug generelt ubeskrivelig for medarbejderen.
IRS vil ikke kræve registrering af erhvervsmæssig brug for at modtage denne skattefri behandling. "
Mobiltelefoner som arbejdsvilkår frie fordel
IRS'en kalder mobiltelefoner en "arbejdsbetingelse fringe fordel", det vil sige "enhver ejendom eller tjenesteydelser, der ydes til en medarbejder hos arbejdsgiveren i det omfang, at hvis den ansatte betalte for sådanne ejendomme eller tjenesteydelser, ville en sådan betaling være tilladt som en fradrag "som en almindelig og nødvendig forretningsomkostning.
Som arbejdsvilkår frie ydelse påvirker medarbejderens personlige brug ikke virksomhedens evne til at fradrage forretningsmæssige mobilomkostninger, og det er heller ikke skattepligtigt for medarbejderen som en ydelse.
For det første skal det primære forretningsmæssige formål etableres for at de forretningsmæssige omkostninger skal være fradragsberettigede for virksomheden og undgå at have den personlige brug af den arbejdsgiver-leverede telefon beskattet til medarbejderen. Den ikke-forretningsmæssige personlige brug af mobiltelefonen er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning for virksomheden.
Hvis du har brug for medarbejdere til at bruge mobiltelefoner til erhvervsmæssige formål, behandles medarbejderens personlige brug i skattemæssig henseende som en de minimus fringeydelse som defineret af IRS. Denne IRS-bestemmelse gælder for brug af en arbejdsgiver-tilvejebragt mobiltelefon efter 31. december 2009.
Erhvervsmæssige formål for mobiltelefoner
Den "almindelige og nødvendige" bestemmes af IRS og gælder for mobiltelefoner på bestemte måder. Et eksempel anvendt af IRS til at beskrive "forretningsformål" er arbejdsgiverens krav om at kontakte medarbejderen i løbet af ikke-forretningsmæssige timer. IRS'en siger, at mobiltelefonen giver "moral eller goodwill" -formål, tiltrækker en ny medarbejder eller yder ekstra kompensation til en medarbejder, ikke betragtes som "forretningsformål" og udelukker ikke, at mobiltelefonen er en fordel.
Hold gode optegnelser om brug af mobiltelefoner
Hvis du tager mobiltelefoner ud af den listede ejendomskategori, betyder det ikke, at du kan ignorere spørgsmålet om at holde gode registreringer om personlig brug af mobiltelefoner. Du skal stadig kunne bevise, at telefonen blev brugt primært til erhvervsmæssige formål.
Hvad skal man gøre næste
For at undgå skatteudstedelsesproblemer og overholde lovgivningen vedrørende forretningsmæssig brug af mobiltelefoner, diskuter problemet med din skatterådgiver. Nogle foranstaltninger, du måske vil overveje:
- Begræns kun mobiltelefoner til de ansatte, der skal have dem til at udføre deres opgaver korrekt, som f.eks. Udenfor salgsrepræsentanter, ledere, der rejser ofte og ledere.
- Hold medarbejdercellelogger for at verificere forretningsforbrug. Hvis dette er besværligt, skal du finde en måde at få adgang til online-mobillogfiler via din operatør, så du kan hente dem om nødvendigt.
- Kræv, at medarbejdere med firma-leverede mobiltelefoner har en anden mobiltelefon til personlig brug.
Læs mere om IRS om skattebehandling af arbejdsgiver-leverede mobiltelefoner.