Heldigvis for begivenhedsplanlæggere er der mange værktøjer til rådighed til at hjælpe med begivenhedsregistrering . Valg omfatter enkle platforme, der tager fat på det grundlæggende ved begivenhedsregistrering og dem, der er mere avancerede, og tilbyder multifunktionelle applikationer. Nogle begivenhedsregistreringsprogrammer behandler hændelsesbetalinger. Nogle giver også automatisk refusion, hvis en registrering annulleres. Andre pakker opretter registrant navne tags. Arrangementregistreringsværktøjer kan også gøre det muligt at integrere med en konference- eller virksomhedswebsted samt oprette forbindelse til deres sociale medieplatforme .
Desværre, med så mange muligheder, kan processen med at vælge begivenhedsregistreringsværktøjet for din virksomhed være overvældende, mindst sagt. Her følger en vejledning, der følger med at vælge de registreringsværktøjer til hændelse, der bedst tjener din eventplanlægningsvirksomhed.
Valg af Event Registration Software: Hvor skal man begynde?
Når du vælger hændelsesregistreringsværktøjer, er det bedst at starte med at bestemme dine behov og ønsker.
Tænk gennem dine registreringsprioriteter og din eventplanlægningsvirksomhed. Stil dig selv om disse spørgsmål:
- Er dine behov enkle og kræver kun behandling af registreringer og betalinger?
- Tilbydes flere sessioner inden for hovedbegivenheden, der kræver yderligere registreringer?
- Har du brug for at administrere hotelbestillinger eller rejsearrangementer?
- Støtter du en konferencewebsite?
- Vil du være forsynet med navneord, koordinere audiovisuelle krav eller hosting særlige uddragssessioner?
- Kører du mere end én begivenhed samtidigt?
- Er din begivenhed en årlig begivenhed eller en engangs begivenhed?
Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe dig med at finde den begivenhedsregistreringssoftware der passer bedst til dine behov.
Eventregistreringsværktøjer
Med så mange valg i hændelsesregistreringssoftware er det nemt at blive fanget i prangende funktioner og de nyeste værktøjer, uanset om de arbejder for din begivenhed, eller hvis de endda endda bliver udnyttet. Vær ikke lokket af den nyeste og største. I stedet skal du lave en liste over de funktioner, du bruger i øjeblikket i din begivenhedsregistreringsproces, og tilføj dem, som du gerne vil medtage for at strømline processen. Nogle funktioner, der er tilgængelige, omfatter følgende:
- Event Online Registrering
- Event Onsite Registrering
- Deltager Gruppegruppering
- Deltager Self Check-In
- Betalingsbehandling af hændelse
- Deltagerforvaltning og rapporter
- Deltagelse af badgeoprettelse og ledelse
- Tilmelding til individuelle sessioner
- Formsudvikling
- Hotel Room Management
- Marketing Management
- Sociale medier
- Undersøgelser og Event Feedback
Ikke alle begivenhedsregistreringsværktøjer er dyre
Mange begivenhedsregistreringsværktøjer tilbyder standardfunktioner til en rimelig pris, som er velegnet til håndtering af ligefremhændelser.
Disse programmer omfatter grundlæggende registreringsformularer, der kan knyttes til dit websted. De kan indsamle registreringsoplysninger, herunder kreditkortoplysninger, for at registrere og behandle kreditkortbetalingerne. Derudover kan deltagerregistreringslister kompileres eller eksporteres. Afhængigt af typen af begivenheder, du planlægger og hyppigheden af begivenhederne, kan disse enkle værktøjer være en god pasform ved at give præcis det, du har brug for, uden at blive slået ned med alle mulige ekstra funktioner, som ikke er til nytte for dig.
Multi-Faceted Event Registration Tools tilbyder ekstra muligheder
Hvis dit arrangement planlægning har du planlægning af store konferencer, kan eventregistreringsværktøjer, der tilbyder ekstra funktionalitet ud over det grundlæggende, være lige hvad du har brug for. Løsninger omfatter dem, der behandler hændelsesregistrering og kombinerer denne funktion med evnen til at spore og rapportere forskellige detaljer om en større og mere kompleks begivenhed.
Hvis deltagernes deltagere registrerer sig til konferencen og derefter tilmelder sig til specifikke workshops inden for en given session, er der værktøjer til at aktivere denne funktion.
Nogle software vil tillade behandling af flere deltagere fra en organisation med én betalingskilde samt tilbyde forskellige prisstrukturer baseret på gruppebeløb eller tidlige tilmeldingsgebyrer. Hvis du har brug for tilpassede rapporter, så kig efter en hændelsesregistreringspakke, der automatisk genererer rapporter ved at udarbejde deltagerlister baseret på individuelle workshops eller andre parametre, du vælger. Konferencer kræver typisk trykte navneord, så sæt det på din "must have" liste, så disse kan oprettes automatisk som en del af begivenhedsregistreringsprocessen og se efter tilpasning for at afspejle om deltageren er registreret for hele konferencen, en del af ugen eller kun en bestemt dag.
Værktøjer til integration af registrering
For at disse begivenhedsplanlæggere gennemfører adskillige hændelser, kan integrering af registreringsdata i din eksisterende database være en kritisk funktion for din organisation. Overvej aktuelle metoder til at tilføje registranter til din database og identificere forbedringsområder. Det er vigtigt at tænke på forskellige måder, at disse oplysninger kan integreres med eksisterende oplysninger, såsom personer, der har frivilligt eller doneret. De fleste begivenhedsregistreringsprogrammer giver mulighed for manuelt at eksportere data. Denne metode er imidlertid tidskrævende, da det kræver manuelt at importere oplysningerne i din database igen. Udforsk pakker, som ikke kun kan opfylde dine krav til registrering af begivenheder, men også understøtte dine bestående ledelsesbehov.
Tag et testdrev, før du køber
Når du har indsnævret dit valg af begivenhedsregistreringssoftware, skal du afgøre, om de tilbyder en gratis prøveperiode. Det vil give dig mulighed for ikke kun at teste funktionerne, men for at se om den har den funktionalitet, du har brug for, og hvis det passer godt til din begivenhed. Det er også en mulighed for at opleve deres niveau af kundeservice, når du besvarer dine spørgsmål eller arbejder for at løse et problem, du har.