Hvordan, hvorfor og hvornår skal du balancere cash skuffen
Ved undersøgelsen er den mest almindelige årsag til tyveri manglen på en ordentlig procedure eller kontrol.
Processen med at tælle pengene, afstemme kvitteringerne og afbalancere kontantskuffen skaber en ansvarlighed for dagens transaktioner. Dette kontanthåndteringssystem kan oprettes samtidig med, at butikspolitikker etableres. Mange af dagens POS- systemer (point of sale) har trin for trin instruktioner for at lukke (også kaldet balancering) cash-skuffen til at lede medarbejderen.
Hvorfor Balance?
Butiksadministration eller kasserere kan når som helst trække en salgsrapport under et skift. Ved at tilføje startkassen i skuffen til det daglige salgstal, vil en forhandler vide præcis, hvor mange penge der skal være i kassaapparatet eller POS-systemet til enhver tid. Dette er yderst nyttigt:
- For at undgå at holde for meget penge på salget.
- Hvis butikken er røvet.
- Når en kunde klager over for lidt ændring.
- For at opdage hyppige overlejringer / mangler for bestemte kasserere.
- At fjerne fristelsen til at tage kontanter uden dokumentation fra pengeskuffen.
Sådan balancerer du en kasseskuffe
Balancering af et kasseapparat finder normalt sted i slutningen af dagen eller i slutningen af en kassererens skift. Pengeskuffen og dens indhold skal tages til et kontor eller et andet afsondret område for at udarbejde rapporten.
Hvis balancen af skuffen efter lukning er sikret, er gulvlysene slukket, og døren er låst. For mange sælgere har de travlt og har tendens til at begynde at lukke, før butikken faktisk er lukket. Dette er ikke en sikker praksis. Men hvis du har flere medarbejdere i butikken, er det muligt at lukke et af registre i åbningstiden.
Eventuelle overages og eller mangler bør undersøges. Den menneskelige natur bør tages i betragtning for mindre fejl og små mængder. Hermed mener vi, at simple fejlændringer er almindelige ved behandling af en transaktion. Hyppige afvigelser kan dog være tegn på medarbejderstyveri eller kan tyde på, at der kræves yderligere træning for en bestemt kasserer. Som regel vil du sørge for, at ikke mere end $ 2 er slukket om natten. Selv om det afhænger af antallet af transaktioner den dag (med andre ord, jo flere transaktioner jo større er chancen for at tælle fejl) er reglen $ 2 en nyttig.
Start-cash-on-hand sættes tilbage i cash-skuffen og opbevares til aftenen, mens depositum er forberedt til banken. Alle kreditkortsedler, terminalrapporter og andre registreringsindtægter kan hæftes til Daily Cash Drawer Report og arkiveres efter dato.
Adskillelse af pligter
For mere ansvarlighed overveje at bruge to personer til at afbalancere kasseapparatet. En person tæller skuffen og opretter den daglige kontantrapport, mens den anden person forbereder et bankindskud. Begge medarbejdere skal underskrive rapporten, der angiver, at de er ansvarlige for de viste tal. Selv om intet system kan forhindre svig, vil dette revisionsspor bidrage til at afskrække samspillet blandt medarbejderne.
Ved begyndelsen af det næste skift skal hver kasserer tildeles deres egen pengeskuffe. Har kassereren fortalt kontanter i skuffen for at bekræfte begyndelsesbalancen. Hvis du er en lille butik med kun et register, forbliver kontanter sandsynligvis i skuffen natten over. Hvis dette er din situation, er proceduren den samme.
En sidste note: da menneskelig fejl er en del af spillet, skal du sørge for, at du indbefatter uoverensstemmelser i dine kontanter som en del af dit resultatopgørelser.
Tilføj en linje til dine resultatopgørelser, der budgetterer for og viser tab ved misligholdelse. Dette er en anden måde, du kan kontrollere og styre tabet.