Sådan giver du en professionel voicemail-hilsen til din afdeling

Business Etiquette af Voicemail Greetings

Hvis din virksomhed bruger afdelinger til telefonsvarer til indgående opkald, vil du gerne optage en professionel lydafdeling for telefonsvarerhilsen. Denne type voicemail hilsen er lidt anderledes end den personlige voicemail hilsen, der er forbundet med en persons voicemail box . Hvis din telefonsystem tillader, at en gruppe af telefonudvidelser bliver "samlet" sammen for at kunne betjene alle generelle regnskabssamtaler, kan alle udvidelser fra regnskabsafdelingen samles under regnskabsafdelingens generelle udvidelse.

Når den automatiske ledsager overfører et opkald til den udvidelse, modtager den næste ledige udvidelse opkaldet. Hvis alle afdelinger for regnskabsafdeling er optaget eller utilgængelige, bliver opkaldet overført til afdelingens voicemail box.

Voicemail Greeting Options

Afhængigt af det telefonsystem, du har hos din virksomhed, kan der være forskellige muligheder for den type voicemailhilsener, du har lov til at komponere. Disse omfatter:

• Generel Voicemail Greeting
  Den generelle voicemail hilsen bruges som standard voicemail hilsen, hvis ingen anden hilsen type er indstillet.
• Intern Voicemail Greeting
  Det er vant til at hilse på folk, der kalder din afdeling fra dit eget firma (dvs. fra en anden udvidelse). Generelt gælder dette kun for meget store virksomheder.
• Ekstern Voicemail Greeting
  Denne hilsen vil blive spillet for folk, der ringer fra uden for dit firma. Din telefonsystemets automatiske ledsager kan spille en generel virksomhedshilsagelse, som alle eksterne opkaldere vil høre. Hvis din virksomheds navn nævnes i denne hilsen, behøver du ikke at sige det igen i din afdelingskonsulent.

• Midlertidig eller "Out of Office" Voicemail Greeting
  Den midlertidige eller uden for telefonsvarerhilsen er indstillet, når hele afdelingen ikke er tilgængelig i en bestemt periode. For eksempel er afdelingen kun bemandet mellem 8:00 og 17:00, eller der er et obligatorisk afdelingsmøde, der fjerner alle mennesker fra at besvare telefonen. De fleste telefonsvarer systemer giver dig mulighed for at indstille en udløbsdato og tid, så du ikke behøver at huske at slukke for det, når din afdeling vender tilbage til normale operationer.

• På telefonens (optaget) Voicemail Greeting
  Denne hilsen bruges til at informere opkald, at afdelingen er tilgængelig, men ingen kan straks ringe, fordi alle udvidelser i afdelingsbassinet er optaget af andre opkaldere.

Elements of Good Department Voicemail Greeting

• Afdelingsnavn
• Erklæring om at du ikke kan ringe lige nu
• Invitation til at forlade en besked
• Når de kan forvente et returopkald
• Yderligere muligheder, der er tilgængelige (f.eks. "Tryk på pund-tasten for at vende tilbage til ...")
• Website adresse, hvis den kan give meningsfuld information
• Ikke mere end 20 - 25 sekunder (tommelfingerregel)
• Begynd ikke med "Dit opkald er meget vigtigt for os ..." hilsen. Denne sætning er overbrugt og er normalt en "sluk" til opkaldere.
• Undgå at give for meget information og gøre alt for lang hilsen.

Prøv god afdeling Voicemail Hilsener

• Du har nået regnskabsafdelingen. Alle vores repræsentanter har travlt med at servicere andre opkaldere. I stedet for at spilde din værdifulde tid i venteposition, vil vi gerne returnere dit opkald inden for to åbningstider. Hvis du vil vende tilbage til den forrige menu, skal du trykke på stjerne nu. Ellers giver os en detaljeret besked med dit navn og dit nummer. Når du har optaget din besked, kan du trykke på pundnøglen for flere muligheder. Tak fordi at du ringede.

• Du har nået salgsafdelingen hos Operations Tech, Inc. Alle vores salgsrepræsentanter har travlt med at betjene andre kunder, men vi vil gerne vende tilbage til dit opkald så hurtigt som muligt. For aktuelle prisoplysninger eller for at kontrollere status for din ordre, besøg venligst os på nettet. Ellers, lad os sende en besked med dit navn og nummer efter tonen. Hvis du vil vende tilbage til den forrige menu, skal du trykke på stjerneknappen nu.
• Du har nået regnskabsafdelingen på Operations Tech, Inc. Afdelingen er for øjeblikket lukket. Vores normale driftstimer er fra kl. 8.00 til 17.00 mandag til fredag. Vi er lukket om lørdagen og søndagen. Du kan til enhver tid trykke på stjerneknappen for at vende tilbage til den forrige menu. Ellers skal du sende os en besked med dit navn og dit nummer, og vi vender tilbage til dit opkald, når kontoret genåbner. Du kan slappe af efter at have forladt din besked, eller tryk på pundnøglen for yderligere muligheder. Tak fordi at du ringede.

Bad Voicemail Hilsner

• Du har nået salgsafdelingen. Forlad os en besked.
• Hej. Du har nået regnskabsafdelingen på XYZ.com. Alle revisorer deltager i øjeblikket på et obligatorisk afdelingsmøde, og ingen er til rådighed for at tage dit opkald. Dit opkald er meget vigtigt for os, og vi vil gerne returnere dit opkald, så snart vi vender tilbage. Det er dog slutningen af ​​året, og vores opkaldsbacklog er meget lang. Hvis du ringer om at foretage en betaling på en forsinket konto, skal du sørge for at fortælle os i din besked, så vi kan ringe dig tilbage straks. Ellers vent venligst tonen og giv os en detaljeret fortrolig besked.
• Afdelingen er lukket. Efterlad en besked efter tonen.