Gør det kort men indbydende
Mim Carlson og Tori O'Neal-McElrath, forfattere til Winning Grants, trin for trin , påpege, at brevet skal:
- introducere din organisation til den rigtige person
- forsikre fonderen om, at dette projekt har støtte fra dit bestyrelse
- og angiv hvad du beder om ... hvor meget og for hvad.
Hvornår indbefatter du et følgebrev?
Brug et følgebrev til forslag til virksomheder og fonde, men ikke for ansøgninger om føderale eller statslige tilskud. Disse finansieringstagere vil kun have det, de beder om. De beder sjældent om et brevbrev.
Attributter af et godt omslagsbrev
Dit følgebrev skal være:
- kort
- komme til punkt hurtigt
- bør ikke kun gentage de oplysninger, der er i forslaget
- skal fortælle læseren, hvor godt du forstår funderen, og hvordan dit tilskud opfylder fundens krav
Beverly A. Browning, forfatteren af Grant Writing for Dummies , foreslår at du skriver brevet, efter at du har gennemført hele forslaget, og når du er i reflekterende humør. Browning siger:
"Som du overvejer din store præstation (den færdige finansieringsanmodning), lad kreativiteten, højre side af din hjerne sparke ind og forbinde dine følelser af opnåelse til den person, som vil hjælpe med at gøre dine planer til virkelighed."
Formatering af din følgebrev
Følg disse grundlæggende grunde, og du kan ikke gå galt:
- Brug din organisations brevhoved. Anbring samme dato på omslaget, der står på den ansøgte ansøgning. Det er den dato, du sender tilskudsmodtageren. Brug af samme dato gør alle dokumenter i din forslagspakke konsekvent.
- For den indvendige adresse (øverst på brevet) skal du bruge stiftelsen eller virksomhedens kontaktpersonens navn og titel, efterfulgt af finansieringskildens navn, adresse, by, stat og postnummer. Dobbeltkig denne information med et telefonopkald eller en e-mail. Sådanne oplysninger ændres ofte, så sørg for at have det aktuelle navn og adresse. Også, når du indsender en elektronisk tilskudsprogram , kan du muligvis ikke kende et bestemt navn.
- I din hilsen skal du bruge "Kære" plus den personlige titel (Mr., Fru, Fru, Dr., Mr., Osv.) Efterfulgt af efternavnet. Det er kritisk, at du adresserer brevet til en bestemt person. Ring til stiftelsen eller firmaets kontor for at sikre dig den rigtige person og den rigtige personlige titel. Disse detaljer kan virke ubetydelige, men de betyder noget.
- Dit første afsnit skal være kort og fokuseret. Indfør din organisation (dens juridiske navn) og fortæl foden, hvor mange penge du anmoder om, og hvorfor. Medtag en sætning eller to om, hvad din organisation gør, og derefter med et forskningsbaseret punkt, der viser, at der er behov for, hvad din organisation gør.
- Skriv et eller to korte afsnit. Angiv dit projekts formål og hvordan det passer til fundarens mission eller finansieringsprioriteter. Inkluder det faktum, at din bestyrelse fuldt ud støtter projektet.
- Afslut dit brev med et opsummerende afsnit. Tilføj hvad dette finansieringspartnerskab kan betyde for dit projekt målgruppe. Du vil måske også inkludere en invitation til et besøg på stedet.
- Brug en lukning som "Venlig hilsen".
- Brevet skal underskrives af den administrerende direktør eller bestyrelsesformanden eller begge dele. Under underskriften skal du indtaste underskriverens fornavn, mellemnavn, efternavn og jobtitel. Selv om ED eller bestyrelsespræsidenten skal underskrive brevet, skal du inkludere kontaktoplysningerne for den bedste person til at besvare spørgsmål i slutningen af sidste afsnit.
- I bunden af brevet indgår ordet "ENCLOSURE" (i alle hætter).
Hvor lang tid skal coverbrevet være?
De fleste eksperter foreslår, at du begrænser dit følgebrev til en side med tre eller fire afsnit. Da læseren har et helt forslag om at plove igennem, vil du ikke gøre ham eller hende utålmodig ved at skulle læse et langt følgebrev.
Tonen og specifikationerne for dit følgebrev kan variere, afhængigt af om du er blevet inviteret til at indsende et komplet forslag efter at have sendt et underskrift (LOI) , eller hvis dette projekt er din organisations første tilgang til dette fundament.
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Program Officer
Fællesskabsstiftelsen
4321 Common Lane
Nogle by, YZ 55555
Kære Dr. Smith:
Some City Senior Center anmoder respektivt et tilskud på $ 50.000 til vores Senior Latino Community Outreach Pilot Project.
Som det største seniorcenter i Any County, der serverer over 450 seniorer hver dag, er vi opmærksomme på de skiftende demografi i vores serviceområde. Og vi er forpligtet til at vokse og tilpasse vores center for at imødekomme nye behov. Senior Latino Community Outreach Pilot Project vil give os mulighed for at styre et års indsats for at afgøre, om vores center effektivt kan:
- yde omfattende adgang til sundhed og sociale ydelser til seniorer i de latinamerikanske samfund, der betjenes af vores center og
- hæve og fuldt ud integrere den kulturelle kompetence i bestyrelsen, personalet og frivillige i Some City Senior Center.
Vores bestyrelse er begejstret for dette program og er ivrige efter at lancere det, så vi kan blive det mest inkluderende og kulturelt kompetente center for seniorer i alle vores samfund, der har brug for disse tjenester. Skulle vi i slutningen af vores pilotår finde ud af, at dette program faktisk er vellykket, har vores bestyrelse forpligtet sig til at inddrage en del af projektets årlige udgifter i vores årlige driftsbudget, så programmet bliver en integreret del af vores kerneydelser .
Gennem dette projekt bliver centret den primære henvisning fra Health Access Latinos, Families of Any County og tre samfundsklinikker inden for en 15-mils radius af vores center. Vi vil også acceptere henvisninger af spansktalende seniorer fra ethvert andet samfundskontor i vores umiddelbare serviceområde.
Tak for din overvejelse af vores anmodning. Jeg vil følge med dig i den næste uge for at besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have, samt at lære, om vi måske mødes med dig for at diskutere fordelene ved vores forslag. I mellemtiden, hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Connie Jones, vores udviklingsdirektør, på (555) 555-5555, x555 eller cjones@scsc.org.
Med venlig hilsen
Jane dejlige
Administrerende direktør
KABINET
* Letter genoptrykt (med ændringer) med tilladelse fra Winning Grants, Trin for Trin , Anden Udgave, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 måder at rydde op på din følgebrev
- Skriver for meget. Et brevbrev er ikke en afhandling, og det er heller ikke et komplet forslag. Hold det kort og til det punkt Tip: Har nogen andre læst det. Forstår de det?
- Brug af store ord . Hvis du har været på skole, lærte du at skrive på en kompliceret måde. Gør det ikke her. Du forsøger ikke at imponere nogen med din erudition. Du vil kun angive din sag så naturligt som muligt. Hvis du ikke ved, når du overcomplicerer din skrivning, skal du bruge en app som Hemingway. Det vil fortælle dig, når dine sætninger er svære at læse, og når du er for ordlig.
- Grammatiske fejl . Hvis du ikke er sikker på din grammatik, skal du ikke tage chancer. Brug grammatikskontrollen i WORD, og kør også dit udkast via en app som grammatisk. Der er en gratis version, men den betalte version går langt ud over den typiske nødvendige grammatik check.
Hvordan kan du gøre din omslagsbog stående?
Trist at sige, men dit tilskudsprojekt kan være blandt hundreder eller tusinder, som et typisk fundament vil se i løbet af et gennemsnitligt år. Dit følgebrev kan gøre forskellen i at gøre skåret til det næste skridt i retning af finansiering. Men hvordan kan du få det til at skille sig ud?
Nå, prøv ikke noget "sødt". Stiftelsen embedsmænd vil ikke blive imponeret. Men du kan inkludere et afsnit om, hvorfor din organisation er den, der bedst kan nå denne mission. Undersøg dine konkurrencemyndigheder og vurder bare hvordan og hvor du udmærker dig. Det kan være i styrken af dine medarbejdere og frivillige, din oplevelse med dette særlige problem eller det samfundsstøtte du nyder.
Du behøver ikke at nævne navnene på konkurrenter eller kritisere dem. Bare fremhæv dine styrker. Det ville være en god tid at rådføre sig med andre omkring kontoret. Træk nogle få mennesker sammen og brainstorm hvordan din ideel udmærker sig.
Ressourcer:
Historiefortælling for Grantseekers , 2. udgave, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Køb fra Amazon.
Vindende tilskud Trin for trin: Den komplette arbejdsbog til planlægning, udvikling og skrivning af vellykkede forslag, 4. udgave, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Køb fra Amazon
Grant Writing for Dummies , 5. udgave, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Køb fra Amazon
Tilbage til, hvordan man skriver et tilskudsforslag.