Der er ikke noget vigtigere for din virksomheds succes end dit system til administration af debitorer, fakturering og samlinger. Nogle gange kaldes dette system et "Collection Management System;" uanset hvad det hedder, skal du sætte det op og arbejde det flittigt.
Her er hvorfor: Hvis du har mange kunder, men ingen indkomst fra disse kunder, vil du gå ud af drift. Her er en liste over trin, du skal tage for at implementere et samlingsstyringssystem til din virksomhed:
Opret betalingsmetoder
Hvordan vil folk betale dig? Det afhænger primært af virksomhedstypen og om dine kunder er enkeltpersoner eller virksomheder eller begge dele. Der er nogle etablerede måder at tage i penge fra kunder af alle typer: Jo mere forskellige typer betalinger du accepterer, jo mere hjælpsomme bliver det til kunder. Men du bliver nødt til at betale en præmie for håndtering af visse typer betalinger, såsom kredit- og betalingskort.
- Kontantbetalinger, primært fra personer i en detailvirksomhed
- Kontrol, fra personer i et detailmiljø og erhvervskunder
- Kredit- og betalingskortbetalinger fra enkeltpersoner og virksomheder
- Online betalingsmetoder som PayPal, fra enkeltpersoner og virksomheder.
- Kredit- eller betalingsplaner, fra både enkeltpersoner og erhvervskunder.
- Andre eksterne betalingskilder, såsom forsikringsselskaber, i visse typer virksomheder.
Opsæt Betalingsbehandling "Regler for Tommel"
Når du har fastlagt, hvilke typer betalinger der skal tages, skal du angive nogle regler for dine medarbejdere angående accept og håndtering af disse betalingstyper.
For eksempel, hvad er dine regler for at acceptere checks? Gør du kreditkontrol af nye kunder? Hvornår tillader du kunder at betale over tid? Hvornår tager du en kunde til småkrav domstol?
Send ud regninger
Send ud regninger til kunder, der skylder dig penge. Send en faktura mindst en gang om måneden, eller oftere, hvis du er virkelig seriøs med at samle penge.
Kør en rapport for modtagelse af aldring
Afhængigt af din type virksomhed kan du have kunder, der ikke betaler ved køb, eller som betaler over tid. Hvis du kører en aldringsrapport for debitorer, vil du vise, hvornår du skal sende regninger og hvornår du skal starte stærkere indsamlingsmetoder.
Indlede samlingsprocedurer for ikke-betalere
For kunder, der ikke betaler inden for en rimelig mængde tid (som bestemt af dine "tommelfingerregler") indledes samlingsprocedurer. Du ønsker måske at sende en konto til et samlingsagentur eller til småkravssager. Bestem, hvilket er bedst for hver type konto.
Oprettelse og drift af et samlingsstyringssystem kan hjælpe dig med at indsamle de penge, du skal betale, og holde cash flow gennem din virksomhed.