Hvad skal du gøre, før du forlader ferien
Forberedelse af dit kontor inden du lukker til ferien kræver omhyggelig forberedelse. Korrekt messaging vil sikre, at dine kunder, leverandører og medarbejdere kan planlægge omkring afbrydelsen, og det betyder at du ikke behøver at håndtere mange vrede klager før og efter pause. Det burde skabe en ubekymret ferie og en velfortjent hvile.
Her er en simpel checkliste over trin, fra indstilling af feriemeddelelser til genoprettelse af termostater, der vil gøre din ferie lukket glat og rentabelt.
01 - Underrette medarbejdere, kunder og leverandører
Du kan underrette kunder via dit websted og den automatiske ledsagerbesked på dit telefonsystem.
Leverandører (især dem med tilbagevendende leveringsplaner) skal underrettes via e-mail, telefon eller almindelig post.
02 - Underretning af sikkerhedspersonale eller -tjenester
Underret dit sikkerhedspersonale eller sikkerhedstjeneste om dine kommende lukkedato. Sørg for, at dine sikkerhedsudbydere har en opdateret beredskabsliste, der indeholder kontaktoplysningerne, herunder telefonnumre, til dig og dine nøglemedarbejdere. De bør vide, hvem der skal kontakte i tilfælde af et sikkerhedsproblem, selvom kontoret er lukket for erhvervslivet, og hvem har tilladelse til at være i bygningen under afbrydelsen.
03 - Skift automatiseret ledsagerhilsen
En uge eller to inden afslutningen registrerer en automatiseret ledsagerhilsen på dit telefonsystem, der forklarer at kontoret vil blive lukket i længere tid. Inkluder den dato, hvor du vil lukke, og når du forventer at genåbne. Lige før du tager afsted, optag en anden automatiseret hilsen, der understreger, hvornår du vender tilbage og, hvis det er relevant, hvem opkaldere skal rette henvendelser i dit fravær.
Hvis du leverer nødtjenester, såsom opvarmning og køling, VVS eller andre vigtige kundeservice, skal du sørge for at fortælle dine opkaldere, hvordan du når din telefonsvarer eller din telefon i tilfælde af en nødsituation.
04 - Advisér din telefonsvarer
Indsend din telefonsvarer af de datoer, hvor kontoret vil blive lukket, og opdatere din kontaktliste med telefonnumre på medarbejdere, der vil være på opkald. Sørg for, at de ved, hvem der skal kontakte i bestemte situationer; Du vil ikke have ledere på topniveau opmærksomt i tilfælde af et leveringsproblem.
05 - Skift voicemail hilsen
Hvis dit telefonsystem tillader medarbejdere at modtage eksterne opkald på deres skriveborde, instruere dem om at optage en "lukket for ferie" besked eller "out of office" voicemail hilsen, der giver opkaldere vigtige oplysninger om lukningen. Medarbejdere bør lade opkaldere vide, hvornår de vender tilbage til kontoret og hvad de skal gøre, hvis de har brug for øjeblikkelig hjælp, mens kontoret er lukket. I de fleste tilfælde ønsker du ikke, at medarbejderne udsender personlige kontaktoplysninger.
06 - Reducer termostater, sluk kontorudstyr
Spar energi og penge ved at indstille eller omprogrammere dine kontortermostater under afbrydelsen. Du vil blive overrasket over de omkostningsbesparelser, du kan tilfalde, og det kan være en god PR mulighed; vis at dit firma er forpligtet til at bevare ressourcerne.
Du kan også spare energi og penge ved at slukke for alt uvæsentligt kontorudstyr, herunder bordlamper, kopimaskiner, printere og computere.
07 - Backup-servere
Hvis du har computere og servere, skal du sørge for, at backupcyklussen kører korrekt før og efter afbrydelsen. Reducer din eksponering for en katastrofe ved at planlægge din offsite backup til en tidlig afhentning, snarere end at vente på, at virksomheden genåbnes. Dette er et område, hvor du vil have klare instruktioner for hvem du skal kontakte i tilfælde af et problem, så sørg for, at din telefonsvarer er korrekt informeret.
08 - Sluk IKKE
Der er noget kontorudstyr, du skal ikke slukke for, herunder:
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Servere og backup systemer
- Køleenheder
- Sikkerhedssystemer